Justificar incidencias
Este apartado del sistema proporciona al usuario una herramienta clara y estructurada para justificar incidencias que hayan ocurrido durante la creación de eventos de fichaje. Permite especificar de manera detallada y organizada los motivos de la justificación, facilitando así su revisión y aprobación. Cabe destacar que este proceso cubre la justificación de todas las incidencias, excepto las de ausencia , ya que estas disponen de un apartado específico para su gestión.
El Asistente de Justificación de Incidencias está integrado con el widget de incidencias del panel de indicadores y con el apartado de incidencias. A continuación, se describe su funcionamiento paso a paso:
Paso 1: Selección de Incidencias Pendientes
Al iniciar el asistente, se mostrará una lista de las incidencias vinculadas al usuario que ha iniciado la sesión de trabajo. Estas incidencias cumplen dos condiciones:
- Están pendientes de aprobación .
- Su tipo es distinto de "jornada incompleta" (es decir, se incluyen todas las incidencias excepto las de este tipo).
Por defecto, todas las incidencias aparecerán seleccionadas , pero el usuario puede deseleccionar aquellas que prefiera justificar en otro momento. Se recomienda seleccionar únicamente las incidencias que puedan justificarse con el mismo comentario , para agilizar el proceso.
Paso 2: Indicar el Comentario de Justificación
En este paso, el usuario debe redactar un comentario explicativo que proporcione detalles sobre la incidencia. Este comentario debe ser claro y conciso, ya que servirá para que el revisor comprenda el motivo de la justificación.
Es importante tener en cuenta que el comentario introducido se aplicará a todas las incidencias seleccionadas en el paso anterior . Por ello, es fundamental agrupar incidencias que compartan un mismo motivo o circunstancia.
Paso 3: Resumen de la Justificación
En el último paso, el sistema mostrará un resumen de las incidencias que han sido justificadas. Este resumen incluye:
- El número total de incidencias justificadas.
- El tipo de incidencia de cada una de ellas.
Este resumen permite al usuario verificar que la información introducida es correcta antes de finalizar el proceso.
CONSIDERACIONES IMPORTANTES
- Ausencias : Las incidencias de ausencia no se gestionan en este apartado, ya que cuentan con un proceso de justificación específico.
- Selección por Afinidad : Para optimizar el proceso, se recomienda seleccionar incidencias que puedan justificarse con el mismo comentario.
- Revisión del Resumen : Antes de finalizar, es fundamental revisar el resumen para asegurarse de que todas las incidencias han sido justificadas correctamente.
Asistente para que el revisor notifique
Esta herramienta está diseñada para mejorar la comunicación entre los supervisores y los empleados cuando se detectan incidencias o anomalías en los registros de tiempo (por ejemplo, horas no registradas, entradas o salidas incorrectas, etc. ).
A diferencia de otras incidencias que se generan de manera automática por el sistema, esta se crea de forma manual por parte del supervisor o revisor. El objetivo es que el empleado reciba una notificación formal sobre la incidencia detectada, dándole la oportunidad de revisarla, explicarla o justificarla a través de un canal oficial.
En resumen, esta funcionalidad sirve para:
- Formalizar la comunicación sobre incidencias en los registros de tiempo.
- Facilitar la resolución de anomalías al permitir que el empleado proporcione una justificación.
Esta herramienta está vinculada al registro de incidencias. El proceso de notificación se desarrolla de la siguiente manera:
- Selección del destinatario y detalles de la incidencia: En el primer paso, el supervisor debe especificar el empleado al que se dirigirá la notificación, la franja horaria afectada y añadir un comentario que describa la naturaleza de la incidencia.
- Registro de la incidencia: Al avanzar al segundo paso, la incidencia se registra en el sistema y queda marcada como "pendiente de justificación " por parte del empleado notificado.
Este procedimiento asegura que las incidencias se comuniquen de manera efectiva y queden documentadas para su posterior seguimiento y resolución.