Se compensa un anticipo
La compensación de un anticipo es el proceso de ajustar el importe de una factura o de una operación contable cuando se ha recibido o se ha hecho un pago por adelantado. La compensación de un anticipo sirve para reflejar el saldo real de la deuda o del crédito, y para evitar duplicidades o errores en el registro.
Por ejemplo, si una empresa vende un producto por 1.000 euros y recibe un anticipo del 30% (300 euros) antes de entregarlo, deberá emitir una factura de anticipo por ese importe. Cuando entregue el producto, deberá emitir una factura definitiva por los 1.000 euros, pero descontando el anticipo ya pagado. Por lo tanto, la factura definitiva será de 700 euros, y la compensación del anticipo será de 300 euros.
Para compensar un anticipo, expida por el procedimiento habitual, la factura definitiva. Seguidamente, abra la factura, y acceda a su apartado Datos de facturación Acceda a la parte final de los datos de este apartado. Concretamente donde aparece el grupo de datos denominado Anticipo. Para indicar la factura del anticipo, debe desplegar la lista que corresponde a ese dato. En la lista, solo verá las facturas del mismo cliente que tiene la factura actual, y que tienen marcado el atributo Anticipo. Esto le facilitará la selección de la factura correcta. Después de encontrar la factura, debe seleccionarla. Al hacerlo, se creará automáticamente una Condición en la factura actual, llamada “Anticipo”, por el valor que se pagó por adelantado. Este valor se restará de la factura actual, porque ya se cobró anteriormente.
Realizar esta operación, tiene dos consecuencias.
Al expedir la factura, podremos observar que, en su pie, aparece referencia a la factura que se expidió en su momento en concepto de anticipo. Aparece su número y fecha de expedición. También aparece el importe anticipado, que restará del total factura. Si tiene el módulo de contabilidad activado, se generará un apunte contable diferente al habitual en una venta. Esto se debe a que, al hacer la compensación, debe cancelar la cuenta 438 (Anticipos de clientes) con la cuenta de ingresos correspondiente (cuenta del grupo 7).
Contablemente, la factura quedará registrada del siguiente modo:
430 D Cliente // Total factura actual
438 D Anticipo a clientes // Base imponible de la factura del Anticipo.
700 H Cuenta de Ingresos // Cuentas de ingresos de la factura final efectiva.
477 H IVA Repercutido // Iva de la factura final efectiva.