Resolver incidencias
Este proceso facilita a los administradores o supervisores del sistema la gestión y resolución de incidencias relacionadas con el registro de horas que el empleado ya ha justificado previamente. Aunque este apartado es similar al de resolución de ausencias, las ausencias son consideradas un tipo específico de incidencia. Desde aquí, se pueden resolver otros tipos de incidencias, pero no las relacionadas con ausencias, ya que estas tienen un apartado especializado.
Es importante recordar que el sistema genera incidencias según la configuración de acceso. Por lo tanto, algunas incidencias pueden no estar incluidas en el registro o en el sistema de aprobación, dependiendo de esa configuración.
La resolución de incidencias se completa cuando el supervisor aprueba o rechaza la incidencia, lo que marca el final de su ciclo de vida en el sistema.
En el primer paso del proceso, el asistente muestra una lista de incidencias pendientes de revisión. Esta lista solo incluye las incidencias de los empleados supervisados por el usuario que está actualmente trabajando en el sistema. Para cada tipo de incidencia, se indicará la cantidad total. El sistema requiere que el supervisor marque un tipo de incidencia para continuar al siguiente paso. Solo se puede seleccionar un tipo a la vez, ya que el siguiente paso se ajusta según el tipo de incidencia elegido.
Si la incidencia seleccionada es de "jornada excedida", el sistema mostrará las horas esperadas, las trabajadas y el exceso de horas que se deben aprobar. Si la incidencia es por una "entrada temprana", se mostrará el tiempo de anticipación. En general, se proporcionará información relevante y específica sobre cada incidencia, de modo que el supervisor pueda entender claramente la naturaleza del problema.
En el tercer paso, el supervisor debe proceder a la resolución de la incidencia, eligiendo entre aprobar o rechazar la justificación presentada por el empleado. Si la incidencia se aprueba, basta con hacer clic en el botón 'resolver', aunque se puede añadir un comentario si se desea. Si la incidencia se rechaza, el sistema requerirá un comentario explicativo, ya que es necesario que el empleado conozca el motivo del rechazo. Finalmente, el empleado recibirá un correo electrónico en el que se le informa del motivo de rechazo para su conocimiento.