Resolver ausencias
Esta herramienta está diseñada para gestionar de manera eficiente las solicitudes de vacaciones y ausencias programadas de los empleados.
Está dirigida a los supervisores de ausencias asignados a cada empleado, quienes pueden acceder a ella desde la barra de herramientas en la sección de "Ausencias" de la aplicación. Su objetivo es facilitar la aprobación, el seguimiento y la organización de las ausencias dentro de la empresa, optimizando el proceso administrativo y asegurando una correcta planificación de los recursos humanos.
Proceso de Gestión de Solicitudes
El proceso de gestión de solicitudes se compone de los siguientes pasos:
Selección del Empleado
Al acceder al asistente, se presenta una lista de empleados que tienen solicitudes de vacaciones o ausencias pendientes de aprobación. El supervisor puede seleccionar uno o varios empleados para revisar sus solicitudes, repitiendo el proceso hasta gestionar todas las pendientes.
Generalmente, las solicitudes se aprueban individualmente, ya que cada empleado puede tener diferentes fechas, pero en algunos casos es más eficiente aprobar varias solicitudes a la vez, como cuando se otorgan vacaciones colectivas para un día específico, simplificando así el proceso para todo el equipo.
Revisión de la Solicitud
Una vez seleccionado el empleado o los empleados, se presentará una lista con sus solicitudes de ausencia pendientes. Cada solicitud incluirá detalles como la duración ( en horas o días ), el motivo de la ausencia y los comentarios adicionales proporcionados por el empleado.
El supervisor debe comparar esta información con el calendario de vacaciones aprobadas para verificar si la solicitud es viable y si no hay conflictos con las ausencias ya programadas.
Decisión sobre la Solicitud
Una vez que se ha revisado la solicitud, el supervisor debe tomar una decisión seleccionando " Aprobar " o " Denegar ". Si la solicitud es aprobada, puede añadir comentarios opcionales para proporcionar más contexto. En caso de denegación, es obligatorio añadir una explicación que justifique la decisión tomada.
Estos comentarios se adjuntarán a la solicitud para futuras consultas y serán notificados al empleado por correo electrónico, asegurando que el empleado esté informado de la resolución y las razones detrás de ella.
Resumen de la Gestión
Al finalizar, se muestra un resumen que indica el número de ausencias aprobadas y denegadas durante la sesión.
Estados de las Solicitudes
- Aprobado : La solicitud ha sido aceptada, se registra la fecha de revisión, se almacenan los comentarios proporcionados y se notifica la aprobación al emisor a través de correo electrónico.
- Denegado : La solicitud ha sido rechazada, se registra la fecha de revisión y se almacenan los comentarios obligatorios que explican la decisión. También se notifica la resolución al emisor a través de correo electrónico. En este punto, el usuario puede cursar una nueva solicitud con nuevas fechas adaptadas a los comentarios del revisor, para su nueva aprobación.
NOTA: El correo de notificación se enviará únicamente si el sistema ha sido configurado correctamente ( empresa, notificaciones ) para habilitar la notificación de resoluciones de peticiones de ausencia.
Al consultar un registro de ausencia, se habilitan las opciones " Aprobar " y " Rechazar " en la barra de herramientas, lo que facilita la gestión de solicitudes de forma directa. Al hacer clic en " Aprobar ", la solicitud se aprueba automáticamente, mientras que al seleccionar "Rechazar", se solicita al usuario que ingrese un motivo antes de consolidar la acción. Estas opciones están disponibles solo para supervisores o administradores del empleado que realizó la solicitud.
Resolución de Jornada incompleta
En algunas ocasiones, la incidencia "Jornada incompleta" ocurre porque el empleado olvidó fichar su entrada o salida. Aunque haya trabajado toda su jornada, el sistema no puede reconocerlo debido a la falta de registro en el sistema horario.
Para corregir esta situación, el empleado tiene la opción de justificar la incidencia. Para ello, debe proporcionar una breve descripción del motivo y seleccionar una causa de ausencia que tenga activado el atributo "Fichaje olvidado". Un ejemplo de esto es el motivo "FICHAJE OLVIDADO", el cual aparece por defecto en la lista de motivos al iniciar la aplicación.
Al elegir este motivo, el sistema informa que las horas no registradas se considerarán como horas trabajadas. Si la justificación no requiere aprobación del supervisor, el sistema consolidará automáticamente dichas horas. Sin embargo, si se necesita supervisión, las horas solo serán validadas cuando el supervisor apruebe la solicitud.
En caso de que la justificación sea rechazada, el empleado recibirá un correo electrónico con la razón del rechazo. Como consecuencia, las horas no justificadas se mantendrán como ausencia no retribuida.
Es importante destacar que, aunque el sistema, a solicitud del empleado, modifique la consideración del tiempo registrado como ausente durante este proceso, en ningún caso alterará la información de los ‘eventos de usuario’ existentes, los cuales permanecerán inalterados.