Trabajos realizados y materiales instalados
Este asistente permite la conversión de los registros de tareas y materiales introducidos por los operarios durante la ejecución de sus actividades en documentos de venta . Estos documentos pueden ser facturables o no facturables , según la información registrada en el parte de trabajo , donde se indica si son susceptibles de facturación. En función de esta condición, se generará el tipo de documento correspondiente, o incluso ambos.
Como es conocido, la aplicación ofrece dos métodos para registrar los trabajos ejecutados y materiales instalados. Estos datos pueden introducirse a través de partes de trabajo o mediante el registro de las acciones realizadas por el empleado . En todos los casos, los registros están asociados a un cliente. No obstante, en otras situaciones, estos registros también pueden estar vinculados a un proyecto, presupuesto, orden de trabajo o incluso a varios de estos elementos simultáneamente.
La anotación, dependerá del enfoque adoptado por su organización para gestionar el registro de trabajos y materiales instalados. Puede apoyarse en modelos basados en presupuestos aprobados ( requiere n.º de presupuesto ), en avance de la obra ( requiere identificación de la obra ), en modelo de reparación y averías ( requiere Orden de Trabajo ), o incluso un método híbrido que combine criterios de varios de los enfoques mencionados ( el registro puede estar vinculado a un presupuesto, a una obra y a una OT a la vez )
Para convertir las órdenes de trabajo, es necesario que estas se encuentren en estado ' cerrada ' y Pendiente de conversión . Esto asegura que los operarios hayan ejecutado y registrado todas las tareas asignadas. En este proceso, el asistente gestionará de manera separada los trabajos y materiales relacionados con la orden, diferenciándolos de aquellos que, aunque estén fuera de la orden, puedan estar asociados al mismo cliente o proyecto.
A los partes de trabajo y los registros de materiales instalados se les aplicará, en su caso, la política de descuentos correspondiente para valorar los materiales y calcular los importes. Estos valores se utilizan en el seguimiento del presupuesto y los costos de la obra, así como en la facturación al cliente. Sin embargo, la conversión de estos datos en un documento de venta, necesaria para la facturación, puede generar duplicidad de información. Para evitarlo, el sistema identifica y marca los registros correspondientes, garantizando que no se contabilicen repetidamente en los informes de análisis de datos.
¿Como ejecutar el asistente?
Acceda al asistente ‘ Trabajos realizados y materiales instalados ’ situado en la lista de creadores del documento de venta.
En el primer paso del asistente denominado ‘Parámetros de selección’ deberá indicar los criterios de selección de los trabajos y materiales instalados que se dispone a convertir. Algunos de los valores se pueden predeterminar en la configuración de la empresa, como por ejemplo el cómo considerar materiales o trabajos ( asignados, instalados o consolidados ).
Recuerde que los registros vinculados a una Orden de trabajo , se procesan por separado una vez cerradas, por lo que no se pueden combinar con registros de tareas y materiales sin orden asignada. En este primer paso, se encontrará con los siguientes datos:
Paso-1: Parámetros de selección
En este paso, deberá indicar los criterios de selección de los trabajos y materiales instalados. Recuerde que las órdenes de trabajo se procesan por separado una vez cerradas, por lo que no se pueden combinar con registros de tareas y materiales sin orden asignada.
Fecha y hora: Deberá indicar obligatoriamente la fecha y hora que desea asignar al/los documentos de venta que se dispone a crear.
Considerar materiales: Permite los valores { Asignados, Instalados y Consolidados }
Orden de trabajo: Es un dato opcional; sin embargo, si se indica, el sistema solo afectará a la orden de trabajo especificada. Esta orden debe estar cerrada y pendiente de conversión .
En este caso, el objetivo es generar un único documento de venta por orden, o un máximo de dos si incluye materiales no facturables.
Cliente: Cuando se utiliza sin haber indicado Orden de trabajo , permite la selección de cualquier trabajo registrado que no está vinculado a una orden de trabajo.
Proyecto: Similar al cliente, aunque aplicado a la obra/proyecto .
Paso-2: Selección de elementos
Se presenta una serie de pastillas, cada una de las cuales contiene información sobre el cliente, la orden de trabajo, el número de referencias de materiales y el tiempo total asignado e invertido para la ejecución de los trabajos.
Debe marcar la casilla correspondiente a la información de su interés para proceder con la conversión a documento de venta.
Paso-3: Parámetros de generación
Según la existencia de datos facturables y/o no facturables, será necesario especificar el tipo y la clasificación de cada uno. Esta información es indispensable para generar los documentos de venta correspondientes.
- Producto tiempo por defecto: Es el código de producto que se empleará para transferir los registros de tiempo al documento de venta. Se usará específicamente en casos donde el empleado no tenga un código de producto asignado.
- Considerar trabajos: Permite los valores { Asignados, Instalados y Consolidados }
- Tipo doc. facturable : valores admitidos { Factura, albarán }
Según se indique, se procederá a la creación de una factura o un albarán. En este documento, solamente constarán los valores marcados como facturables, tanto materiales como mano de obra.
- Clasificación documento facturable: Deberá indicar la clasificación que desea asignar al documento. Observe que el sistema solamente le permite la selección de una clasificación acorde con el tipo de documento facturable escogido anteriormente.
Paso-4: Generación doc. No facturable
Clasificación documento no facturable: Debe indicar la clasificación que desea asignar al documento no facturable.
Tenga en cuenta que el sistema solo le llevará a este paso si, en los partes y materiales seleccionados, existe alguno marcado como no facturable. De lo contrario, saltará directamente al último paso.
Al completar este paso y avanzar al siguiente, se creará un documento de venta no facturable con los materiales asociados, lo que permitirá convertir igualmente los registros de costes.
Paso-5: Generación doc. Facturable
En este último paso, se generará el documento facturable correspondiente, el cual podrá ser modificado manualmente. Posteriormente, deberá guardarlo para que se consolide en el sistema.
Si por alguna razón no se completa este último paso del asistente ( por ejemplo, si cancela el proceso o cierra el navegador ), deberá reiniciar el proceso. No obstante, dado que el documento no facturable ya ha sido creado, solo podrá generar el documento facturable para completar la transacción interrumpida.
¿En qué se diferencian los materiales o tiempos necesarios, instalados y consolidados?
- Asignados : Los materiales y tiempos asignados, son los indicados en la Orden de trabajo. Si escoge esta opción, se trasladarán al documento exactamente los productos y cantidades indicados.
- Instalados : Se descartarán los tiempos y productos indicados en la OT, y se trasladarán al documento de venta únicamente las referencias y cantidades que el sistema ha encontrado en el registro de partes de trabajo y materiales instalados.
- Consolidados : Esta opción, es una combinación de los materiales y tiempos necesarios y los instalados, aunque siempre se asignará la cantidad mayor encontrada. Como ejemplo, si un producto Necesita 5 unidades, pero se registran 6 unidades, se tomarán las 6 porque es la mayor.
Preguntas y respuestas
¿Qué permite hacer el asistente descrito en el texto?
El asistente permite convertir los registros de tareas y materiales introducidos por los operarios en documentos de venta, que pueden ser facturables o no facturables, dependiendo de la información registrada en el parte de trabajo.
¿Cuáles son los dos métodos para registrar trabajos y materiales instalados?
Los dos métodos son: mediante partes de trabajo o mediante el registro de las acciones realizadas por el empleado.
¿Qué se debe hacer para convertir una orden de trabajo en un documento de venta?
Para convertir una orden de trabajo, esta debe estar en estado "cerrada" y "Pendiente de conversión" para asegurar que los operarios hayan registrado todas las tareas asignadas.
¿Cómo se gestionan los trabajos y materiales relacionados con una orden en el proceso de conversión?
Los trabajos y materiales de la orden se gestionan por separado, diferenciándolos de aquellos que, aunque estén asociados al mismo cliente o proyecto, no forman parte de la orden.
¿Cómo se asignan los descuentos a los partes de trabajo y materiales instalados?
Respuesta: Se aplicará la política de descuentos correspondiente para valorar los materiales y calcular los importes, que se utilizan en el seguimiento del presupuesto y los costos de la obra.
¿Cómo se ejecuta el asistente para convertir registros en documentos de venta?
Se accede al asistente ‘Trabajos realizados y materiales instalados’ en la lista de creadores del documento de venta y se siguen varios pasos para seleccionar los parámetros y elementos adecuados.
¿Qué ocurre si se seleccionan materiales o trabajos sin una orden de trabajo asignada?
Si no se indica una orden de trabajo, el sistema permite seleccionar trabajos registrados que no están vinculados a ninguna orden de trabajo.
¿Qué diferencia hay entre materiales "¿Asignados”, “Instalados” y “Consolidados”?
- Asignados : Son los materiales y tiempos indicados en la Orden de trabajo.
- Instalados : Son los materiales y tiempos encontrados en el registro de partes de trabajo y materiales instalados, sin tener en cuenta lo que estaba en la Orden de trabajo.
- Consolidados : Es una combinación de materiales y tiempos asignados e instalados, tomando siempre la cantidad mayor registrada.
¿Qué ocurre en el paso de "Generación doc. Facturable" del asistente?
En este paso se genera el documento facturable correspondiente, el cual puede ser modificado manualmente. Después de completarlo, debe guardarse para que se consolide en el sistema. Si el proceso se interrumpe, solo se podrá generar el documento facturable después de haber creado el documento no facturable.