Configuraciones de acceso
Ubicación: Configuraciones ➔ Configuraciones de accesoCentraliza la gestión de accesos y establece reglas claras sobre quién y cómo puede utilizar el control horario, garantizando seguridad, privacidad y administración correcta de la información. Permite crear configuraciones específicas a nivel de empresa, centro de trabajo, departamento o empleado, siguiendo una jerarquía donde las configuraciones más específicas prevalecen sobre las generales.
Por ejemplo, se pueden definir ajustes distintos para atención al cliente y operarios, considerando diferencias en horarios y ubicaciones. Es crucial evitar contradicciones en estas configuraciones, ya que podrían generar conflictos que impidan determinar cuál se aplica. Además, cada empleado debe tener una configuración de acceso asignada para utilizar el sistema.
Esta estructura flexible facilita la adaptación a las necesidades específicas de cada área de la empresa, asegurando un control preciso y eficiente.
Configuración
Cada configuración de acceso incluye los siguientes atributos:
- Control de horarios : Cuando este parámetro está activado, solo los empleados seleccionados deberán registrar sus accesos en el control horario, quedando excluidos los demás. Este parámetro es importante, ya que no todos los empleados de la empresa pueden estar obligados a llevar un control horario.
Ejemplo: Si se establece un control horario solo para los operarios, los empleados de otros departamentos, como administración, no estarán obligados a registrarse.
Registro accesos fuera del punto de acceso: Los empleados con configuración para registrar accesos podrán fichar desde su dispositivo móvil, incluso cuando trabajen en las instalaciones del cliente. Esta configuración requiere una licencia de usuario adicional y no está disponible para licencias de empleados estándar.
Crear accesos manuales: Al activar este atributo, el usuario podrá registrar accesos manualmente como alternativa al fichaje por punto de acceso, dejando constancia de que fueron creados manualmente. Esta opción ofrece mayor flexibilidad en situaciones puntuales.
Si un empleado olvida fichar la salida el viernes, al registrar su entrada el lunes, el sistema detectará la franja horaria del viernes como abierta. Con este atributo activo, se notificará la incidencia y se le permitirá cerrarla asignando automáticamente la hora de salida planificada.
Solicitar ubicación de acceso: Al activar este atributo, el sistema pedirá al usuario permiso para acceder a su ubicación.
Si no se concede, se generará una incidencia, ya que la localización es necesaria. Los móviles, al tener geolocalización integrada, permiten determinar la ubicación en tiempo real, sin importar dónde esté el usuario. En cambio, los equipos de escritorio suelen estar conectados a una red fija y no cuentan con geolocalización, por lo que la ubicación se obtiene a través de la IP, lo cual es menos preciso.
Metros de margen: Es la distancia en que el sistema considera que un usuario se encuentra en el lugar esperado o registrado. Este margen permite cierto grado de flexibilidad, reconociendo que la precisión de la geolocalización no es siempre exacta.
Redondeo: Si se activa esta opción, la hora de entrada y salida se redondeará en fracciones de 0, 5, 10 o 15 minutos. La entrada se redondeará hacia adelante y la salida hacia atrás. Esta funcionalidad optimiza la gestión del tiempo al convertir los minutos en unidades más manejables. Además, puede fomentar la puntualidad, ya que, si un empleado llega después de la hora establecida o se va anticipadamente, su entrada se ajustará al siguiente bloque de tiempo.
El sistema redondea las horas de entrada al siguiente múltiplo de 5 minutos ( ej. 8:01 se redondea a 8:05 ). En cuanto a la salida, el redondeo se hace hacia el múltiplo de 5 o 10 minutos más cercano hacia atrás ( ej. 18:03 se redondea a 18:00 ). Los redondeos en la salida varían dependiendo si se aplican múltiplos de 5 o 10 minutos, ajustando las horas conforme a esas reglas para mantener consistencia en el registro de horas trabajadas.
- Supervisor ausencias: Las ausencias por vacaciones son aprobadas por el supervisor, quien recibe una notificación por correo electrónico de la solicitud. De esta manera, antes de aceptar la solicitud, podrá comprobar que no haya conflictos con otras ausencias. Además, cada configuración puede asignarse a un revisor diferente, lo que ofrece mayor flexibilidad, especialmente en organizaciones con un gran número de empleados.
- Supervisor incidencias: La supervisión de incidencias permite que el sistema solicite al empleado que justifique el motivo de la incidencia ( como fichajes tempranos, tardíos, en ubicaciones no esperadas, etc. ) y envíe dicha justificación al supervisor para su revisión. El supervisor podrá aprobar o rechazar la justificación, proporcionando un motivo para su decisión.
- Minutos de margen: Se refiere a un rango de minutos definido alrededor de una hora específica para ajustar el registro de tiempo al intervalo más cercano. Se utilizan para simplificar y estandarizar los registros de tiempo , evitando discrepancias por fichajes realizados pocos minutos antes o después de la hora exacta
- Margen para aplicar redondeo: Minutos de tolerancia aplicables a la hora de salida de fichaje, permitiendo que, si el registro se encuentra dentro de ese rango, no se aplique redondeo. Se utiliza para evitar el redondeo automático de la hora de salida cuando el registro se encuentra dentro de un rango específico de minutos. Su propósito principal es garantizar que los tiempos registrados sean más precisos y justos.
Cada incidencia, tiene los siguientes tres atributos:
- Tipo: Véase tipos de incidencias
- Registro : La incidencia seleccionada solo se registrará si está activado este atributo. Si no está marcado, la incidencia no se registrará, aunque ocurra.
- Justificación requerida : Si el atributo " Registro " está marcado, el sistema solicitará una justificación cuando ocurra la incidencia. Además, se enviará un correo de notificación y se mostrará en el widget de incidencias.
- Aprobar justificación : Este atributo depende de " Justificación requerida ". Si está activado, el supervisor debe aprobar la justificación. Si no, se registra para mantener un historial, sin necesidad de aprobación.
Relación de incidencias
Cada vez que se crea una configuración, se agregan automáticamente en este apartado, todas las incidencias susceptibles de comprobación, que son las siguientes:
{Notificación del revisor, Jornada incompleta, Jornada excedida, Sin planificación, Retraso, Entrada temprana, Acceso en ausencia programada, Fuera del perímetro, Accesos manuales, Salida anticipada, Salida tardía, Eventos incorrectos, Sin ubicación teórica, Ubicación denegada}
*Consulte el apartado Relación de incidencias, para más detalles Tipos de incidencias
El administrador puede decidir si registrar o no cada incidencia y, si se registra, si el empleado debe justificarla. La decisión depende de las necesidades específicas de la empresa y sus objetivos de gestión del tiempo, como el cumplimiento de normativas o la detección de patrones (ej. llegadas tarde). Sin embargo, en entornos laborales flexibles, donde se valora más la productividad que el control estricto de horarios, puede no ser necesario gestionar incidencias. Además, se puede añadir un margen de tiempo para mayor flexibilidad en el registro de incidencias.