Partes de trabajo
Ubicación: Tareas ➔ Partes de trabajoLos Documentos de trabajo sirven para que un Empleado registre sus Partes de trabajo después de haberlos realizado y conociendo el tiempo invertido. A diferencia de las Acciones del empleado , que se registran antes o durante la ejecución, los Documentos de trabajo también permiten registrar trabajos de otros empleados.
Los Documentos de trabajo tienen la misma estructura y función que las Acciones del empleado , pero se diferencian en que los primeros se pueden registrar después de haber hecho el trabajo y conociendo el tiempo invertido, y también se pueden asignar a otros empleados.
A medida que las tareas se van completando y marcando como terminadas, si estas fueron planificadas dentro de una orden de trabajo, la orden se cerrará automáticamente cuando todas las tareas hayan sido finalizadas.
Al registrar el parte de trabajo, y cuando en la configuración de la empresa se habilita el atributo ‘ Solicitar la ubicación del trabajo ’, esta se registra automáticamente o, alternativamente, cada 30 minutos mientras el usuario esté conectado a la aplicación. La ubicación registrada puede consultarse a través de la opción ‘Ver ubicación’, disponible en la barra de herramientas del empleado.
Tanto los Documentos de trabajo como las Acciones del empleado se pueden facturar y seguir posteriormente. De hecho, se pueden ver ambos tipos de registros en el asistente de Creación de documentos de venta desde Trabajos realizados , o en informes como Seguimiento de proyectos , Resumen de Presupuestos o Resumen órdenes de trabajo (entre otros). En estos casos, se indica claramente el origen de cada registro
FUNCIONA DEL SIGUIENTE MODO :
Al acceder a la sección, el usuario de la sesión de trabajo se selecciona automáticamente. Sin embargo, es posible cambiarlo por otro usuario si se desea ingresar partes de trabajo correspondientes a un empleado distinto. Es importante destacar que, al seleccionar el usuario, se asignan automáticamente los valores relacionados con su precio de coste y precio de venta por hora. Si el registro de ubicación está activado, este se realizará únicamente si el usuario registra sus propios partes, en lugar de hacerlo en nombre de otro.
Tendrá que especificar la fecha y la hora en que se codificó el registro. Esto no es lo mismo que la fecha en que se realizaron los trabajos, ya que cada uno de los trabajos que describa más adelante puede haberse hecho en días diferentes.
Además, tiene la opción de asignar un cliente , orden de trabajo , proyecto por defecto o Presupuesto . En caso de hacerlo, estos datos se utilizarán como valores iniciales predeterminados para cada detalle que introduzca más adelante. Esta práctica facilitará considerablemente la introducción de información, especialmente en situaciones en las que alguno de estos datos se repita en procesos subsiguientes.
En el formulario, también tiene la opción de establecer valores predeterminados para facturable y descripción . Estos valores se utilizarán al introducir detalles posteriormente, especialmente en situaciones en las que se generen albaranes de venta facturables a partir de los trabajos realizados.
Una vez cumplimentada la cabecera del registro, deberá clicar en el botón Detalles , en el cual observará que tal y como se anunciaba anteriormente, se han predeterminado el conjunto de valores Empleado, Orden de trabajo, Proyecto, Cliente y Presupuesto, aunque los puede cambiar si se requiere.
Tarea planificada : Esta casilla solo estará disponible si se ha indicado una Orden de Trabajo . Es importante destacar que la planificación de tareas solo es posible al introducirlas a través de un registro de este tipo. Si selecciona esta casilla, se desplegará una lista de tareas asociadas a la Orden de Trabajo , ya que el sistema asume que, al marcarla, la tarea debe estar vinculada a dicha orden. Por el contrario, si la tarea no está planificada, para simplificar la entrada de datos, se presentará una lista de tareas predefinidas, de la cual podrá opcionalmente seleccionar alguna
Con cada tarea , es necesario especificar la fecha de ejecución , el tiempo empleado (duración de la instalación) y una descripción detallada de la tarea realizada. Estos datos son de suma importancia, ya que se utilizarán para generar el albarán facturable (si así se indicó en el atributo Facturable ), y para actualizar el tiempo invertido en cada tarea, lo que facilitará el análisis posterior de la eficiencia y el rendimiento.
Enfoques y modalidades en la gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, existen diversos enfoques debido a las distintas necesidades, características y objetivos específicos de cada proyecto.
La selección de un enfoque adecuado depende de varios factores, como el tipo de proyecto, su complejidad, los recursos disponibles, las capacidades del equipo, las expectativas de los interesados y las condiciones del entorno entre otras.
A continuación, se presentan algunos de los enfoques más utilizados y demandados en la gestión de proyectos.
Presupuesto aceptado
En este enfoque, la planificación y ejecución del proyecto, se basa en un presupuesto previamente aprobado . Este presupuesto define los recursos disponibles, costos estimados de cada fase o tarea del proyecto y las limitaciones económicas dentro de las cuales el equipo de proyecto debe operar.
En este enfoque, el presupuesto total es aprobado antes de iniciar el proyecto, y actúa como una guía financiera para todas las actividades. Los costos deben ajustarse a lo que ha sido aprobado, y cualquier desviación o gasto adicional debe ser justificado y aprobado antes de ser ejecutado.
Durante la ejecución del proyecto, el equipo de gestión debe asegurar que los costos reales estén dentro de los límites del presupuesto aprobado. Se realiza un seguimiento continuo de los costos y se compara el gasto real con el presupuesto aceptado para detectar desviaciones .
Este enfoque permite un control eficiente de los costos y una gestión financiera precisa. No obstante, su rigidez puede ser una desventaja, especialmente cuando surgen necesidades o cambios imprevistos. Además, en proyectos con alta incertidumbre o cambios constantes, el presupuesto puede volverse obsoleto rápidamente, lo que dificulta su adaptación a nuevas circunstancias.
Para gestionar este modelo, se partirá del Presupuesto , incorporarán Partes no facturables y se utilizará el informe Seguimiento de Presupuestos . Este informe ofrece un desglose detallado de los costos indirectos, trabajos realizados, compras y ventas vinculadas al presupuesto, junto con sus márgenes. Además, presenta las variaciones entre las ventas y el presupuesto, indicando las diferencias en porcentaje.
El presupuesto inicial, contendrá tanto las referencias de producto para los materiales como las de tipo tiempo para reflejar los trabajos . Es fundamental que antes de ser utilizados tanto en el presupuesto como en los partes de trabajo todos los productos involucrados estén adecuadamente registrados en su ficha, con el precio de venta y costo correspondientes.
En esta modalidad, se recomienda que los trabajos sean registrados mediante Partes de trabajo , aunque también puede utilizar si lo desea las Acciones del empleado . En ambos casos, deberá detallar el presupuesto y la partida correspondiente en cada registro , ya que así está diseñado el informe de Seguimiento de presupuestos.
En resumen , en esta modalidad, se generará un presupuesto y se registrarán los trabajos y materiales instalados mediante partes de trabajo, asignando el presupuesto y la partida correspondiente. Al finalizar, se emitirá un informe detallado de seguimiento de los presupuestos, para evaluar la rentabilidad del presupuesto.
Avance de la Obra
El Modelo de Avance de la obra se basa en la gestión y facturación según el progreso real de la instalación o ejecución de un proyecto. Cada obra se administra de forma independiente, con presupuestos detallados, metas específicas y tareas organizadas en fases o hitos que sirven como puntos de control para evaluar el avance físico. Este enfoque garantiza un seguimiento estructurado y preciso, alineando las actividades con los objetivos establecidos en el cronograma.
La facturación está directamente vinculada al trabajo ejecutado o entregado, lo que asegura una correspondencia entre los pagos y el avance alcanzado. Cada etapa completada se valida mediante certificaciones de presupuesto que verifican el cumplimiento de lo acordado, y se detallan los elementos instalados o entregados, proporcionando transparencia y trazabilidad.
Este modelo ofrece un control cercano del progreso, fomenta la confianza entre las partes y asegura que el cliente solo pague por lo efectivamente realizado.
Este modelo es adecuado para proyectos donde los costos no se pueden definir completamente desde el principio o donde pueden surgir cambios a lo largo del proceso. Aunque ofrece flexibilidad y transparencia , requiere un control riguroso para evitar sobrecostos y asegurar que el proyecto se mantenga dentro de los márgenes establecidos.
En resumen, en esta modalidad, se inicia con un presupuesto que puede sufrir ampliaciones. De forma periódica, se realizarán certificaciones de presupuesto , que permitirán incorporar revisiones de precios o aplicar un porcentaje de baja sobre la adjudicación. Los trabajos realizados y los materiales instalados se registrarán mediante partes de trabajo . Además, se generará de manera periódica un informe detallado de seguimiento del proyecto , con el fin de evaluar la rentabilidad del presupuesto. Finalmente, se procederá a la facturación de los trabajos ejecutados y los materiales instalados en intervalos regulares. Ciclo que se repetirá hasta la finalización del proyecto.
Reparaciones/averías.
Enfoque utilizado en proyectos donde el objetivo principal es realizar trabajos de mantenimiento, reparación o resolución de fallos en infraestructuras, equipos o sistemas existentes. En este tipo de proyectos, las tareas suelen ser imprevistas o no están completamente definidas desde el inicio, ya que dependen de averías o daños inesperados.
En este modelo, la mayoría de los trabajos surgen de manera reactiva a medida que se presentan averías, fallos o problemas imprevistos. No se trata de un proyecto planificado desde el inicio, sino de intervenciones que ocurren como respuesta a necesidades inmediatas o situaciones imprevistas.
En este modelo, los costos no se pueden predecir de manera exacta desde el principio, ya que dependen de la magnitud y la complejidad de las averías. Los gastos incluyen materiales, mano de obra, desplazamiento y otros recursos asociados con la intervención.
Generalmente, los costos se facturan según lo realizado , es decir, el cliente paga por las horas de trabajo efectivas y los materiales utilizados para las reparaciones.
El proceso comienza con la creación de una orden de trabajo , que detalla la avería o incidencia reportada por el cliente al instalador. El trabajador debe registrar lo siguiente a través de Acciones del empleado.
- Las horas trabajadas.
- El material utilizado.
El cliente debe poder firmar cada parte de trabajo , lo que puede ocurrir tanto al final de cada jornada como al final del proyecto, dependiendo de la duración del trabajo. Esta firma certifica que el trabajador ha realizado las intervenciones correspondientes en ese día específico.
Una vez finalizado el trabajo, se procederá a facturar las horas y el material utilizado . Además de la facturación, se busca tener un control detallado de los costos asociados al trabajo sin la necesidad de crear una obra o proyecto formal, lo que simplifica la gestión.
Modelo Hibrido
En este modelo, se combinan los métodos Presupuesto, obra y reparación . Esto permite aprovechar las fortalezas de cada enfoque, maximizando el control y la previsibilidad, al mismo tiempo que se mantiene la flexibilidad para adaptarse a cambios durante el ciclo de vida del proyecto.
Nada impide utilizar un modelo que combine varias de las modalidades indicadas. Nótese que, en un modelo de avance de obra, podría interesar también realizar un seguimiento del presupuesto, y además ser gestionado mediante ordenes de trabajo.
Materiales del parte de trabajo
Permite registrar los materiales utilizados durante la ejecución de la tarea y configurar cuáles de ellos son facturables. Tenga en cuenta que la facturabilidad de los materiales puede depender de los acuerdos contractuales establecidos. Algunos materiales pueden estar incluidos en el precio global del servicio como parte del alcance definido en el acuerdo inicial.
Estos materiales se registran como costos en los informes de seguimiento de presupuestos, proyectos y órdenes de trabajo, permitiendo comparar los gastos reales con los presupuestados. Esto facilita la identificación de desviaciones y la implementación de ajustes en tiempo real para mantener el proyecto dentro de los límites financieros establecidos. Además, el registro de estos costos es clave para evaluar la rentabilidad real del trabajo realizado, proporcionando una visión más precisa del desempeño financiero.
Durante el proceso de conversión de partes de trabajo en conceptos facturables, también se traspasarán los materiales indicados como facturables, porque forman parte integral del servicio prestado. Al traspasar los materiales facturables, se garantiza que la factura refleje de manera precisa todos los elementos del servicio.
Puede registrar materiales sin composición indicando el código de producto, previamente registrado en su base de datos de productos. También tiene la opción de especificar un producto no codificado, simplemente introduciendo su descripción sin necesidad de proporcionar un código.
En cada producto, deberá especificar la unidad de embalaje y la cantidad. Además, si su suscripción incluye el módulo de Almacenes, deberá indicar el almacén desde el cual se adquirió el material. Si el producto está asociado a un lote, número de serie o control de garantía, se solicitarán los valores correspondientes, los cuales se utilizarán posteriormente durante el proceso de conversión a documentos de venta.
Tareas habituales
Registrar material
De manera similar a las acciones realizadas por el empleado, es posible detallar los materiales utilizados durante la intervención, indicando si son facturables. Estos materiales pueden agruparse posteriormente en un documento de venta, ya sea para facturarlos al cliente o para registrar los costes asociados.