Ausencias
Ubicación: Staff ➔ AusenciasPermite llevar un control detallado de las ausencias de los empleados , documentando y haciendo un seguimiento de las veces que un empleado no se presenta a trabajar, ya sea por motivos de enfermedad, vacaciones, permisos, licencias o cualquier otra razón.
Métodos para registrar las ausencias
El registro de ausencias se puede realizar de dos maneras:
- Ausencias previsibles , como las vacaciones, se registran con antelación. Al llegar la fecha, no será necesario justificar la ausencia, ya que fue aprobada previamente.
- Ausencias imprevistas , como una enfermedad repentina, no pueden planificarse y deben ser justificadas después del evento. Mientras no se justifique, la ausencia se considera pendiente, lo que podría bloquear el acceso al punto de fichaje del empleado hasta su resolución.
Como registrar una ausencia
Acceda al apartado de Ausencias , situado en el menú de Recursos humanos .
Deberá indicar el empleado que se ausentará, así como la duración de la misma.
La duración de la ausencia puede expresarse en días u horas. Según la opción seleccionada, será necesario especificar la fecha de inicio y de finalización , o bien la fecha y hora de inicio junto con la hora de finalización ( cuando se elige la opción por horas, se entiende que todas las horas corresponden al mismo día ).
El cálculo de los días se ajusta a la configuración del empleado. Si en su contrato vigente se especifican días laborables , el cálculo se realizará en formato natural , excluyendo fines de semana y festivos. En cambio, si el contrato indica días hábiles , se contarán todos los días , incluyendo fines de semana y festivos.
Se calcula no solo el número de días, sino también la lista exacta de días, información que se guarda con el registro y se utiliza posteriormente para la emisión del cuadrante de vacaciones.
Recuerde que, en el caso de una ausencia programada, las fechas deben ser posteriores a la fecha actual. En cambio, para una ausencia no programada, la fecha debe coincidir con el registro de fichaje en el que no se pudo justificar la jornada laboral.
Debe seleccionar un motivo**para la ausencia** que corresponda con la situación. Es fundamental elegirlo con atención, ya que las ausencias pueden clasificarse como retribuidas o recuperables, lo que determinará si es necesario recuperarlas. Además, en algunos casos, podrá ser requerido un justificante, una aprobación, un sustituto o comentarios adicionales.
Una vez que se introduce el motivo de la ausencia, se activará automáticamente el campo Responsable , asignándose a la persona encargada de autorizar la solicitud. Esta persona recibirá una notificación por correo electrónico, recordándole que tiene una solicitud pendiente de revisión, la cual deberá autorizar o denegar.
Finalmente, proporcione una descripción detallada de la causa. Esta descripción es esencial para explicar la razón específica por la cual el empleado no se presenta a trabajar. Resulta especialmente útil en casos de ausencias poco comunes o excepcionales, ya que una descripción más detallada proporciona mayor claridad, facilita la justificación y ayuda al revisor a comprender mejor la situación.
Algunas ausencias requieren un sustituto. En ese caso, se debe indicar qué empleado cubrirá esa franja de trabajo, siempre que ambos hayan acordado el cambio.
Las ausencias con sustituto pueden ser recíprocas o no:
- Recíprocas : El sistema asume que ambos empleados intercambiarán sus franjas asignadas.
- No recíprocas : Solo se registra quién será el sustituto.
Para que el sustituto indicado pueda ser aceptado, es necesario que su horario no se superponga con el del empleado al que va a reemplazar, ya que, de lo contrario, el sistema rechazará la solicitud.
Un horario en conflicto ocurre cuando las horas asignadas a ambos empleados coinciden total o parcialmente, lo que impide que el sustituto pueda asumir el turno de manera efectiva. Para solucionar este problema, es necesario reorganizar los turnos o encontrar a otro empleado que esté disponible en el horario requerido y no tenga conflictos .
Programar ausencias distintas a las vacaciones
Existen diversos motivos de ausencia que no están relacionados con las vacaciones, y que podrían requerir ser programados con antelación. Por ejemplo, un permiso retribuido o un permiso de maternidad/paternidad, en los cuales se conoce con anticipación el período de tiempo en que se producirá la ausencia. Estos tipos de ausencias pueden planificarse previamente para asegurar una correcta organización.
Para programar una ausencia de este tipo, es preciso crearla directamente utilizando la opción de creación ‘Ausencia en blanco ’. Tenga en cuenta que este tipo de creación, solo se permite para ausencias futuras, es decir, con fecha mayor a la del día.
Al crear la ausencia, observará que, en el campo ‘Empleado’, se predetermina automáticamente su credencial actual. Será obligatorio seleccionar un motivo de ausencia ; al hacerlo, el registro se ajustará a las restricciones y al comportamiento específicos del motivo elegido, así como a la necesidad de someter la solicitud a aprobación, si corresponde.
Finalmente, deberá agregar un comentario relacionado con el motivo de la solicitud y guardar el registro. Como se mencionó anteriormente, si el motivo requiere aprobación, se iniciará el flujo de trabajo correspondiente; en caso contrario, la ausencia se consolidará directamente en el sistema.
Parte franja de trabajo
El tipo ‘Parte franja de trabajo’ se utiliza cuando un empleado necesita justificar una ausencia parcial (por horas) que no fue planificada previamente .
Este tipo de parte permite registrar ausencias imprevistas que se producen durante una jornada laboral ya iniciada. Para que el registro sea válido, es necesario especificar:
- La franja horaria correspondiente a la ausencia.
- El número de horas concretas no trabajadas.
Ajuste de vacaciones
El ajuste de vacaciones se utiliza principalmente en dos situaciones:
- Al implementar un sistema de control horario: Sirve para registrar las vacaciones que los empleados hayan disfrutado antes de que el sistema estuviera activo, asegurando que esos días queden correctamente reflejados en el nuevo control.
- Cuando no se consumen todos los días de vacaciones: Permite trasladar o acumular los días no utilizados al siguiente año, para que el registro y cálculo de vacaciones sean precisos y estén actualizados.
Para registrar un ajuste, debe seleccionar el tipo ‘Ajuste de vacaciones’ . Al hacerlo, se activará automáticamente el campo ‘Año de ajuste’ , que se establece por defecto con el año actual y no podrá ser modificado manualmente por el usuario. Cabe señalar que únicamente se autoriza un ajuste de vacaciones por cada año calendario.
Además, se habilitarán los campos ‘Días pendientes año anterior’ y ‘Días ya disfrutados’ . Según corresponda, ingrese el valor numérico en el campo adecuado.
Los días aquí indicados, sumarán a los disponibles para el año en curso.
Tenga en cuenta que los ajustes de vacaciones son siempre retribuidos y no permiten configurar opciones como la entrega de justificantes, la sustitución recíproca o el fichaje olvidado .
Tareas habituales
Aprobar
Método alternativo de aprobación de solicitudes, disponible para supervisores y administradores, diseñados para agilizar y simplificar el proceso de aprobación. Esta opción se encuentra en la barra de herramientas del registro de ausencia cuando se visualiza en modalidad de consulta.
Rechazar
Método alternativo para Rechazar solicitudes, disponible para supervisores y administradores, diseñados para agilizar y simplificar el proceso de rechazo. Esta opción se encuentra en la barra de herramientas del registro de ausencia cuando se visualiza en modalidad de consulta.