Proyectos
Ubicación: Tareas ➔ Proyectos¿Qué es una Obra o proyecto?
Un proyecto es un trabajo u obra, de gran alcance, que puede abarcar semanas, meses o más, y que se compone de múltiples tareas. Tiene una fecha de inicio y finalización, y puede tener una estructura jerárquica, incluyendo subproyectos, tareas y subtareas. Además, puede involucrar diferentes equipos o personas.
¿Cuándo es adecuado utilizar Obras/Proyectos y cuándo no?
La codificación de obras o proyectos optimiza la organización del trabajo al estructurarlo de forma más eficiente. Asimismo, centraliza toda la información relevante, como por ejemplo Órdenes de trabajo, presupuestos, documentos de venta, compras, pedidos, partes de trabajo, etc. Lo que fomenta una colaboración fluida y efectiva entre los equipos asignados.
Esta práctica también optimiza el seguimiento y control, al proporcionar una visión clara del progreso general y permitir la división del trabajo en fases, hitos o etapas definidas.
No resulta útil crear obras cuando:
Las tareas son simples, independientes o de corta duración.
La colaboración es mínima o informal.
Los objetivos no son complejos o no necesitan estructuración jerárquica.
El sistema ya está saturado y una obra adicional añadiría ruido en lugar de claridad.
En estas situaciones, simplificar el enfoque es más eficiente y evita complicar innecesariamente la gestión del trabajo.
Procedimiento para crear una obra o proyecto
Para crear una obra, es necesario asignarle un nombre y una descripción que permitan identificarla y distinguirla de otros proyectos. Cada obra debe estar vinculada a un único cliente , aunque un cliente puede tener varias obras asociadas.
Si su suscripción incluye el módulo de stocks, podrá vincular la obra a un almacén específico. Esto le permitirá imputar directamente las compras realizadas al proyecto, facilitando la asignación de gastos. Esta funcionalidad mejora significativamente el control presupuestario y el seguimiento de costos, proporcionando una visión más clara y precisa de los recursos empleados en cada proyecto.
En algunos casos, el tipo de impuesto aplicable puede diferir del habitual asignado al cliente. Por ejemplo, un cliente sujeto al IVA general del 21% podría beneficiarse de un IVA reducido del 10% en trabajos específicos, como la instalación de paneles solares.
Otras razones incluyen exenciones fiscales, ubicación geográfica (como Canarias, Ceuta o Melilla), diferentes usos o destinos de los servicios, condiciones fiscales especiales del cliente, o cambios en la legislación. En todos estos casos, deberá especificar el tipo de impuesto correspondiente en el registro, el cual prevalecerá sobre el asignado al cliente y al producto.
Para planificar el proyecto, se utiliza un estado que refleja la situación actual de la obra, pudiendo encontrarse en los siguientes estados: Abierta, Cerrada, Tormenta de ideas, Estudio de viabilidad, En progreso, Ofrecido, Aceptada o Cancelada . Es necesario establecer una fecha de inicio, así como una fecha de finalización cuando se cierre la obra. Además, se debe especificar la condición y el método de pago que se aplicarán al facturar los trabajos imputados a esta obra.
Deberá especificar la dirección de la obra, que es clave para la planificación y entrega de materiales. Opcionalmente, puede indicar la ubicación precisa de la obra mediante latitud, longitud y, si lo desea, altitud. Al registrar la ubicación de la obra, se facilita la comparación entre el emplazamiento de la obra y la ubicación donde el empleado registró su parte de trabajo, lo que permite detectar posibles discrepancias entre ambas localizaciones.
También puede registrar la lista de personas que trabajan en la obra, lo que facilita la coordinación, el control de recursos, y asegura el cumplimiento de normativas y medidas de seguridad. Además, mejora la gestión de costos y permite un seguimiento más eficiente del progreso del proyecto, lo que contribuye al éxito de la obra.
Por último, puede indicar una persona de contacto en la obra/proyecto, así como su teléfono y correo electrónico, lo que facilita la comunicación y coordinación de la gestión del proyecto.
Gestión de Proyectos con Clientes Múltiples
Introducción
En algunos proyectos, es posible que intervengan varios clientes.
Este tipo de configuración se da con frecuencia en alianzas estratégicas, proyectos ejecutados conjuntamente por distintas entidades, servicios externalizados o iniciativas públicas y subvencionadas con múltiples beneficiarios (entre otras).
Esta funcionalidad permite desvincular el proceso de facturación , que se gestiona individualmente para cada cliente, del control de costes , que se centraliza a través del seguimiento del proyecto o la obra. De este modo, es posible mantener una trazabilidad financiera clara para cada cliente, sin perder la visión consolidada de los costes asociados al proyecto global.
La aplicación permite gestionar este escenario de forma automatizada y coherente con el comportamiento esperado en cada módulo.
Comportamiento de la Aplicación
El sistema ajusta automáticamente la relación entre proyectos y clientes según la información seleccionada por el usuario. Cuando se elige un proyecto, se asigna de forma automática el cliente asociado, siempre que no esté activada la opción "Clientes múltiples ". En caso contrario, se asignará un cliente predeterminado.
Si el campo de proyecto está vacío y se selecciona un cliente, la aplicación mostrará únicamente los proyectos asociados a ese cliente. Si el cliente no tiene proyectos vinculados, la lista quedará vacía y no será posible seleccionar ninguno.
Si se selecciona un cliente sin haber elegido aún un proyecto, también se mostrarán aquellos proyectos que tienen habilitada la opción "Clientes múltiples", además de los que están específicamente asociados al cliente. En cambio, si no se ha seleccionado un cliente, se mostrarán todos los proyectos disponibles, sin filtros.
Este comportamiento está implementado en los siguientes apartados: la cabecera del documento de venta , el presupuesto , la orden de trabajo , la acción del empleado , la cabecera y el detalle del parte de trabajo , así como en los detalles de costes indirectos .
Consideraciones para la Facturación
Cuando un proyecto tiene varios clientes asociados, no es posible determinar automáticamente cuál de ellos debe recibir la factura. Por esta razón, se recomienda gestionar la facturación por cliente en lugar de hacerlo por proyecto. Este enfoque permite mayor claridad y evita posibles errores o ambigüedades en el proceso administrativo.
Recomendaciones Finales
Antes de asociar un proyecto a múltiples clientes , conviene revisar la configuración de cliente predeterminado y considerar el impacto en los procesos de facturación. Una correcta configuración asegura una gestión más eficiente y minimiza el riesgo de incidencias.
Tareas habituales
Datos de la efactura
Se permite la introducción de los datos referentes a la factura electrónica, como Literales legales y centros administrativos para el envío de facturas a las administraciones públicas. En la elaboración de la factura electrónica se utilizarán estos datos, siempre y cuando no se informen directamente en la factura.