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Documentos de compra

Ubicación: Compras ➔ description Documentos de compra

Tipos de documento​

Albarán de recepción​

Estados de un albarán de recepción

  • Borrador: Los albaranes en este estado, quedan al margen del proceso de facturación. Se trata de un estado transitorio que el usuario deberá cambiar cuando considere que el documento se ha introducido por completo.
  • Pendiente de facturar: El albarán no se ha facturado todavía, por tanto, a diferencia de cuando se encuentra en estado borrador, si se tomará en cuenta en el proceso de creación de la factura.
  • Facturado: Significa que el albarán ya fue facturado.
  • Su valor se actualiza durante el proceso de creación de registros de pagos.

Factura de compra​

Clasificaciones de facturas de compras

Por defecto, se disponen de estas clasificaciones, aunque se pueden ampliar según las necesidades:

  • Factura
  • Factura de gastos
  • Factura rectificativa
  • Factura simplificada

En todas las clasificaciones se puede habilitar el campo "Anticipo", a fin de poder recibir facturas de anticipo de compras o gastos.

Estados de una factura de compra

En una factura, los posibles estados son:

  • Pendiente de pago: Todavía no se ha registrado el pago de la factura.
  • Parcialmente pagado: Existe registro del pago parcial de la factura.
  • Pagado: Existe registro de que la factura ha sido pagada en su totalidad.

Facturas con cuenta de gasto asignada según la clasificación de gastos​

Al registrar una factura se activa automáticamente el campo opcional “Clasificación de gastos ”.

Esto significa que, si se introduce una clasificación en dicho campo, durante la contabilización se utilizará la cuenta de gasto específica asignada en la clasificación, en lugar de la cuenta que se asignaría por defecto según la familia o el producto. Esta funcionalidad mejora la precisión y personalización de la contabilidad, ya que permite adaptar el registro contable a las particularidades de cada transacción.

Es especialmente útil en escenarios donde se requiere un mayor control y flexibilidad en la asignación de gastos, facilitando el seguimiento y análisis financiero detallado de cada operación.

Tareas habituales​

Pago​

Cuando se dispone del módulo financiero, esta acción, permite agilizar el proceso de pago de una factura. Al ejecutarla, el sistema abre la tira de pagos en un nuevo espacio de trabajo asignando la mayoría de datos necesarios para dar el documento por pagado.

El sistema crea el registro asignando automáticamente el Proveedor, Fecha, Importe del pago, así como los movimientos de pago debidamente enlazados a las fracciones de la factura.

En el caso de que se haya empleado un método específico de pago talón/pagaré (o similar), se deberá informar manualmente de datos como el banco, número de efecto o vencimiento, porque son requeridos para el método en cuestión.

Crear anticipos desde un pedido​

Un anticipo a proveedor es un pago que se realiza antes de recibir los bienes o servicios contratados. Consiste en adelantar total o parcialmente una cantidad de dinero para garantizar la compra, reservar la mercancía o iniciar la producción.

Desde el punto de vista contable, este anticipo se registra como un activo —normalmente en una cuenta de “anticipos a proveedores”— hasta que se recibe la factura definitiva y se contabiliza el gasto correspondiente.

¿Por qué hacer anticipos desde un pedido?​

  • Para garantizar la reserva o producción del pedido, ya que el proveedor necesita una garantía para empezar a fabricar o reservar los materiales.
  • Adelantar parte del pago permite agilizar el proceso y minimizar riesgos de retrasos.
  • Puede ayudar a mejorar las condiciones comerciales, como obtener descuentos o prioridad.
  • Evita posibles problemas de suministro en mercados con alta demanda o productos escasos.

Cómo crear un anticipo desde un pedido de proveedor​

Acceda al asistente de creación de documentos de compra y seleccione el asistente denominado ‘Factura de anticipo de compra’.

Paso 1: Selección del proveedor

Seleccione el proveedor al que desea emitir la factura del anticipo.

Opcionalmente, puede indicar un proyecto relacionado, lo cual facilita la búsqueda si el proveedor tiene varios proyectos asociados.

Paso 2: Selección del pedido de origen

En la lista de pedidos, que se filtrará automáticamente por el proveedor seleccionado, elija el pedido de compra al que desea vincular el anticipo.

Paso 3: Datos de la factura

Aquí debe proporcionar los datos que el sistema no conoce automáticamente:

  • Fecha de la factura: Por defecto aparecerá la fecha actual, pero puede modificarse si es necesario.
  • Clasificación: Solo aparecerán las clasificaciones marcadas con el atributo “Anticipo”.
  • Condición y método de pago: Estos datos se rellenan automáticamente según la ficha del proveedor, pero pueden ser ajustados.
  • Concepto: El sistema genera un texto identificativo que incluye el número y fecha del pedido, junto con una breve descripción. Usted puede modificarlo si lo desea.
  • Importe: Indique el importe que desea facturar como anticipo. El sistema añadirá automáticamente el IVA correspondiente.

Paso 4: Creación y confirmación de la factura

Finalmente, el sistema mostrará un resumen con los datos de la factura generada. Revíselo cuidadosamente y, si todo es correcto, guarde el documento para completar la operación.

NOTA: Si accede al documento y consulta el apartado Datos de facturación, verá que la factura ha sido marcada como “Anticipo”. Recuerde que este tipo de factura debe ser compensada posteriormente con la factura definitiva, una vez se hayan recibido los productos o se haya prestado el servicio correspondiente por parte del proveedor.

Fracciones con contabilización especial​

En ciertos casos, cada fracción de una factura requiere un asiento contable individual para facilitar conciliaciones bancarias, auditorías y controles. Los principales casos de uso son dos: cuando al registrar la factura se desea reflejar una fracción ya pagada, o cuando la factura se incorpora al sistema después de haberse efectuado el pago.

En cualquiera de los dos casos indicados, podrá activar la opción ‘Personalizar’ . Al hacerlo, se habilitan los campos para asignar cuenta bancaria , cuenta contable de pago y asiento contable del pago .

Caso de uso: dejar fracción pagada​

Seleccione la cuenta bancaria donde se registrará el pago o el pago parcial de la fracción correspondiente. Es importante que, para que se genere el asiento contable adecuado, la fracción tenga asignado un estado de ‘Pagado ’ o ‘Pagado parcialmente ’. Si no se establece alguno de estos estados, no se realizará el asiento contable asociado.

Además, una vez que la fracción se paga y se registra como tal, queda excluida tanto del proceso de pago como de la previsión, ya que su pago ya está contabilizado y no requiere nuevas acciones en estos procesos.

En este caso de uso, también debe especificar la cuenta contable que corresponde al pago. Por ejemplo, podría ser una cuenta de ingresos financieros.

Caso de uso: Se registra la factura con posterioridad al pago.​

Para que no se genere el asiento de una fracción personalizada, y prevalezca el apunte contable introducido previamente, es necesario Indicar el ‘Asiento contable de pago ’.

Aunque pueda parecer extraño, es habitual que el pago se contabilice antes que la factura, especialmente cuando el registro del pago se realiza automáticamente mediante procesos de conciliación. Al ser automático, el asiento del pago suele llegar a la contabilidad antes que la factura, que debe introducirse manualmente.

Con este sistema, simplemente se vincula el apunte del pago ya existente con la factura, evitando que el sistema genere un asiento automático duplicado y manteniendo la coherencia en el flujo habitual de la aplicación.

Factura de pago anticipado (compras)​

Se utiliza cuando la empresa realiza un pago parcial o total adelantado a un proveedor, antes de recibir los bienes o servicios contratados. Esto suele hacerse para garantizar la reserva, iniciar un proyecto o asegurar la entrega.

Procedimiento para registrar una factura de anticipo

  1. Crear la factura de anticipo

    Cree un nuevo documento de tipo ‘Factura’ y, preferiblemente, utilice una serie de facturas de compra cuyo atributo ‘anticipo’ esté marcado. Si no dispone de una serie con este atributo, deberá configurar manualmente los atributos correspondientes en la factura, lo que puede ser más complejo.

  2. Diferencia entre el atributo ‘Anticipo’ y el campo ‘Factura de anticipo’

    El atributo ‘Anticipo ’ indica que la factura actual corresponde a un anticipo. El campo ‘Factura de anticipo ’ se usa en la factura final para vincularla con el anticipo previamente registrado.

  3. Registrar una factura de anticipo de forma manual

    En los detalles de la factura, añada un concepto como "Anticipo" junto con el importe correspondiente. En el apartado ‘Datos de facturación ’, marque el atributo ‘Anticipo’. Al guardar el documento, el sistema generará automáticamente el asiento contable correcto, utilizando la cuenta 407 - Anticipos a proveedores en lugar de una cuenta de gasto como la 600.

  4. Registrar la factura final

    Cree una nueva factura normal. En el campo ‘Factura de anticipo’, seleccione la factura que previamente registró como anticipo. Al guardar, el sistema realizará la compensación automática: aplicará la cuenta 600 - Compras y restará el importe anticipado registrado en la cuenta 407 - Anticipos.

Conceptos básicos​

Precio de coste del producto​

Al guardar el documento de compra, se registran los últimos precios que aplicó cada proveedor. Este precio de compra, se predetermina en la siguiente compra del mismo producto al mismo proveedor.

Cuando el coste del producto no está establecido, el sistema lo iguala al último precio de compra que se acaba de utilizar, calculando y actualizando también el margen.

Cuando la configuración de la empresa, grupo “Productos”, se indica Cálculo de costes = Según precio última compra, también se actualizará el Coste en el producto, pasando a considerar como nuevo valor el coste introducido menos el % Margen (si lo hay).

IVA Deducible​

Las cuotas de IVA deducibles, son aquellas que un profesional o empresario puede recuperar en la adquisición de servicios o bienes relacionados en exclusiva con su actividad. Según la posición de esta casilla, el sistema considerará que se trata de un IVA deducible o no.

El registro de la declaración y el informe de IVA Soportado, considera esta característica en el cálculo de las cuotas.

Los detalles de tipo “Capitulo, grupo o documento”, no permiten el uso de este atributo, por tratarse de detalles de tipo acumulativo o resumen.

Configuración​

Inversión de sujeto pasivo​

El detalle aparece marcado en aquellos casos en los que el Producto tiene marcado el atributo con este mismo nombre y además el proveedor tiene marcado el parámetro Emitir facturas con inversión de sujeto pasivo, en cuyo caso, se le aplicará el impuesto definido en la configuración de la empresa con esta finalidad (vea en configuración de la empresa, el grupo de datos Fiscalidad).

Productos con número de serie​

Cuando el documento de compra gestiona stocks y se introduce un producto compuesto con algún detalle que en su definición indica que tiene gestión del número de serie, el sistema generará tantas líneas de una unidad, como unidades indique el detalle del descompuesto. Es necesario hacerlo de esta forma, porque en el caso indicado se requiere que se informe del número de serie de cada uno de ellos. Nótese que, en un detalle, solamente se permite un número de serie.

Suplidos compra​

Un suplido de compra es un gasto que** ** un profesional o empresa paga en nombre de su cliente, pero que no forma parte de su base imponible porque no le genera beneficio ni se le aplica IV, es decir, el proveedor actúa como intermediario en el pago de un gasto que corresponde al cliente final.

Para añadir suplidos en un documento de compra, seleccione el tipo de detalle “suplido ”. Los importes correspondientes a estos detalles no se incluyen en el total base imponible de la factura , pero sí se consideran en las fracciones de vencimiento, generando un vencimiento específico para el suplido.

Supuestos de la factura recibida:​

  • Proveedor: Asesoría Legal S.L.
  • Concepto principal: Honorarios por asesoría legal → 1.000 €
  • IVA (21%): 210 €
  • Suplido: Tasa administrativa pagada por el proveedor en nombre del cliente → 150 €
  • Total factura: 1.000 € + 210 € + 150 € = 1.360 €

Apuntes contables en el libro diario del cliente:​

1.000 € 623 Honorarios profesionales (Servicios de asesoría)

210 € 472 IVA Soportado (21% IVA sobre honorarios)

150 € 440 Proveedores suplidos

A Proveedores (Total factura a Asesoría Legal S.L) 400 1.360 €

Explicación:​

  • Cuenta 623 : Gasto real por los honorarios.
  • Cuenta 472 : IVA deducible correspondiente al servicio.
  • Cuenta 440 (u otra cuenta puente similar): Se usa para reflejar que el suplido no es gasto , solo un importe que se debe al proveedor porque lo pagó en nombre del cliente.
  • Cuenta 400 : Refleja la deuda total con el proveedor.

Contabilización del pago​

1.210 € 400 Proveedores (Pago a Asesoría Legal SL )

A Bancos (Transferencia bancaria ) 572 1.210€

Regularización del suplido​

150 € 400 Proveedores

A Anticipos/Suplidos 440 150 €

Este asiento deberá ser realizado manualmente por la empresa una vez que se haya regularizado el suplido.

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