Asignaciones de horarios
Ubicación: Configuraciones ➔ Asignaciones de horariosFacilita la asignación y organización de los horarios de trabajo y los turnos de los empleados, adaptándose a la estructura de la empresa, ya sea por centro de trabajo, departamento o empleado específico.
Todo se gestiona desde un único punto centralizado, simplificando el control, la planificación y la gestión de las jornadas laborales. Además, permite asignar guardias de manera eficiente para cada empleado.
Tipos de asignación y su política de aplicación jerárquica
En un mismo registro de asignación de horarios, pueden coexistir diversidad de tipos de asignación, ya que cada uno de ellos se aplica según una configuración de acceso específica.
Una empresa puede organizarse en centros de trabajo , los cuales se dividen en departamentos , y cada departamento está compuesto por empleados . Según esta jerarquía, la asignación más general corresponde al tipo empresa . Al seleccionar este tipo de asignación, se establece que todos los empleados de la empresa seguirán los mismos horarios especificados, sin necesidad de asignarlos individualmente. Este tipo es especialmente útil cuando toda la empresa tiene un horario uniforme.
En una misma asignación, es posible registrar horarios vinculados tanto al tipo empresa como al tipo Centro de Trabajo . En este caso, los empleados asignados a centros de trabajo específicos seguirán los horarios correspondientes a esos centros, mientras que el resto de los empleados se regirán por los horarios establecidos a nivel de empresa. Este modelo de asignación es especialmente útil para empresas con centros de trabajo ubicados en diferentes emplazamientos geográficos.
Además, si cada centro de trabajo se organiza en departamentos, estos tendrán prioridad sobre los horarios asignados a los centros de trabajo y a la empresa. Por último, el tipo Empleado , que es el nivel más específico, prevalecerá sobre los demás tipos de asignación. Este enfoque asegura una jerarquía clara en la asignación de horarios, facilitando la gestión y comprensión de los diferentes niveles de prioridad.
Fecha de inicio de la asignación
La fecha de inicio es un dato crucial , ya que, en caso de múltiples asignaciones, es el factor determinante para definir cuál se aplicará y cuál no.
Supongamos que actualmente tenemos configurados horarios y asignaciones conforme a los convenios laborales vigentes, con una jornada de 40 horas semanales. Sin embargo, sabemos que, dentro del mismo año, el convenio cambiará y la jornada se reducirá a 37,5 horas semanales.
Para gestionar esta transición de manera eficiente, podemos utilizar la opción de fecha de inicio en la configuración del sistema. El proceso sería el siguiente:
- Crear los nuevos horarios que reflejen la jornada reducida de 37,5 horas semanales.
- Vincular estos horarios a una asignación específica , indicando la fecha en la que deben comenzar a aplicarse.
Gracias a esta planificación, el sistema se encargará automáticamente de aplicar los horarios correctos en función de la fecha establecida. De este modo, la transición al nuevo convenio se realizará de forma fluida y sin interrupciones.
Turno fijo
La configuración del horario es lo que determina si un horario está sujeto a turnos o no. Por defecto, los turnos son rotativos , lo que significa que, a medida que avanza la rotación de días, se reasigna automáticamente el siguiente turno correspondiente.
Sin embargo, en la asignación de horarios, es posible especificar que un horario con turnos no sea rotativo . En este caso, el sistema mantendrá siempre el mismo turno asignado, sin modificarlo con el paso del tiempo.
Desde un punto de vista técnico, esto sería equivalente a crear un horario sin turnos. No obstante, esta opción permite lograr el mismo resultado sin necesidad de duplicar la configuración de turnos.
Geolocalización
Puede configurar la asignación de horario para que intente registrar la ubicación en el momento del fichaje marcando la opción ‘Solicitar ubicación’ . La asignación final dependerá de los permisos otorgados al dispositivo. Es importante recordar que, para que el dispositivo móvil utilice las coordenadas de latitud y longitud y determine su ubicación durante el fichaje, el usuario debe otorgar el permiso necesario al dispositivo.
Calcular la posición o emplazamiento de un equipo de escritorio, como una computadora de sobremesa, presenta un desafío distinto al de los dispositivos móviles, ya que estos equipos no disponen de tecnologías de ubicación como el GPS. Sin embargo, existen métodos para estimar su ubicación, aunque con menor precisión en comparación con los dispositivos móviles. Algunas de las técnicas empleadas incluyen la geolocalización por red, cálculo a partir de la dirección IP, Redes corporativas o de área local (LAN), uso de etiquetas de localización Bluetooth o beacons, entre otras.
Configuración
Además de la geolocalización , que también forma parte de la configuración, dispone de varios atributos de configuración, que le permiten configurar características especiales en cada fichaje. Entre ellas encontramos:
Omitir el control horario : Esta opción tiene poca utilidad en el caso del tipo de registro empresa , pero resulta especialmente útil para los demás tipos, en particular el tipo Empleado . Permite excluir del control horario a un empleado específico, incluso si previamente se ha configurado un control horario general para toda la empresa que incluía a ese empleado.
Registrar tareas : Al activar este atributo, se verifica que el empleado haya registrado en el sistema un parte de trabajo detallando las tareas realizadas durante su jornada. Si esta opción está configurada, la ausencia del registro del parte de trabajo será considerada una incidencia, que deberá ser justificada en cada caso.
Redondeos en entradas y salidas : Esta funcionalidad permite gestionar de manera más flexible y práctica el registro de los tiempos de trabajo. Al aplicar redondeos, se evitan registros con horas y minutos exactos (por ejemplo, 08:03 o 17:57) y se ajustan los tiempos a intervalos estándar (como 5, 10 o 15 minutos). Esto facilita la interpretación y análisis de los datos, haciendo que los informes sean más claros y manejables.
Además, los redondeos pueden funcionar como un incentivo para que los empleados registren sus fichajes a tiempo, dependiendo de cómo esté configurado el sistema. Por ejemplo, si el redondeo es tolerante hacia fichajes tempranos o puntuales, los empleados que realicen su registro dentro del margen permitido pueden beneficiarse al ajustar su horario al inicio oficial de la jornada, reflejando mayor precisión y profesionalismo.
Ejemplo: Un empleado ficha a las 07:57 , pero gracias al redondeo, su registro se ajusta a las 08:00 . Esto fomenta fichajes cercanos al horario esperado.
Si se aplica redondeo en la hora de entrada, puede ocurrir que esta se ajuste a una hora posterior a la actual. En ese caso, los botones de 'descansar' y 'terminar' permanecerán deshabilitados temporalmente hasta que la hora actual supere la hora redondeada. Durante este intervalo, aparecerá un contador regresivo que mostrará el tiempo restante para que los botones vuelvan a estar disponibles.
Como registrar una asignación de horario.
- Acceda al apartado ‘Asignación de horarios laborales’ , ubicado en el menú ‘Recursos humanos’ .
- Haga clic en el botón +Crear .
Al crear un nuevo registro, los valores predeterminados configurados en la empresa se aplicarán automáticamente, facilitando la creación de futuras asignaciones.
- Realice los ajustes necesarios para adaptar la asignación a las necesidades de su organización, definiendo los tipos de asignación requeridos, horarios y configuraciones específicas.
- Guarde el registro.
Repita el proceso tantas veces como sea necesario. Tenga en cuenta que, dentro de una misma organización, es posible que se requieran múltiples asignaciones para cubrir todas las necesidades de horarios y estructuras.
Preste especial atención durante el proceso de configuración, ya que una configuración incorrecta podría provocar efectos no deseados, como la aplicación inadecuada de las políticas de asignación previstas.