Exportación de datos

Introducción

La exportación de datos, ofrece la flexibilidad de trasladar la información desde cualquier apartado del sistema a una hoja de cálculo Excel, facilitando su análisis y compartición.

Como es conocido, las hojas de cálculo de Excel ofrecen una extensa variedad de herramientas que permiten analizar datos, realizar cálculos avanzados y crear gráficos visuales de manera eficiente. La exportación a este formato no solo facilita el análisis detallado de los datos, sino que también garantiza su accesibilidad para usuarios que operan en diversos entornos informáticos, ya que Excel es compatible con una amplia gama de sistemas operativos.

Para exportar los datos de un apartado, ingrese a la sección deseada y utilice los filtros adaptativos para establecer los criterios de filtrado. Es importante destacar que no es necesario exportar todos los datos, ya que puede aplicar filtros específicos para obtener un subconjunto más reducido.

Supongamos que desea exportar datos de clientes y le interesa únicamente aquellos cuya provincia sea SEVILLA y cuyo estado sea Activo. En esta situación, los filtros adaptativos le ofrecerán la capacidad de especificar de manera sencilla esta condición de filtro, permitiéndole obtener la información precisa que busca.

Para exportar datos, haga lo siguiente:

• Acceda al apartado desde el cual desea exportar datos (por ejemplo, Clientes)
• En el primer paso del asistente, seleccione la opción denominada Exportar, situada en el menú Más.
• Especifique el nombre que desea asignar al archivo que se generará con los datos. Si lo prefiere, puede utilizar el nombre predeterminado establecido por el sistema
• Seleccione el tipo de exportación que prefiera realizar. Tenga en cuenta que se admiten dos tipos: Excel plano y Excel con detalles.
• En el segundo paso del asistente, Indique que orígenes de datos secundarios, desea exportar junto con el origen principal. Como ejemplo, el origen principal de Clientes, cuenta con los orígenes secundarios Contactos y Direcciones, es decir, un cliente puede contener varios contactos y/o direcciones. En el tipo de exportación plana, puede seleccionar uno, varios o todos. Sin embargo, solamente puede seleccionar un origen secundario en la exportación Excel con detalles.

Finalmente, en el paso tres se procederá a la creación del archivo con los datos correspondientes.

RELACIONES EXTERNAS

En el ámbito de las bases de datos, se establece una relación externa cuando dos tablas o conjuntos de datos están interconectados, pero se encuentran en bases de datos separadas o en sistemas distintos.

Para ilustrarlo, consideremos el dato del código postal en el origen de datos de clientes. Por ejemplo, el código postal 41001 se relaciona con la ciudad de SEVILLA. En este caso, la relación del código postal 41001 implica una conexión externa con la tabla de Poblaciones, la cual contiene la información correspondiente a SEVILLA. En otros casos, la relación la puede determinar un simple número consecutivo sin valor por sí mismo.

Con el objetivo de simplificar la comprensión, al exportar los datos, el sistema reemplaza el identificador de la relación por su valor correspondiente. Por ejemplo, al examinar el archivo resultante de una exportación de clientes, descubrirá una columna que indica la divisa del cliente (por ejemplo: EUR) en lugar de su identificador (un número que por sí solo, no significa nada). Este mismo principio se aplica a otros datos, como el tipo de impuesto, condición o método de pago, ya que también están vinculados a datos con relaciones externas.

DATOS EXTENDIDOS

Los datos extendidos constituyen un tipo especial de origen de datos vinculado al origen principal. A diferencia de los secundarios, los extendidos pueden ser definidos libremente por el usuario.

Este origen puede ser seleccionado tanto en una exportación plana como en una exportación con detalles. En consecuencia, incluso durante una exportación detallada, los datos extendidos pueden coexistir de manera fluida. Similar al resto de los datos, la información extendida se organiza en columnas y se ubica en la parte más derecha de los datos.

EXCEL PLANO

En este formato de exportación, cada dato del origen principal se coloca en una columna individual dentro del archivo. Estas columnas se disponen en el lado derecho, aproximadamente en el mismo orden que aparecen en el mantenimiento, y se leen de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. En esta modalidad, cada fila, representa un único registro.

Este formato suele ser más adecuado en situaciones donde el propósito de la exportación es proporcionar datos a otra aplicación, importándolos a través de algún proceso específico de ingesta de datos.

EXCEL CON DETALLES

En este formato, el origen principal de datos, se puede combinar con uno de los orígenes secundarios y opcionalmente con el origen de datos extendido. Se diferencia del formato plano en qué en este caso, las filas se repiten tantas veces como registros existen en el origen secundario.

Por ejemplo, al exportar el origen de clientes y combinarlo con el origen de direcciones, se generarán múltiples filas para cada registro principal (o cliente), reflejando cada una de sus direcciones. Al aplicar este enfoque a otros orígenes de datos como documentos de venta, compras, entre otros, obtenemos un formato más propicio para realizar análisis avanzados, aprovechando las capacidades de las hojas de cálculo.

Tanto en el Excel plano como en el Excel con detalles, cada celda de la primera fila identifica la naturaleza de los datos, mientras que a partir de la segunda fila se encuentran los datos propiamente dichos.