Crear factura desde Documentos digitalizados
El asistente de Documentos Digitalizados permite transformar fácilmente documentos cargados en el sistema (facturas, tickets, albaranes, etc.) en facturas de compra.
Este asistente muestra documentos del apartado Documentos pendientes de revisión del menú Compras, y permite añadirlos manualmente si se desea.
Este apartado funciona como una bandeja de control donde se almacenan los archivos que aún no han sido validados, aprobados o confirmados.
De esta manera, los empleados pueden subir sus gastos en formato digital y el departamento administrativo ya no necesita conservar los tickets en papel.
Procedimiento general
- Seleccionar el documento pendiente.
- Completar los datos básicos de facturación.
- Revisar o complementar la información detectada.
- Confirmar la creación de la factura.
Selección de documentos
Debe indicar el documento que desea procesar. Tiene dos opciones:
Selección manual: utilice la opción Seleccionar archivo o arrastre el documento al área indicada. Puede cargar facturas, albaranes o tickets en formato soportado.
Selección desde la lista: elija un documento de la lista de pendientes. Solo puede procesar uno a la vez.
El documento seleccionado aparecerá en vista preliminar en la parte derecha de la pantalla. Después pulse Siguiente.
Cuando selecciones un PDF, el sistema verificará su número de páginas. Si supera las 10, mostrará un aviso con el consumo estimado y pedirá confirmación antes de continuar. Además, solo se aceptan ficheros de un máximo de 50 MB.
Datos de facturación
En este paso deberá introducir los valores básicos de la factura:
- Fecha (por defecto, la del día actual, pero se puede modificar).
- Clasificación del documento.
- Proveedor.
- Número de factura del proveedor.
- Concepto de gasto.
Introducción de los datos
- Entrada manual : mire la vista preliminar del documento, localice los datos y transcríbalos en el formulario.
- Entrada automática con Visión Artificial (OCR + IA) : si dispone del módulo guÍA, pulse Analizar con guÍA para que el sistema extraiga automáticamente la información. Después revise y corrija los datos si es necesario.
Detalles de stock (opcional)
Si se trata de una factura o albarán de productos en stock, active la opción Desglosar detalles para que el sistema reconozca también los productos.
Si se trata de facturas de gastos generales, no active esta opción y complete manualmente los campos:
Producto
Concepto de gasto
Cuenta de gastos
Cuando todos los datos estén completos, pulse Siguiente.
Creación de la factura
El asistente mostrará un resumen de la factura generada.
En esta pantalla verá dos botones:
- Volver: regresa al paso anterior.
- Finalizar: abre la factura en modo edición.
Modificación del documento
Al pulsar Finalizar, se accede a la factura en modo edición.
En este punto:
- El documento aún no se ha guardado definitivamente, por lo que puede realizar cambios.
- Si la factura fue creada mediante la guía de inteligencia artificial (pymesoft.cloud), pueden aparecer incidencias que requieran revisión.
Gestión de incidencias
Cuando el reconocimiento automático detecta errores o dudas:
Los campos afectados se marcan con un icono de advertencia.
Al colocar el cursor sobre el icono, se abre una ventana de ayuda que muestra el problema y las posibles acciones para resolverlo.
Nota: debe resolver todas las incidencias antes de guardar la factura.
Finalización
Cuando haya revisado y corregido todos los datos:
- Compruebe que la factura es correcta.
- Guarde el documento para finalizar el proceso.