Trabajos realizados y materiales instalados
El asistente Trabajos realizados y materiales instalados permite transformar los trabajos y materiales que los operarios han registrado y agrupado durante la ejecución de sus actividades en documentos de venta.
De este modo, la información registrada durante la realización de los trabajos puede utilizarse directamente para generar la documentación necesaria para su facturación o venta.
Los documentos generados pueden ser facturables o no facturables, en función de la información registrada en el parte de trabajo, donde se determina si los trabajos y materiales son susceptibles de facturación. En función de los datos seleccionados, el asistente puede generar uno o ambos tipos de documento.
Si necesita un mayor nivel de detalle en la selección de los trabajos, en lugar de utilizar este asistente puede utilizar el asistente de creación de trabajos, disponible directamente en el apartado Trabajos del documento de venta.
Este asistente permite seleccionar de forma individual cada trabajo que desea incluir en el documento de venta, ofreciendo un mayor control y precisión sobre la información que se incorpora.
Origen de los trabajos y materiales
La aplicación permite registrar los trabajos realizados y los materiales instalados mediante dos mecanismos:
- Partes de trabajo.
- Acciones realizadas por los empleados.
Estos registros están siempre asociados a un cliente y, opcionalmente, pueden estar vinculados a otros elementos de gestión, como un proyecto, presupuesto u orden de trabajo. Un mismo registro puede estar relacionado con varios de estos elementos simultáneamente.
Conversión de órdenes de trabajo
Para que una orden de trabajo pueda convertirse, debe encontrarse en estado Cerrada y Pendiente de conversión. Esto garantiza que los trabajos hayan finalizado y que los operarios hayan registrado la información correspondiente.
El sistema permite convertir trabajos de una orden de trabajo abierta, tratándolos en ese momento como trabajos independientes. Si posteriormente se cierra la orden y se vuelve a ejecutar el asistente, solo se convertirán los conceptos que estén pendientes, evitando duplicidades. Esto permite realizar la conversión de forma parcial y en varias fases.
El asistente diferencia los trabajos y materiales asociados a una orden de trabajo de aquellos registros que, aunque pertenezcan al mismo cliente o proyecto, no están vinculados a dicha orden. De esta forma, ambos tipos de información se procesan de manera independiente.
Descuentos y control de duplicidades
A los partes de trabajo y a los registros de materiales instalados se les aplicará, cuando corresponda, la política de descuentos definida en la aplicación. Estos valores se utilizan tanto para el seguimiento de presupuestos y costes de obra como para la posterior facturación al cliente.
Una vez convertidos los registros en documentos de venta, el sistema identifica y marca los elementos que ya han sido procesados. Esto evita que vuelvan a contabilizarse o convertirse y permite mantener la coherencia de la información en los informes y análisis posteriores.
¿Cómo ejecutar el asistente?
Acceda al asistente Trabajos realizados y materiales instalados, disponible en la lista de creadores de documentos de venta.
El proceso se divide en cuatro pasos.
Paso 1. Parámetros de selección
En este primer paso se establecen los criterios que determinarán qué trabajos y materiales se tendrán en cuenta para la conversión.
Las órdenes de trabajo cerradas se procesan de forma independiente, por lo que no se pueden combinar en una misma selección con registros de trabajos y materiales que no estén asociados a una orden de trabajo.
Los criterios disponibles son:
- Fecha y hora: campo obligatorio. Indica la fecha y hora que se asignarán a los documentos de venta que se generen.
- Orden de trabajo: campo opcional. Si se indica, la selección se limitará a la orden de trabajo especificada.
- Proyecto: permite limitar la selección a una obra o proyecto determinado.
- Cliente: cuando no se ha indicado una orden de trabajo, permite seleccionar los trabajos registrados para un cliente que no estén vinculados a ninguna orden de trabajo.
- Documento de trabajo: permite seleccionar un parte de trabajo concreto.
- Trabajo realizado: permite seleccionar una acción de trabajo específica.
- Solo órdenes cerradas: limita la selección a los trabajos vinculados a órdenes de trabajo cerradas. Esta opción no excluye los trabajos que no estén asociados a ninguna orden de trabajo.
Paso 2. Selección de elementos
Una vez definidos los criterios de selección, el sistema muestra los resultados mediante pastillas informativas.
Cada pastilla presenta información acumulada sobre los registros seleccionados, como:
- Cliente.
- Proyecto u obra.
- Orden de trabajo, cuando exista.
- Número de referencias de materiales.
- Tiempo total asignado.
- Tiempo total invertido.
La información se agrupa según su procedencia, de manera que los trabajos vinculados a órdenes de trabajo se mantienen diferenciados de aquellos que no lo están.
Consulta del detalle
Los valores mostrados en las pastillas son acumulados. Para conocer qué registros forman parte de esos valores, basta con hacer clic sobre la pastilla.
En la parte derecha de la pantalla se mostrará un desglose detallado con información sobre:
- Descripción del trabajo.
- Procedencia del registro: parte de trabajo o acción del empleado.
- Condición de facturación.
- Empleado que realizó el trabajo.
- Tiempo.
- Importes.
Esta información puede expandirse o contraerse haciendo clic nuevamente sobre el elemento, lo que permite consultar el nivel de detalle necesario sin perder la visión general.
Finalmente, deberá marcar la casilla de selección de los elementos que desea incluir en la conversión.
Paso 3. Parámetros de generación
En este paso se definen los criterios que determinarán cómo se generarán los documentos de venta.
Cuando existan registros facturables y/o no facturables, será necesario indicar el tipo y la clasificación correspondientes para poder generar los documentos.
Considerar trabajos y considerar materiales
Estos campos permiten determinar qué valores se utilizarán para los trabajos y materiales de las órdenes de trabajo cerradas.
Las opciones disponibles son:
- Asignados: utiliza los tiempos y cantidades de materiales planificados inicialmente en la orden de trabajo.
- Instalados: utiliza los tiempos y cantidades realmente registrados por el empleado en sus partes de trabajo, ignorando los valores planificados.
- Consolidados: utiliza el mayor valor entre el asignado y el instalado. De esta forma, se garantiza que se facture como mínimo lo planificado y que, cuando se haya realizado más trabajo o se haya instalado más material, prevalezca el valor realmente ejecutado.
Estas opciones solo están disponibles cuando se ha seleccionado la facturación de órdenes de trabajo cerradas.
Informe comparativo
Para facilitar la elección, el sistema muestra en la parte derecha un informe de detalle con los totales acumulados de los valores asignados, instalados y consolidados, así como las partidas que componen cada uno de ellos.
De esta forma, el usuario puede comparar las tres alternativas antes de generar los documentos y conocer qué trabajos y materiales se incluirán en cada caso.
Producto de tiempo por defecto
Indica el código de producto que se utilizará para trasladar los registros de tiempo al documento de venta cuando el empleado no tenga un código de producto asignado.
Tipo de documento facturable
Permite seleccionar el tipo de documento que se generará. Los valores disponibles son:
- Factura.
- Albarán.
Clasificación del documento facturable
Permite seleccionar la clasificación que tendrá el documento generado.
Las clasificaciones disponibles dependerán del tipo de documento facturable seleccionado previamente.
Paso 4. Generación de documentos
En este último paso, el sistema genera los documentos de venta a partir de los trabajos y materiales seleccionados y de los parámetros definidos en los pasos anteriores.
En función de la selección realizada, se podrán generar:
- Facturas.
- Albaranes facturables.
- Documentos de venta no facturables.
- O una combinación de documentos facturables y no facturables, cuando corresponda.
El sistema aplica los criterios seleccionados, incluyendo los valores asignados, instalados o consolidados, las condiciones de facturación, el tipo de documento, su clasificación y los importes correspondientes.
De esta forma, el asistente transforma automáticamente los registros de trabajos realizados y materiales instalados en los documentos de venta correspondientes, evitando que el usuario tenga que introducir nuevamente esta información.
Además, una vez realizada la conversión, los registros procesados quedan identificados para evitar duplicidades en futuras conversiones y en los informes de análisis de datos.