Generar detalles
Transformación de trabajos en conceptos facturables.
En la sección de trabajos del documento de venta, se pueden encontrar los registros de los trabajos realizados por los distintos empleados involucrados en las tareas. Cada registro detalla la tarea realizada, la fecha de ejecución, la cantidad de tiempo invertida, la persona encargada, así como otros detalles relevantes sobre el proyecto al que pertenecen o la orden de trabajo correspondiente, en caso de aplicar, y si deben ser tomados en cuenta en la elaboración del albarán o factura de venta.
Este sistema permite integrar en un mismo documento información sobre trabajos realizados y materiales instalados. Es importante destacar que la naturaleza de esta información difiere; por un lado, los materiales instalados se refieren a productos identificados y directamente facturables. Por otro lado, la información sobre los trabajos se considera interna y se utiliza dentro de la empresa para la gestión de costos.
Por lo tanto, antes de exponer estos datos al cliente y proceder a la facturación, es necesario refinar esta información para presentarla de manera apropiada.
Con este propósito, se ha desarrollado la acción 'Generar detalles', que se encuentra disponible en la barra de herramientas del apartado de trabajos dentro del documento de venta. Al hacer clic en este botón, se accede a un asistente cuyo objetivo es convertir la información interna en una presentación externa que pueda ser compartida con el cliente. Queda claro, por tanto, que este proceso debe ser ejecutado explícitamente por el usuario para que tenga efecto.
El proceso de refinamiento de los datos, transforma los partes de trabajo, en detalles de trabajos facturables, según los criterios de transferencia indicados en el asistente. A continuación, se describen los datos y pasos requeridos para realizar la transformación y traslación.
Cuando existen trabajos que ya se han convertido en detalles facturables, y se añaden nuevos, el sistema detecta los cambios y pregunta al usuario si desea actualizarlos automáticamente, evitando tener que recordarlo y hacerlo manualmente.
PASO -1: Selección del método de traslado
- Producto tiempo por defecto:
Los detalles de venta se asignarán utilizando alguna de las siguientes modalidades: Ninguna, Importe total o Fecha. En caso de que no se especifique, los trabajos correspondientes de cada modalidad, se asignarán sin asociarles un código de producto.
Acumulación de trabajos por: Permite las siguientes opciones:
Ninguno: No se realiza ninguna transformación. Se generarán tantos detalles de trabajos como partes existan.
Importe total: Creará un detalle, con descripción ‘Importe total’, con el Importe total y cantidad (o tiempo invertido), con los importes y tiempos acumulados de todos los partes encontrados.
Empleado: Se generará un desglose individual para cada empleado, sumando todos los importes y tiempos asociados. Es importante tener en cuenta que un mismo empleado puede haber registrado múltiples tareas en los informes.
Fecha: Los trabajos se organizarán por fecha, generando un desglose individual para cada día. Es importante tener en cuenta que en un mismo día puede haber varios registros de trabajo, incluso realizados por empleados diferentes.
Producto: Los trabajos se agruparán según el código de producto asignado a cada empleado en su ficha.
Este sistema es altamente flexible, ya que permite planificar a nivel de empleado cómo se desean organizar los datos. Por ejemplo, podría ser útil crear un código de producto para la mano de obra de Oficial de Primera y otro para los Ayudantes. Al asignar el código correspondiente a cada empleado, podemos agruparlos por categorías y utilizar este criterio para acumular y transferir la información al documento de venta.
- Descripción de los trabajos realizados:
Al crear el documento de venta, se asigna automáticamente la descripción establecida en la configuración de la empresa en el campo ’Descripción de la instalación’ dentro del grupo de datos "Trabajos". Este texto, lo utiliza el sistema para asignar la descripción del trabajo realizado, la cual se creará en los detalles de venta y englobará al resto de detalles acumulados de trabajos.
- Agrupar trabajos por centro de trabajo
Las agrupaciones permitidas según el campo 'Acumulación de trabajos por' se llevan a cabo dentro de cada centro de trabajo implicado. Es importante recordar que cada empleado está asignado a un centro de trabajo.
PASO - 2: Confirmación de detalles
En esta sección puede ver una previsualización de como se van a crear los detalles según el método seleccionado. Puede regresar al paso anterior y probar otras opciones o confirmar y crear los detalles.
PASO - 3: Creación de detalles
Se confirma la transformación de trabajos y traslado al documento de venta.
Una vez que se ha creado el documento, acceda a los detalles del documento de venta, para comprobar como se trasladaron exactamente los datos. Vea que se ha creado un artículo agrupado, de tipo “Trabajo realizado”, cuya denominación coincide con la indicada en el campo “Descripción de los trabajos realizados”, que aparecía en el primer paso del asistente.
La composición de este producto, recoge tantos detalles, como agrupaciones se hayan producido según la información disponible y el método de acumulación seleccionado.
Este proceso se puede ejecutar tantas veces como sea preciso. El sistema se encargará de modificar los detalles creados en procesos anteriores, para ajustarlos a la situación actual.