Archivo documental
Este sistema permite almacenar de forma segura y estable documentos generados en formato digital (como DOCX, PDF, XML, JPEG, GIF, entre otros ) en el File Storage de Azure, además de facilitar su posterior recuperación.
Los documentos se indexan junto con los registros asociados a cualquier módulo de mantenimiento de la aplicación (por ejemplo: Clientes, Proveedores, Presupuestos, Ventas, etc. ), lo que permite una localización rápida y eficiente de los archivos relacionados.
Esta funcionalidad permite un almacenamiento seguro y centralizado de documentos, manteniendo una estructura ordenada gracias a su vinculación con registros específicos (como clientes o presupuestos ) y facilitando su localización mediante indexación sin necesidad de búsquedas manuales.
Procedimiento para insertar un documento
Ubicación del botón de adjuntar:
Dirígete a la barra de herramientas del registro (es decir, la franja superior del formulario o ventana donde estás trabajando con el registro ).
Acceso a la sección de adjuntos:
Dentro de esa barra, localiza y haz clic en el botón principal identificado con un icono específico (el texto original omite el ícono exacto, pero suele ser un clip o un símbolo similar que represente "adjuntar" ).
Abrir la tira o pestaña "Adjuntos":
Al hacer clic en el botón mencionado, se desplegará o activará la tira o pestaña llamada "Adjuntos" . Esta sección es donde se gestionan los archivos vinculados al registro actual.
Adjuntar archivo:
Dentro de esa tira, haz clic en el botón "Adjuntar archivo" . Esto abrirá un cuadro de diálogo o explorador de archivos desde el cual podrás seleccionar los archivos que deseas adjuntar desde tu dispositivo.
Indicador de archivos adjuntos:
Una vez adjuntado uno o más archivos, a la derecha del botón principal (mencionado en el paso 2 ) aparecerá una indicación visual con un número . Este número representa la cantidad de archivos actualmente vinculados al registro.
Si no hay archivos adjuntos, ese indicador no se mostrará.
Si ya hay archivos adjuntos, el número reflejará la cantidad exacta.
Propiedades del elemento
Cada vez que se agrega un registro de cualquier tipo, el sistema almacena junto con la información, la persona que lo agregó, así como el instante de su creación (fecha y hora ). Si posteriormente se modifica el registro, también se almacena la fecha de última modificación.
Adjuntar a los informes del documento: Este atributo se activa únicamente cuando el documento adjunto es un archivo en formato PDF. Al marcarlo, se indica que dicho PDF debe incluirse automáticamente al final de cualquier informe generado y vinculado al apartado correspondiente.
Por ejemplo, en el sector de la climatización, puede ser útil adjuntar la ficha técnica de un aparato de aire acondicionado —proporcionada por el fabricante en formato PDF— junto con el presupuesto enviado al cliente. En ese caso, bastará con subir el archivo, marcar el atributo, y al generar el presupuesto, se obtendrá un único documento que incluirá tanto el presupuesto como la información técnica adjunta.
Documento original:
Se trata de un atributo lógico, lo que significa que solo puede tener dos estados: activado (sí) o desactivado (no). Este atributo indica si un documento adjunto es el documento original , es decir, la fuente primaria de información dentro del registro.
Un mismo registro puede contener varios documentos adjuntos (por ejemplo, facturas, fichas técnicas, manuales, etc. ). Sin embargo, solo uno de ellos puede estar marcado como original. Por eso, cuando se activa este atributo en un documento, el sistema desactiva automáticamente el atributo en cualquier otro documento del mismo registro, garantizando que solo exista un documento original por registro.
Por ejemplo, en un documento de compra se podrían adjuntar tanto la factura enviada por el proveedor como información técnica sobre los productos adquiridos. Aunque ambos documentos son relevantes, lo habitual es considerar la factura como el documento original, ya que es el que tiene validez contable y comercial.
Cuando un registro contiene un documento original, la interfaz mejora su visualización: al ampliar la sección de documentos adjuntos (la llamada “tira” ), esta se divide en dos paneles. En el panel izquierdo se muestra el contenido del registro, y en el derecho se visualiza directamente el PDF del documento original, facilitando así la consulta simultánea de ambos.
Puede acceder al apartado Propiedades del elemento situado en el menú Más, para consultar esta información.