Incidencias
Ubicación: Staff ➔ IncidenciasEn el sistema de control horario, se registran irregularidades cuando se detectan anomalías en los fichajes de entrada y salida de los empleados, generalmente al finalizar la jornada. La configuración de accesos de la empresa establece si se deben registrar estos eventos y si es necesario que el empleado justifique las irregularidades.
Por ejemplo, si un empleado olvida fichar su salida, el sistema lo detectará y generará un registro. Dependiendo de la configuración, el empleado puede estar obligado a proporcionar una justificación.
Tipos de incidencias
- Notificación del revisor : Se trata de una incidencia especial que, a diferencia de las demás, es creada manualmente por el revisor. Esta acción se realiza cuando el revisor desea notificar al emisor información específica relacionada con alguna de las franjas horarias asignadas.
- Jornada incompleta : Se genera cuando el empleado no ha registrado suficientes fichajes que respalden la totalidad de las horas correspondientes a su jornada laboral.
- Jornada excedida : Se genera cuando el empleado ha registrado fichajes que respaldan más horas de las que le corresponden en su jornada laboral.
- Sin planificación : Se produce cuando se detecta un fichaje fuera del horario asignado al empleado, como, por ejemplo, si ocurre en un domingo, considerando que los domingos son días festivos.
- Retraso : Se produce cuando el empleado ha registrado fichajes de entrada posteriores al horario asignado, considerando el margen de tolerancia establecido, si lo hubiera.
- Entrada temprana : Se produce cuando el empleado ha registrado fichajes de entrada anterior al horario asignado, considerando el margen de tolerancia establecido, si lo hubiera.
- Acceso en ausencia programada : Se produce cuando se registra un acceso en un período en el que existía una ausencia programada aprobada, lo que indica que dicho acceso no debería haber ocurrido.
- Fuera del perímetro : Se produce cuando el sistema está configurado para registrar la ubicación de los fichajes y detecta que estos se realizan fuera del perímetro autorizado.
- Accesos manuales: Esta situación se produce cuando usuarios autorizados registran manualmente un evento en el sistema.
- Salida anticipada : Se produce cuando un empleado registra su salida antes de la hora establecida en su horario laboral.
- Salida tardía : Se produce cuando el empleado ha registrado fichajes de salida posteriores al horario asignado.
- Eventos incorrectos : Se produce cuando los registros de entrada y salida de un empleado no siguen el orden temporal esperado. Por ejemplo, si un empleado registra una salida antes de una entrada o si hay múltiples entradas o salidas consecutivas sin su correspondiente par, el sistema detectará una anomalía en la secuencia de los eventos.
- Sin ubicación teórica: Se produce cuando el sistema está configurado para registrar la ubicación geográfica en cada fichaje, no recibe esta información en el momento de la entrada o salida del empleado. Esta situación puede deberse a que el dispositivo utilizado no tiene habilitada la función de geolocalización, a problemas de conectividad o a que el empleado no ha otorgado los permisos necesarios para compartir su ubicación.
- Ubicación denegada: Se produce cuando el sistema está configurado para registrar la ubicación geográfica en cada fichaje y no recibe esta información porque el empleado ha denegado el permiso de geolocalización de su dispositivo.
En el panel principal de la aplicación, hay un widget que muestra el número de incidencias generadas por el sistema relacionadas con los fichajes del usuario que están pendientes de justificación.
Este widget proporciona una visión clara y directa de las anomalías detectadas en los registros de entrada y salida, facilitando al usuario la identificación y gestión de las mismas.
Al interactuar con el widget, el usuario puede acceder a detalles específicos de cada incidencia y proceder a su justificación o corrección según corresponda.
Capacidad de justificación y resolución de una incidencia
La capacidad de resolución de una incidencia se determina en el momento en que esta se crea , ya que hereda las propiedades de la configuración de accesos vigente en ese instante .
Esto implica que, en ciertas circunstancias, podrían coexistir incidencias del mismo tipo , pero con capacidades de resolución distintas , dependiendo de cómo estaba configurado el sistema al momento de su creación.
Ejemplo práctico
Supongamos que la configuración de accesos actual define que la incidencia “Jornada excedida” tiene activados los siguientes atributos:
- Registro
- Justificación requerida
- Aprobar justificación
Con esta configuración, cuando se genera una incidencia de este tipo, automáticamente se establece que:
- El empleado debe justificarla
- Y el supervisor debe aprobar esa justificación
Ahora bien, imaginemos que, tras haberse generado varias incidencias de este tipo (y estando pendientes de justificación y aprobación ), el supervisor modifica la configuración y desmarca el atributo “Aprobar justificación” .
¿Qué ocurre con las incidencias ya creadas?
Es importante entender que las incidencias ya existentes no pierden su capacidad de resolución por este cambio. Estas seguirán comportándose según la configuración que estaba activa en el momento de su creación.
En cambio, la nueva configuración solo afectará a las incidencias que se generen a partir de ese momento .
Consecuencia de este comportamiento
Debido a esta lógica, pueden darse situaciones en las que, en una lista de incidencias pendientes de justificar , algunas de ellas, una vez justificadas por el empleado, no aparezcan en el asistente de resolución del supervisor . Esto ocurre porque, según la configuración activa en el momento de su creación, ya no requieren aprobación por parte del supervisor .
Tareas habituales
Generar
Ya se indicaba en la ayuda sobre las ‘Franjas’ , que estas se crean automáticamente según sea necesario, estando diseñadas para justificar de manera clara lo sucedido durante ese período de trabajo.
El proceso de creación de franjas comienza con la comprobación de si ya existe alguna franja compatible con el fichaje realizado por el empleado. Si no se encuentra ninguna franja que coincida, el sistema no solo crea la franja correspondiente en ese momento, sino que también genera automáticamente las franjas para los tres días siguientes, como parte de una estrategia de mejora del rendimiento.
Adicionalmente, el sistema revisa las fechas anteriores al fichaje para asegurarse de que no falte ninguna franja. Esta verificación es fundamental, ya que, si el empleado no hubiera realizado fichajes en días previos, las franjas correspondientes a esos días podrían no existir.
En algunos casos, esta estrategia de optimización puede generar desinformación temporal, especialmente cuando un empleado causa una baja prolongada. Dado que las franjas no se crean durante su ausencia, el sistema no tendrá información sobre su horario hasta que el empleado regrese y realice un nuevo fichaje. Por lo tanto, si la baja dura semanas o meses, este período de ausencia es el tiempo en el que el sistema carece de datos sobre las franjas del empleado, lo que implica que no podrá determinar con precisión las horas que se esperaba que trabajara o si estaba de baja.
Cuando el supervisor sospeche que podría estar ocurriendo esta situación, puede utilizar la acción 'Generar '. Esta acción realiza una comprobación exhaustiva de la existencia de franjas para todos los empleados hasta el momento de su ejecución. Aunque se trata de un proceso que requiere una considerable capacidad de procesamiento, no representa ningún inconveniente para el sistema, si se ejecuta solo una vez y de forma diferida como en este caso.
Durante este proceso, se generarán todas las franjas que deberían existir, pero que aún no se habían creado debido a la reincorporación pendiente del empleado. Tras su ejecución, cualquier informe emitido reflejará con precisión la situación actual hasta el momento de su ejecución.
Justificar
Botón de acción rápida ubicado en la barra de herramientas de cada incidencia, que facilita el acceso inmediato al asistente para justificar la incidencia, ya sea por errores en el registro de entrada o salida, o por cualquier otro tipo de irregularidad.
Aprobar
Botón de acción rápida ubicado en la barra de herramientas de cada incidencia, que se activa una vez la incidencia ha sido justificada y marcada como "requiere aprobación" en la configuración de accesos. Este botón permite agilizar el proceso para que el responsable pueda revisar y aprobar la justificación de forma rápida y eficiente.
Rechazar
Esta acción se utiliza para denegar una incidencia que ha sido previamente justificada. Al seleccionar "Rechazar", la incidencia será marcada como no aprobada y no se tendrá en cuenta para su resolución final.