Crear factura desde uno o varios albaranes
Permite que el usuario cree facturas compuestas por varios albaranes, de una forma asistida, con los siguientes pasos.
PASO-1, Selección de parámetros de facturación
Fecha de facturación:
Se deberá informar de la fecha de facturación, así como la clasificación correspondiente al contador de facturas que desea utilizar. En el caso de que exista una fecha de factura posterior a la fecha de facturación indicada, aparecerá mensaje informando del desajuste, aunque se permite continuar
Clasificación:
La clasificación determinará el contador de la factura, así como determinados valore de configuración como son el informe predeterminado que se debe utilizar en la presentación preliminar.
Incluir observaciones de los albaranes de entrega:
El texto incluido en el campo 'Observaciones' de cada albarán se transferirán a la primera posición del mismo, asegurando que esta información se conserve en la factura. Esta función no solo añade claridad a la transacción, sino que también mejora la comunicación con el cliente.
Acumular detalles repetidos:
Un mismo código de producto puede estar presente en varios albaranes e incluso aparecer varias veces en un mismo documento. Al activar esta opción, todos los detalles que coincidan en referencia, descripción, precio y descuento se agruparán en un único ítem, lo que resulta en una factura con menos duplicidades de productos y, por ende, más clara.
Calcular el precio medio de los detalles coincidentes:
Al marcar esta casilla, la cual se activa al activar la anteriormente mencionada 'Acumular detalle repetidos', el sistema agrupará los detalles según su código y descripción, sin importar el precio. Esto permitirá la acumulación de los importes y cantidades correspondientes, asignando como PVP el precio medio.
PASO-2: Filtros de datos
En esta sección, los usuarios tienen la posibilidad de definir un período de tiempo concreto, así como seleccionar clientes y proyectos específicos, para filtrar los albaranes de venta que desean convertir en facturas.
PASO-3 Selección del cliente
Durante este paso, se muestra un informe que agrupa a los clientes según su divisa y método de pago, de entre aquellos que se encuentran en los albaranes de venta pendientes de facturar dentro de los rangos especificados. El usuario debe seleccionar el cliente de la lista por el cual desea crear la factura agrupada. (Solo se puede seleccionar uno)
PASO-4: Selección de los albaranes
En esta etapa, el sistema muestra la lista de albaranes pendientes de facturar para el cliente seleccionado previamente.
- Selección automática: Por defecto, todos los albaranes aparecen marcados para incluirse en la factura.
- Opción de exclusión: El usuario puede desmarcar cualquier albarán que no quiera incluir en la factura antes de continuar.
Información mostrada en la lista
La lista de albaranes contiene las siguientes columnas:
- Número de albarán – Identificador único del albarán.
- Fecha – Fecha de emisión del albarán.
- Período – Lapso de tiempo fiscal al que pertenece el albarán.
- Nombre de la obra – Proyecto o servicio al que corresponde el albarán.
- Total del albarán (sin impuestos) – Importe neto de la operación.
Esta información es útil porque permite al usuario:
- Agrupar albaranes por obra o proyecto al generar la factura.
- Incluir solo los albaranes deseados, ajustando la factura según sus necesidades.
Sobre el período y la fecha de operación
El período indica el lapso durante el cual la empresa debe declarar y pagar los impuestos asociados a las operaciones de esos albaranes.
- Puede ser mensual (para empresas con alto volumen de operaciones).
- O trimestral (para pequeñas empresas o autónomos).
Es importante que la factura se declare dentro del período correspondiente a sus albaranes , ya que este determina la fecha de operación a efectos fiscales.
La fecha de expedición de la factura sirve solo para la contabilización, pero no define el período de liquidación del impuesto .
Advertencia del sistema: Si se seleccionan albaranes de distintos períodos, el sistema mostrará una advertencia, aunque permitirá continuar con la creación de la factura bajo responsabilidad del usuario.
PASO-5: Creación de la factura
Este constituye el último paso del asistente, en el cual se realizan los cálculos y agrupaciones necesarios, los cuales se presentarán en la interfaz. En este punto, la factura aún no está confirmada, lo que permite realizar cambios en los vencimientos, agregar cargos o aplicar retenciones según sea necesario.
El sistema agrupa los albaranes, incluso si los detalles de cada uno de ellos están vinculados a obras o proyectos diferentes. Durante el proceso de creación de facturas, la asignación de la obra se lleva a cabo de manera lineal.
Además, el proceso de creación calcula la retención fiscal para aquellos clientes que tengan completado el campo "Datos financieros" -> "Retención fiscal".
Una vez completado este proceso, es necesario pulsar el botón correspondiente para crear la factura de manera efectiva, asignándole un número consecutivo en función de la serie indicada.
Una vez creada la factura, esta puede ser cobrada, aparecer en la liquidación del IVA repercutido o ser emitida por impresora, al igual que cualquier otra factura.