¿Qué es un contador?

Un contador es un número consecutivo que se asigna automáticamente a determinados registros de la aplicación (como clientes, facturas o presupuestos ) para identificarlos de forma única.

Estos contadores suelen combinarse con series y, en algunos casos, con fechas (por ejemplo, el año ) para facilitar una numeración ordenada y significativa.

Por defecto, la mayoría de los apartados que requieren un contador ya lo traen preconfigurado , por lo que normalmente no es necesario modificar nada. No obstante, si se desea, es posible ajustar los contadores existentes o crear nuevos en elementos donde no los haya.

Es importante tener en cuenta que la configuración de contadores es una tarea técnica y sensible , que debe ser realizada exclusivamente por el administrador del sistema, con pleno conocimiento de su funcionamiento.

Una configuración incorrecta podría provocar comportamientos indeseados en la aplicación.

¿Por qué es importante?

El sistema de contadores permite gestionar la numeración de los registros de forma centralizada , garantizando que cada documento tenga un identificador único, ordenado y sin duplicados. Esto evita que el usuario tenga que preocuparse por buscar manualmente un número disponible al crear nuevos registros.

Su configuración se realiza desde el área de Ajustes o Configuración, y habitualmente la gestiona un administrador del sistema.

Cómo crear un contador paso a paso:

Ir a Configuración > Contadores y Hacer clic en el botón ‘+’ para crear uno nuevo.

• Referencia (automática) : El sistema genera un identificador único interno para ese contador.
• Nombre : Ponerle un nombre claro y descriptivo (ej. “Contador Facturas 2025”).
• Elemento : Indica a qué parte del sistema se aplica (clientes, presupuestos, ventas, etc. ). ⚠️ Puede crear varios contadores para un mismo elemento si lo necesitas.
• Tipo de elemento (solo si aplica): Por ejemplo, en "Documentos de venta" tiene tipos Factura y Albarán . Cada tipo puede tener su propio contador.
• Subtipo : Si has elegido un elemento con tipos, selecciona aquí cuál se usará.
• Serie : Es un prefijo (alfanumérico ) que se añade al número del contador, por ejemplo: “2025-”, “F-” ...
• Clave del contador : Define el patrón de numeración (no puede repetirse entre contadores ). Este patrón combina el número con la serie y, si aplica, con el periodo (año, mes...).
• Reinicio del contador : Elige si el contador se reinicia periódicamente (anual, mensual, trimestral...). Por ejemplo, en facturas, es común que empiece en 1 cada nuevo año.
• Valor inicial (opcional) : Puede indicar un número inicial distinto de 1 si lo necesitas.
• Contador automático : Actívelo para que el sistema lo use. Si no está activado, no se aplicará.
• Buscar huecos (opcional) : Si lo marca, el sistema reutilizará números no usados (por ejemplo, si eliminaste un registro anterior).

Ejemplo práctico

Si quiere numerar facturas de 2025, podrías configurar:

Nombre : Facturas 2025

Elemento : Documentos de venta

Tipo : Factura

Serie : F-2025

Reinicio : Anual

Clave del contador : F-YYYY-[número]

Valor inicial : 1

Esto generaría facturas como: F-2025-0001, F-2025-0002, etc.

Uso de varios contadores para un mismo elemento

Uso de varios contadores asignados para un mismo elemento En los casos en que un mismo elemento (como presupuestos, ventas o compras) tenga varios contadores configurados , el sistema, por defecto , utilizará el primer contador definido , salvo que se indique otra preferencia.

Clasificaciones

Muchos elementos de la aplicación incluyen un campo de clasificación , como es el caso de presupuestos o documentos de venta. Este campo permite asociar un contador específico a cada tipo de clasificación.

Para configurarlo:

• Vaya a Configuración > Clasificaciones .
• Seleccione la clasificación correspondiente.
• Verá un campo para asignar el contador que deseas usar con esa clasificación concreta.

Esto permite, por ejemplo, que los presupuestos comerciales y los presupuestos internos tengan numeraciones distintas.

Preferencias de empresa y de usuario

Las preferencias de contador también se pueden ajustar desde el menú ‘Más’ de cada módulo (presupuestos, ventas, compras, etc. ).

Por empresa:

Permiten definir un contador predeterminado para todos los usuarios de una empresa, en ese apartado específico.

Por usuario y empresa:

Permiten asignar un contador distinto a un usuario concreto, dentro de una empresa.

Prioridad :

Si se definen ambos tipos de preferencias, prevalece la configuración por usuario y empresa , ya que es más específica.

Preguntas y respuestas

¿Qué es un contador en una aplicación? Un contador es un número consecutivo asignado automáticamente a ciertos registros para identificarlos de forma única, como clientes, facturas o presupuestos.

¿Con qué elementos se suelen combinar los contadores para facilitar la numeración? Se suelen combinar con series y, en algunos casos, con fechas, como el año.

¿Quién debe encargarse de configurar los contadores y por qué? La configuración debe ser realizada exclusivamente por el administrador del sistema, porque es una tarea técnica y sensible que, si se hace mal, puede causar problemas en la aplicación.

¿Cuál es la importancia de usar un sistema de contadores? Permite gestionar la numeración de los registros de forma centralizada, garantizando identificadores únicos, ordenados y sin duplicados, evitando que el usuario tenga que buscar números manualmente.

¿Dónde se configura un contador en la aplicación? Se configura en el área de Ajustes o Configuración, normalmente gestionada por el administrador del sistema.

Menciona tres campos que se deben completar al crear un nuevo contador. Nombre (descriptivo), Elemento (a qué parte del sistema aplica) y Serie (prefijo alfanumérico que se añade al número).

¿Qué significa la opción “Reinicio del contador” y cómo se utiliza? Indica si el contador se reinicia periódicamente (por ejemplo, cada año o mes), como ocurre comúnmente con las facturas que comienzan en 1 cada nuevo año.

¿Se puede tener más de un contador para un mismo elemento? Sí, es posible crear varios contadores para un mismo elemento si se necesita.

¿Qué sucede si hay varios contadores configurados para un mismo elemento? El sistema usará por defecto el primer contador definido, salvo que se indique otra preferencia.

¿Cómo se pueden asignar contadores diferentes según clasificaciones dentro de un mismo elemento? Se asignan desde Configuración > Clasificaciones, donde se puede seleccionar un contador específico para cada tipo de clasificación, permitiendo numeraciones distintas, por ejemplo, para presupuestos comerciales e internos