Documentos de Ventas

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Tipos de documentos

Albarán de entrega

Estados de un albarán de entrega

Borrador: Se considera que un documento se encuentra en estado borrador, durante el período de tiempo que se requiere para registrarlo en el sistema, y que, dependiendo de su naturaleza, se podrían requerir de varias sesiones de trabajo para su completa introducción.

Un documento que se encuentra en este estado, no se puede facturar.

Pendiente de facturar: Se trata de un documento de venta que está en situación de poder ser facturado en cualquier momento.

Facturado: Se trata de un Albarán de venta, que ya forma parte de una factura.

Si se elimina una factura, se desmarcan todos los albaranes que contiene, para que puedan facturarse de nuevo.

Si se elimina una factura que estaba incluida en una declaración de impuestos, ésta no se elimina de la declaración. En todo caso, el usuario deberá realizar algún arreglo manual (modificarla o quitarla de la declaración)

Factura de venta

Clasificaciones de facturas de venta

Por defecto, se disponen de tres clasificaciones, aunque se pueden ampliar según las necesidades de cada cliente:

• Factura
• Factura rectificativa
• Factura simplificada

Estados de una factura de venta

El estado de la factura, se actualiza durante el registro de los cobros.

• Pendiente de cobro: La factura se encuentra pendiente de cobro en su totalidad.
• Cobrado: La factura se ha cobrado completamente.
• Cobrado parcialmente: La factura se encuentra parcialmente cobrada.

Conceptos básicos

Introducción de trabajos en el Albarán de venta

Alternativa a las acciones de empleados y partes de trabajo. El registro directo de trabajos desde un albarán de venta proporciona eficiencia y una integración mejorada en el proceso comercial. Esto contribuye a una gestión más efectiva de estas transacciones por varias razones:

• Eficiencia en la Documentación: Facilita la documentación inmediata de los trabajos realizados al generar el albarán de venta. Esto simplifica el proceso administrativo y evita la necesidad de introducir la información en documentos separados.
• Registro en Tiempo Real: Permite registrar los trabajos de manera oportuna y precisa, reflejando en tiempo real las actividades realizadas. Esto brinda una visión actualizada de las transacciones y servicios proporcionados.
• Sincronización con el Proceso de Venta: Al incluir los trabajos directamente en el albarán de venta, se integran automáticamente con el proceso de venta. Esto mejora la coherencia y la correlación entre los servicios prestados y la facturación correspondiente.
• Facilita la Gestión de Inventarios: Si los trabajos incluyen productos o materiales, la introducción directa en el albarán permite gestionar de manera más efectiva los niveles de inventario al tiempo que se realizan las transacciones.
• Mejora la Comunicación con el Cliente: Al detallar los trabajos en el albarán de venta, se proporciona una descripción clara de los servicios realizados al cliente. Esto puede mejorar la comunicación y evitar posibles malentendidos.
• Ahorro de Tiempo y Recursos: Simplifica el proceso administrativo al eliminar pasos adicionales de introducción de datos en diferentes documentos. Esto ahorra tiempo y recursos, mejorando la eficiencia operativa.
• Seguimiento Integral: Permite un seguimiento integral desde la prestación del servicio hasta la facturación, proporcionando una visión completa de las operaciones comerciales.

Se observa que el registro de trabajos es prácticamente una copia del registro de acciones de empleado o partes de trabajo. Sin embargo, a diferencia de estos, no se decide individualmente qué es facturable o no, ya que esta determinación es realizada por la clasificación del documento de venta.

Lo que puede decidirse es si cada trabajo debe ser incluido en los detalles del documento de venta, en caso de que sea necesario que el cliente firme el conforme, ya sea que deba facturarse posteriormente o no.

Al margen de lo indicado, los datos más relevantes del registro son:

• Empleado: El ejecutor del trabajo puede ser una persona diferente a la que está ingresando los datos. Es esencial que el empleado tenga configurados el precio de venta y el costo en su registro, ya que, al asignar al empleado, los costos del trabajo se calculan multiplicando el tiempo invertido por el costo por hora indicado en su perfil. Si falta esta información, los costos no podrían calcularse correctamente.
• Tiempo: Tiempo invertido
• Concepto de facturación: Descripción del trabajo, que se trasladará al documento. Se trata de la descripción que verá el cliente final en relación con el trabajo realizado.

Generar detalles

Acción denominada Generar detalles, situada en la barra de herramientas del Detalle de trabajos del Documento de venta. Al ejecutar esta acción se trasladan al documento los trabajos correspondientes, utilizando una estructura jerarquizada.

La incorporación de registros de trabajos en el documento de venta presenta un desafío para el cálculo de costos. Es importante tener en cuenta que, para el seguimiento del proyecto y presupuesto, los partes de trabajo siempre se consideran como costes. Sin embargo, en el análisis también se contempla el costo del documento. Así, al trasladar los partes al documento, el sistema registra el costo dos veces.

Los trabajos introducidos, se trasladarán al detalle del documento, en función de si se marcó el atributo Incluir en detalle. Para evitar la situación del doble registro de costes, previo traslado de los datos, se marcarán con el atributo Omitir del análisis de costes.

En el nivel superior de la jerarquía, se genera un detalle denominado "Trabajo realizado" con el nombre compuesto por el texto literal "Trabajos realizados a fecha" y la fecha del documento. Este detalle incluirá nodos anidados, correspondientes a las agrupaciones de personas en los trabajos realizados. De esta manera, si un empleado tiene dos registros de trabajos con el mismo concepto, se agruparán en un único detalle.

Como se mencionó previamente, este proceso facilita la emisión de un informe para que el cliente lo firme, ya sea que el documento vaya a ser facturado o simplemente se registre como un costo del proyecto.

Facturas

En el caso de que el documento sea de tipo factura, el valor “Identificación del país de residencia” se asignará automáticamente con el valor indicado en la ficha del cliente. Junto con este dato también se asignará el País i el campo Cif/Nif/Nie. Estos datos son utilizados por la declaración de impuestos.

Si la clasificación utilizada tiene el atributo “Factura simplificada” marcado, no se requerirá el cliente. (Tenga presente que las facturas simplificadas que no informan del nombre del cliente, no se puede deducir su IVA, aunque sí su importe total como gasto). Aunque a posteriori se pueden introducir los datos del cliente.

En el campo observaciones de la factura de venta se permite la inclusión de comentarios diversos sobre la venta o servicio prestado, que quedarán reflejados en el informe de la factura de venta.

Calcular precios del producto, según el margen

En el detalle del documento de venta (albarán o factura), al marcar la casilla Actualizar precio de venta desde precio de coste, el precio de venta se calculará a partir del precio de coste y el margen, cuando se actualice el margen del producto.

Si la casilla Actualizar precio de venta desde precio de coste esta marcado el % Margen permitirá edición. También lo permitirá el campo con mismo nombre de la sección Precios y embalaje.

Se recalculará el Precio de venta, aplicando la siguiente formula: Pvp = Coste / (1 – % Margen). También se recalcularán todos los precios que aparecen en el apartado Precios y embalaje, aunque atendiendo a su % de Margen.

Conceptos avanzados

Asignación del cliente o proyecto

Una factura puede estar vinculada a un proyecto o proyecto y cliente, aunque un único documento puede contener detalles vinculados a proyectos distintos.

Si asigna una obra en la cabecera del documento, el sistema considera que dicha obra debe asignarse a todos los detalles del documento. Es por este motivo, que, en caso de introducir el valor en los términos indicados, el campo “obra/proyecto” del detalle, se deshabilita, y adquiere el valor anotado en la cabecera. Esto será así para cualquier detalle insertado, incluso si lo hace posteriormente.

Si desea que los detalles puedan vincularse a distintas obras, asígnela directamente en el detalle sin introducir ningún valor en la cabecera.

Organización de los detalles

El documento de venta puede contener un detalle, sin una codficación de producto, pero con una denominación y precio introducido manualmente por el usuario. Un documento de venta, permite los siguientes tipos de detalle:

Capítulos: Supone una división de un documento de venta identificada por una descripción, que tiene unas unidades y un precio. Los precios se calculan a partir de los importes correspondientes de los elementos que contiene, y el importe por el producto de este precio con las unidades.

Al capítulo, se le predetermina la cantidad 1, aunque el usuario la puede cambiar libremente.

Un capítulo, puede contener detalles de cualquier tipo, pero con ciertas restricciones. No se permite la coexistencia de detalle de tipo capítulo con el resto de tipos en un mismo nivel. Sin embargo, puede contener otros capítulos en cuyo caso se les denomina subcapítulos.

El sistema permite cambiar de posición cualquier detalle, pero si lo hace, debe hacerlo manteniendo la lógica indicada anteriormente. Si trata de variar de posición un detalle de tipo grupo o material a una posición cuyos detalles “hermanos”, son de tipo capítulo, el sistema los transformará a capítulos.

Internamente, cada capítulo tiene asignado un número consecutivo, que se renumera al insertar otros detalles de este mismo tipo. Este número, aparece en aquellos formatos de edición que están organizados por capítulos.

Ejemplo

Supongamos que se ha dispuesto un capítulo, que contiene los trabajos realizados en una obra, y estos han sido ejecutados por empleados de distintas categorías profesionales y en consecuencia precios hora distintos.

Se podría disponer de una estructura similar a la indicada a continuación.

Tipo	Descripción	Cantidad	Precio	Importe
Capítulo	Mano de obra	1,00	140,00 €	140,00 €
Tiempo	Mano de obra Peón	5,00	10,00 €	50,00 €
Tiempo	Mano de obra Oficial 1ª	3,00	30,00 €	90,00 €

Nótese que los 140,00 € del capítulo, proceden de la suma de los importes 50,00 € + 90,00 € incluidos en sus dos detalles dependientes. Si ahora el usuario modifica la cantidad del capítulo a 2, su importe pasará a ser 2 x 140,00 € = 280,00 € Sin embargo, si modificamos las unidades de la mano de obra del Peón, (por ejemplo, a 9,00 €), la situación quedaría como sigue:

Tipo	Descripción	Cantidad	Precio	Importe
Capítulo	Mano de obra	1,00	135,00 €	135,00 €
Tiempo	Mano de obra Peón	5,00	9,00 €	45,00 €
Tiempo	Mano de obra Oficial 1ª	3,00	30,00 €	90,00 €

Es decir, el cambio de precio de la mano de obra del peón, ha afectado al precio del capítulo. Como se apunta, un capítulo puede contener otros capítulos, pero solamente el caso que dicho capítulo no contenga detalles de ningún otro tipo. En general, presenta el mismo comportamiento que en los presupuestos.

Documento: Este valor solamente es posible durante la introducción de una factura expedida. Permite vincular un albarán con el documento. Cuando un detalle es de este tipo, se deshabilitan todos los campos salvo el campo “Nº documento de venta”, donde se indica el documento en cuestión. Este tipo de detalle, admite recursividad, por lo que es posible agregar detalles dependientes de cualquiera de los tipos admitidos (capítulos, grupos, etc.) Los detalles de este tipo y sus detalles dependientes que se han generado desde un proceso de facturación no se pueden modificar para evitar inconsistencias con el albarán original.

Grupos: Puede contener productos con composición, aunque el usuario puede crear un detalle de este tipo, para agrupar productos manualmente. Esta agrupación, puede contener elementos de cualquier otra tipología (salvo capítulos). El precio se obtiene de la suma de los importes de sus componentes, y el importe es el producto de este precio por las unidades indicadas. La única forma de modificar el precio, es modificando la cantidad, precio y descuento de sus componentes cuyo tipo sea distinto a grupo. Si los productos simples que componen el producto compuesto, contienen tasas, se creará un línea dentro del detalle que totalizará todas las tasas.

Material: Código del artículo. Este tipo de detalle, no es recursivo, por tanto, no puede contener ningún otro detalle. Este tipo de detalle se utiliza para identificar detalles que contienen artículos simples. Se pueden crear productos nuevos tanto en blanco, como desde el asistente de datapac.

Producto Agrupado: Un artículo simple propio o creado desde Datapac, puede contener tasas, que el fabricante repercute en el precio. Para habilitar que el documento incluya tasas, deberemos de habilitar en la configuración de empresa, apartado productos, el campo Incluir tasas en documentos automaticamente. En la configuración del presupuesto también debe de tener habilitado el botón Incluir tasas automaticamente.

Incrementos: Permite establecer un elemento, cuyo precio se corresponde con un importe porcentual variable, que se obtiene de aplicar dicho porcentaje a todos los importes anteriores.

Funciona del siguiente modo:

Al etiquetar un detalle con este tipo, el sistema acumula todos los importes correspondientes a los productos que en el documento están ubicados en posición anterior. El importe resultante es considerado como el precio del producto incremento. Ahora se deberá jugar con los valores Cantidad y Descuento para conseguir el efecto deseado.

Ejemplo

Tipo	Descripción	Cantidad	Precio	Importe
Material	Interruptor automático	1,00	35,00 €	35,00 €
Material	Luminaria de 1500 wa	1,00	150,00 €	150,00 €
Incremento	Beneficio industrial	2,00	185,00 €	370,00 €

Nótese que los 185,00 € del detalle de tipo Incremento procede de la suma de los 150,00 € + 35,00 €, correspondientes a todos los detalles situados por encima de su posición en el mismo nivel.

También podemos realizar incrementos de forma porcentual. En el detalle del tipo incremento en el descuento podemos jugar con dicho campo a fin de obtener el resultado esperado.

Por ejemplo, queremos un incremento porcentual en concepto de materiales auxiliares de un 6% sobre el conjunto de las líneas precedentes, en este caso deberemos de aplicar un descuento en el detalle de un 94%. Otra opción es jugar con la cantidad. Se podría haber indicado 0,06 que al multiplicarse por el precio se obtendría un resultado similar.

Lógicamente, si se produce cualquier cambio en la cantidad o precio de cualquier detalle precedente, este se reflejará instantáneamente en la fila correspondiente al incremento.

Producto instalado: El usuario no se preocupa de asignar el precio que supone la instalación del producto, se limita a indicar cuál es el producto, y en el caso que así se indique en la configuración, el sistema hará el resto.

Cuando el producto tiene marcado el atributo “Tiene tiempo de instalación”, el sistema responderá de una forma ligeramente distinta según su tipo sea simple o compuesto. En el primer caso, el sistema crea un detalle de tipo agrupado, cuya denominación coincide con un texto literal (indicado en la configuración) más la denominación del artículo en cuestión. (Por ejemplo: Producto instalado LUMINARIA 1500 WA). A su vez, este artículo contiene dos elementos, el primero de los cuales coincide con el producto (siguiendo con el ejemplo: LUMINARIA 1500 WA), y un segundo elemento, que coincide con el artículo indicado como tiempo (en la con figuración). (Por ejemplo, Tiempo de instalación).

Cuando se trata de un artículo agrupado, el sistema se limita a agregar un componente adicional a los existentes, con el tiempo de instalación.

Tasas: Se utiliza para aumentar el precio del artículo por una cantidad concreta en concepto de tasa.

A la práctica, un detalle de este tipo, se comporta exactamente igual que un detalle de tipo “Material”, aunque se tipifica fundamentalmente por dos motivos. Por una parte, permite una forma declarativa del concepto, y por otra parte proporciona compatibilidad con otras soluciones del mercado.

Configuración

Calcular a partir de precios con impuestos incluidos

Determina el criterio de cálculo de los impuestos. Si este atributo se encuentra marcado, el sistema sumará los detalles del documento, y aplicará el % de impuesto correspondiente sobre la cantidad resultante.

Cuando el cálculo no es global, el % de impuesto se aplica linealmente, y se acumula la cantidad resultante calculada. El importe resultante, puede diferir en función de la modalidad escogida. Nótese que, según la modalidad, el sistema aplica la política de redondeos a cada detalle o al total.

EJEMPLO:

Precondición

Divisa EUR Decimales importes = 2 Decimales acumulaciones = 2 Decimales preciós = 3

Supongamos un detalle de venta con los siguientes valores:

DETALLE

Cantidad = 100,000 Precio = 0,8264 € Precio neto = 0,826 € Importe = 82,60 €

SI (Calcular a partir de precios con impuesto incluidos) {

// Impuestos > Precio neto con impuestos = 1,00 € Precio + (Precio · 0.21) = 0.99994 (Al aplicar redondeo queda 1,00 €) Importe impuesto incluido = 100 Uds · Precio neto con impuesto = 100,00 € CABECERA // Subtotales > Importe bruto = 82,60 € Importe neto = 82,60 € // Totales > Importe impuesto = Importe total– Importe bruto = 17,40 € Aunque si calculáramos Bruto (82,60 €) * 0,21 = 17,35 € distinto de 17,40 € Importe total = 100,00 €

SINO

-- Impuestos --- En eta modalidad, los valores con impuestos no aparecen ni se aplican. CABECERA // Subtotales Importe bruto = 82,60 € Importe neto = 82,60 € // Totales Importe impuesto = Bruto * 0,21 = 17,35 € Importe total = Importe neto + Importe impuesto = 99,95 €

}

Inversión de sujeto pasivo

Si emitimos una factura con este tipo de operación, en el informe de la misma, nos coloca el texto obligatorio "Operación afectada por un supuesto de inversión del sujeto pasivo, conforme al artículo 84.uno.2º de la ley 37/1992, del IVA".

Estas facturas se deben emitir sin IVA, a fin de liberar al emisor de la obligación fiscal y trasladarla al cliente.

El detalle aparece marcado en aquellos casos en los que el Producto tiene marcado el atributo Inversión de sujeto pasivo.

Suplidos venta

Un suplido de venta es un importe que una empresa incorpora en una factura porque ha adelantado un gasto en nombre del cliente, sin aplicar margen ni impuestos. Aunque este importe no forma parte del precio del producto o servicio , sí se suma al total a cobrar, ya que representa un reembolso del gasto realizado por la empresa.

Para añadir suplidos en un documento de venta, seleccione el tipo de detalle “suplido”. Los importes correspondientes a estos detalles no se incluyen en el total base imponible de la factura , pero sí se consideran en las fracciones de vencimiento, generando un vencimiento específico para el suplido.

El suplido afecta a la contabilización.

• Servicio prestado: 1.000 €
• Suplido cobrado: 200,00 € (por ejemplo, una tasa administrativa pagada por cuenta del cliente)
• IVA del servicio: 21%

Total factura:

1.000 + 21% IVA + 200 = 1.000 + 210 + 200 = 1.410 €

Asientos contables

1. Apunte contable de la venta

430 Clientes 1.410 € // por el total factura + los suplidos a 700 Prestación de servicios 1.000 € a 477 IVA repercutido 210 € a 440 Clientes (por suplido) 200,00 €

2. Registro del cobro (cuando la empresa adelanta el gasto):

Este asiento, lo realizará manualmente la empresa cuando el gasto del suplido se adelanta.

1.410,00 €572 Bancos

a 430 Cliente 1.410,00 €

Para cerrar el ciclo de vida de este documento, llega un momento en el que quien ha prestado el servicio y ha cobrado el suplido debe realizar el pago correspondiente al tercero. En ese instante, se deberá realizar manualmente el asiento contable para regularizar el saldo de la cuenta 440 (Clientes - suplidos )

200,00 € 440 Clientes (suplidos)

A 472 Bancos 200,00 €

Seguimiento

Permite relacionar el documento de venta (factura o albarán), con documentos previos en el flujo comercial: pedidos, presupuestos, proyectos, lo que facilita el control, auditoría, análisis comercial y gestión de clientes.

Número de pedido de venta: Indica en qué pedido específico proviene el documento actual. Útil para verificar cumplimiento de lo solicitado.

Detalle del pedido : Describe los ítems o condiciones del pedido original (cantidades, productos, condiciones ). Ayuda a revisar si lo entregado o facturado corresponde con lo solicitado.

Proyecto: Si la venta forma parte de un proyecto (por ejemplo, una obra), este campo permite agrupar y gestionar todos los documentos relacionados.

Presupuesto: Referencia al presupuesto (cotización) aprobado que originó el pedido de venta. Útil para comparaciones y seguimiento del presupuesto.

Detalle del presupuesto: Desglose de lo ofertado en su momento, para validar si se mantuvieron condiciones acordadas, productos, precios, etc. Se utiliza también en el seguimiento del presupuesto.

Exportar documentos PDF en bloque

Este asistente permite generar facturas o albaranes en formato PDF y en lote , aplicando distintos filtros (rango de fechas, tipo de documento y clientes). Según la opción seleccionada, es posible:

• Unificar todos los documentos en un único archivo PDF.

• Generar un archivo independiente para cada documento.

  En el segundo paso del asistente (selección de documentos) se muestra el listado completo de los documentos obtenidos en la búsqueda inicial. Cada uno aparece con una casilla marcada por defecto, que puede activarse o desactivarse para incluirlo o excluirlo de la generación final.

  Esta funcionalidad ahorra tiempo y esfuerzo , especialmente cuando es necesario descargar, enviar o archivar múltiples facturas de forma simultánea. Resulta especialmente útil en procesos de auditoría, revisión contable o asesoría fiscal, donde se suele requerir disponer de todas las facturas de un periodo concreto en formato PDF para su análisis.

Tareas habituales

Cobro

Disponible en documentos de tipo factura.

Cuando se dispone del módulo financiero, esta acción, permite agilizar el proceso de cobro de una factura. Al ejecutarla, el sistema abre la tira de cobros en un nuevo espacio de trabajo asignando la mayoría de datos necesarios para dar por cobrada la factura.

El sistema crea el registro asignando automáticamente el Cliente, Fecha, Importe del cobro, así como los movimientos de cobro debidamente enlazados a las fracciones de la factura.

En el caso de que se haya empleado un método específico de pago talón/pagaré (o similar), se deberá informar manualmente de datos como el banco, número de efecto o vencimiento, porque son requeridos para el método en cuestión.

Crear facturaE

Permite la creación de facturas electrónicas estructuras (xml) y no estructuradas (pdf). Más información en Como crear facturas electrónicas.

Datos de la efactura

Se permite la introducción de los datos referentes a la factura electrónica, como Literales legales y centros administrativos para el envío de facturas a las administraciones públicas. En la elaboración de la factura electrónica se utilizarán estos datos, siempre y cuando no se informen directamente en la factura.

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