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Documentos de Ventas

Ubicación: Ventas ➔ receipt Documentos de Ventas

El módulo de Ventas permite gestionar los procesos relacionados con la comercialización de productos y servicios, desde la creación de documentos comerciales hasta la facturación, el seguimiento de los cobros y la contabilización de las operaciones.

Sus principales funcionalidades son las siguientes:

1. Funcionalidades principales​

1.1. Automatización de tareas​

Automatiza procesos repetitivos, como la creación de facturas, la actualización de registros y la generación de documentos electrónicos. Esto permite reducir el trabajo manual, ahorrar tiempo y minimizar errores.

1.2. Informes y estadísticas​

Proporciona información sobre la actividad comercial mediante informes, como el Informe global de ventas, que facilita el análisis de los resultados y la toma de decisiones.

1.3. Acceso remoto y móvil​

Permite consultar y gestionar la información de ventas desde distintos dispositivos y ubicaciones, facilitando el trabajo de los equipos comerciales.

1.4. Integración con otros módulos​

El módulo de Ventas se integra con otros módulos de la aplicación para mantener la coherencia de la información y agilizar los procesos:

  • Almacenes e Inventario: facilita la gestión de productos y el control de las existencias asociadas a las operaciones de venta.
  • Gestión financiera: permite consultar y gestionar los cobros, así como realizar el seguimiento de los importes pendientes.
  • Políticas de precios: aplica las tarifas, los descuentos y las condiciones comerciales definidas.
  • Facturación electrónica: permite generar y almacenar facturas en formato electrónico, de acuerdo con los formatos y requisitos aplicables.
  • Contabilidad: permite contabilizar los documentos de venta mediante los procesos de integración configurados.

2. Gestión de la fecha de operación de las facturas​

La fecha de operación identifica el momento en que se realiza la entrega del bien o la prestación del servicio. La fecha de expedición, por su parte, indica cuándo se emite la factura.

Ambas fechas pueden coincidir o ser diferentes. Su correcta configuración permite mantener la trazabilidad de las operaciones y aplicar los criterios fiscales correspondientes.

2.1. Comportamiento del sistema​

  • Facturas directas: por defecto, la fecha de operación coincide con la fecha de expedición.
  • Facturas agrupadas: cuando una factura incluye varios albaranes, el sistema toma como fecha de operación la fecha del albarán más reciente.
  • Albaranes de distintos periodos: durante la creación de una factura agrupada, el sistema comprueba los periodos a los que pertenece cada albarán. Si corresponden a periodos diferentes, muestra una advertencia, aunque permite continuar bajo la responsabilidad del usuario.
  • Modificación de la fecha: el usuario puede modificar manualmente la fecha de operación antes de guardar la factura. El sistema permite introducir fechas posteriores a la última liquidación de impuestos, ya sea mensual o trimestral.

2.2. Consideraciones fiscales​

La fecha de expedición y la fecha de operación cumplen funciones diferentes. La fecha relevante para el devengo y la declaración del IVA depende de las circunstancias de la operación y de la normativa aplicable. Asimismo, los criterios de imputación contable y de declaración informativa pueden variar según el impuesto y el modelo correspondiente.

Por ello, ambas fechas deben registrarse correctamente y utilizarse conforme a las reglas fiscales aplicables. La configuración del sistema debe validarse con el asesoramiento fiscal correspondiente.

3. Gestión de VeriFactu​

El módulo incorpora información relacionada con VeriFactu para facilitar el seguimiento y la trazabilidad de los registros de facturación.

3.1. Información registrada​

Entre los datos asociados a VeriFactu se encuentran:

  • Códigos de aceptación o confirmación: identifican las respuestas recibidas durante el proceso de comunicación.
  • Estado del registro: permite conocer su situación, por ejemplo, aceptado, rechazado o pendiente de validación, según los estados contemplados por la integración.
  • Advertencias: informan sobre posibles problemas de consistencia del registro.
  • Confirmaciones de recepción: reflejan las respuestas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), cuando corresponda.
  • Tipo de operación: identifica la modalidad de operación realizada.
  • Hash de encadenamiento: permite verificar la relación secuencial entre los registros de facturación.

3.2. Encadenamiento de registros​

El encadenamiento relaciona los registros de facturación de forma secuencial para contribuir a garantizar su integridad y trazabilidad.

Su funcionamiento se basa en los siguientes principios:

  • Relación entre registros: cada registro mantiene una relación con el anterior conforme al mecanismo de encadenamiento establecido.
  • Cálculo del hash: se genera un valor de verificación a partir de los datos definidos por el sistema, que permite comprobar la integridad de la secuencia.
  • Protección de los registros: una modificación posterior puede alterar la coherencia de la cadena. Por este motivo, los registros emitidos deben conservarse conforme a los requisitos aplicables y no modificarse libremente.

En la aplicación, los datos de VeriFactu se registran automáticamente al guardar la factura, de acuerdo con el proceso configurado. Los registros relacionados deben mantenerse coherentes entre sí y no pueden existir de forma independiente cuando la lógica del sistema exige su correspondencia.

La presencia de estos datos permite consultar la información de seguimiento, pero el estado efectivo de remisión o aceptación debe determinarse a partir de las confirmaciones y del estado registrado por el sistema.

4. Entidades dependientes de los documentos de venta​

Los documentos de venta disponen de entidades dependientes que permiten gestionar la información complementaria de cada operación.

  • Detalles: contienen las líneas de productos o servicios incluidos en el documento. Admiten distintos tipos de detalle, como material, grupo, tasa y tiempo, entre otros.
  • Impuestos: recogen los importes acumulados de los impuestos aplicados a los detalles, según la configuración fiscal definida.
  • Fracciones: permiten gestionar los vencimientos y controlar los cobros de las facturas. Se calculan según las condiciones de pago establecidas, teniendo en cuenta el día de pago del cliente y los meses en los que no se realizan pagos.

Cada fracción incluye la fecha de vencimiento, la fecha de cobro real —actualizada al registrar el cobro—, el estado, el importe total, la cantidad cobrada y el importe pendiente. Esta entidad solo está disponible en documentos de tipo factura.

  • Datos de facturación: contienen la información necesaria para emitir y procesar la factura correctamente.
  • Direcciones: incluyen las direcciones del cliente utilizadas para la facturación y el envío, según corresponda.
  • Condiciones: recogen las condiciones específicas acordadas para la operación que pueden afectar al importe total, como descuentos o anticipos.
  • Configuración: almacena los parámetros específicos del documento, como los contadores, las opciones de previsualización y el número de decimales, entre otros ajustes.
  • Trabajos: recogen los trabajos realizados que pueden incorporarse al documento como detalles de venta.
  • VeriFactu: contiene la información de seguimiento de los registros de facturación, incluidos los estados, los códigos de respuesta, las advertencias y los datos de encadenamiento.

5. Resumen​

El módulo de Ventas centraliza la gestión comercial y facilita la coordinación entre los documentos de venta, los productos, los cobros, la facturación y la contabilidad. Además, permite controlar las fechas relevantes de las operaciones y consultar la información asociada a VeriFactu, contribuyendo a mantener la coherencia y la trazabilidad de los registros.

Tareas habituales​

Cobro​

Disponible en documentos de tipo factura.

Cuando se dispone del módulo financiero, esta acción, permite agilizar el proceso de cobro de una factura. Al ejecutarla, el sistema abre la tira de cobros en un nuevo espacio de trabajo asignando la mayoría de datos necesarios para dar por cobrada la factura.

El sistema crea el registro asignando automáticamente el Cliente, Fecha, Importe del cobro, así como los movimientos de cobro debidamente enlazados a las fracciones de la factura.

En el caso de que se haya empleado un método específico de pago talón/pagaré (o similar), se deberá informar manualmente de datos como el banco, número de efecto o vencimiento, porque son requeridos para el método en cuestión.

Crear facturaE​

Permite la creación de facturas electrónicas estructuras (xml) y no estructuradas (pdf). Más información en Como crear facturas electrónicas.

Datos de la efactura​

Se permite la introducción de los datos referentes a la factura electrónica, como Literales legales y centros administrativos para el envío de facturas a las administraciones públicas. En la elaboración de la factura electrónica se utilizarán estos datos, siempre y cuando no se informen directamente en la factura.

Crear tarea recurrente​

Crear tarea recurrente

Permite configurar la generación automática y periódica de documentos de venta a partir del documento actual.

Acceda a esta opción desde Crear → Tarea recurrente en la barra de herramientas del documento de venta.

El asistente guía la configuración en tres pasos:

  1. Duración: fecha de inicio, tipo de vencimiento (fijo, repeticiones o indefinido) y fecha final o número de repeticiones.
  2. Frecuencia: diaria, semanal, mensual o anual.
  3. Contexto: nombre, descripción, cliente y proyecto asociado.

Una vez guardada, la plantilla queda centralizada en Configuración → Plantillas → Tareas recurrentes.

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