Enviar documentos de venta
Envío de documentos
Generar facturas y enviarlas por correo electrónico ofrece múltiples beneficios.
En primer lugar, asegura cumplimiento legal y fiscal , ya que la firma digital garantiza la autenticidad e integridad del documento, evitando fraudes o modificaciones. Esto también genera confianza en el receptor, quien puede verificar que la factura realmente proviene de su empresa.
Por otro lado, el envío automático por correo electrónico elimina la necesidad de imprimir, escanear o entregar físicamente las facturas, lo que ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores. Además, el formato de eFactura permite que el documento se integre de manera directa con los sistemas contables del cliente, facilitando la gestión administrativa y contable.
Procedimiento para generar y enviar el documento
PASO-1 (Opciones)
Para crear y enviar documentos de venta, haga clic en el botón ‘Enviar’ en la barra de herramientas del formulario de documentos de venta. Esta opción permite enviar un solo documento y abre un asistente que guía la generación y envío según el tipo de documento.
Para enviar varios documentos a la vez , selecciónelos desde la lista de consulta de documentos y haga clic en ‘Enviar’ en la barra de herramientas. La diferencia es que este método permite el envío masivo.
En ambos casos, el asistente se adapta al tipo de documento, que puede ser factura o albarán .
Para un albarán, aparecerá la opción ‘Firmar ficheros con certificado digital’ . Para una factura, se mostrarán varios campos adicionales para configurar su generación y envío.
Generar FacturaE
- La FacturaE es un formato estándar de factura electrónica usado en España, basado en XML, que permite emitir y recibir facturas de manera estructurada .
- Al seleccionar esta opción, el sistema generará el archivo XML correspondiente , asegurando:
- Legibilidad : los datos son claros y comprensibles.
- Autenticidad del emisor : el receptor puede verificar que la factura proviene realmente de su empresa.
- Integridad del contenido : el documento no ha sido alterado después de su creación.
- Este formato está pensado para que el cliente pueda integrar automáticamente la factura en su sistema contable o ERP.
Documento PDF
Al seleccionar esta opción, el sistema genera una versión PDF de la factura.
A diferencia de la FacturaE, el PDF no está estructurado para integrarse automáticamente en sistemas contables.
Su objetivo es que el documento pueda ser leído fácilmente por cualquier persona , de manera similar a una factura en papel.
El PDF complementa a la FacturaE; el sistema puede generar uno u ambos formatos en el mismo envío.
Firmar ficheros con certificado digital
Al activar esta opción, los documentos seleccionados (FacturaE y/o PDF) serán firmados digitalmente , lo que aporta ventajas legales, técnicas y de seguridad:
1. Autenticidad del emisor
- La firma digital identifica quién emitió la factura.
- El receptor puede verificar que la factura proviene realmente de su empresa, evitando fraudes o suplantaciones.
2. Integridad del documento
- La firma garantiza que el contenido no ha sido modificado después de su creación.
- Si alguien altera el documento, la firma deja de ser válida y el receptor es alertado.
3. Validez legal y fiscal
Una factura firmada digitalmente tiene valor legal y fiscal .
Esto aplica tanto a la FacturaE (XML) como al PDF, siempre que se exija firma electrónica.
Opciones de firma:
- Certificado digital propio : si tiene un certificado instalado en su equipo, puede firmar directamente los documentos.
- Software especializado : herramientas como AutoFirma de la Agencia Tributaria permiten firmar los documentos.
- Firma de terceros : consiste en que otra persona, empresa o entidad firme digitalmente el documento. Esto delegar la autenticación y seguridad , pero no elimina la responsabilidad del emisor .
Una vez seleccionados los atributos oportunos, deberá clicar en el botón ‘Siguiente’ para continuar.
PASO-2 (Generar y vincular)
En el segundo paso del asistente, “Generar y vincular” , se crearán los documentos definidos en el primer paso. Si ha activado la opción “Utilizar certificado integrado para firmar documentos” , los documentos se firmarán automáticamente con el certificado de terceros de Programación Integral, S.A. , delegando así la firma digital. Si no desea esta delegación, no marque la opción y firme los documentos por sus propios medios.
Todos los documentos se vincularán al registro correspondiente y podrán consultarse posteriormente desde “Documentos adjuntos” . Al finalizar, el sistema mostrará el número de documentos generados y los botones Anterior y Siguiente para navegar entre los pasos del asistente.
PASO-3 (Datos adicionales)
Cuando envía una factura electrónica, puede personalizar el correo que recibe el destinatario: asunto, cuerpo del mensaje y firma . Esto le permite incluir la información que considere relevante.
Si usted tiene rol de Administrador , puede predeterminar este texto para que se use siempre: vaya a Configuración → Informes , localice el formato ‘Factura’ y, en la parte inferior, escriba el texto que desee para las tres secciones.
Puede combinar texto fijo (que siempre será igual) con variables , que el sistema sustituirá automáticamente por datos de la factura, como la referencia o la fecha. Por ejemplo, si incluye la variable Referencia, ésta se reemplazará por el número de la factura al enviar el correo.
Tenga en cuenta que las variables deben coincidir exactamente con los nombres de los campos de la cabecera del documento y que el reemplazo se realiza según el idioma de la interfaz. Si define variables en español, solo funcionarán en ese idioma.
PASO-4 (Enviar)
En este paso, se enviarán por correo electrónico los documentos que se han generado según las preferencias indicadas en los pasos anteriores.
- El asunto , el cuerpo y la firma del correo se ajustarán a lo que usted definió en el paso 3 (Datos adicionales) .
- El correo incluirá como adjuntos todos los documentos generados , que pueden ser:
- XML del formato FacturaE
- PDF, según lo que se indicó en el primer paso del asistente .
Tenga en cuenta que el correo se enviará a la dirección que figura en el documento de venta, en el apartado Contacto → Correo electrónico , que originalmente se obtuvo de la ficha del cliente cuando se registró.
INFO
El envío de correos electrónicos es realizado utilizando servicios de envío de email. Programación Integral, S.A. podrá repercutir gastos por este servicio, si se rebasan los 100 correos mensuales incluidos en la suscripción.