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Acciones del empleado

Ubicación: Tareas ➔ transfer_within_a_station Acciones del empleado

Acciones y trabajos entrados manualmente por el empleado​

Tareas planificadas provenientes de una Órden de Trabajo​

Registro donde el empleado anota todas y cada una de las actuaciones que lleve a cabo en cada una de las tareas pendientes de atender de su lista. La operatoria consiste en agregar un registro al inicio de la actuación, y cambiar el estado a Terminada cuando la finalice. Presenta la siguiente estructura:

Estos registros, tienen las siguientes peculiaridades:

  • Siempre están vinculadas a una tarea pendiente.
  • Siempre se inician y completan en la misma jornada laboral.
  • La atención de una tarea, puede requerir más de una actuación.
  • Cada empleado, solamente puede tener una actuación en tránsito, por tanto, si inicia una nueva actuación, el sistema termina la anterior. Si posteriormente desea reemprender la primera tarea, es preciso iniciar una nueva, distinta de la primera.

El registro de actuación, permite:

  • Que el responsable, conozca en qué tarea está trabajando un empleado en un instante determinado.
  • Que el empleado, pueda registrar el tiempo pendiente a pie de obra, permitiendo un mejor reajuste de la planificación.
  • Conocer el tiempo de atención exacto de ejecución, ya que se sabe la hora de inicio y finalización.
  • Conocer la desviación que se produce respecto al tiempo asignado.
  • Inferir el porcentaje de trabajo pendiente de una tarea u orden de trabajo.
  • Facturar al cliente los trabajos realizados.

Tareas habituales

Crear documento de venta del trabajo​

Agiliza la generación de documentos de venta facturables a partir de los servicios prestados a clientes o proyectos, que aún están pendientes de facturar. Encontrará esta acción en el menú ‘Crear->Documento de venta’, situado en la barra de herramientas del registro de la acción del empleado.

Al activar esta función, se inicia el asistente de creación de documentos de venta directamente desde los trabajos realizados. Aunque anteriormente este asistente estaba disponible desde los documentos de venta, esta mejora permite acceder directamente desde el registro de la acción, además de establecer automáticamente los criterios de filtro necesarios para convertir únicamente el registro seleccionado.

Si el empleado tiene un código de facturación asignado para sus tareas en su ficha, este valor se predefinirá en el asistente para que se transfiera al documento de venta.

Cerrar acción​

En la barra de herramientas del registro de acciones, encontrará una acción “Cerrar”, siempre y cuando la tarea se encuentre en progreso. Al clicar el botón correspondiente a esta acción, se asigna la hora de finalización al registro, y se calcula el tiempo total, dato que se trasladará a la tarea, acumulando el tiempo, con el de otras posibles intervenciones.

CONSIDERACIONES

Se puede producir la circunstancia en la que un operario abre una tarea, sin haber cerrado la anterior. En esta situación, el sistema cerrará la actuación anterior, con las siguientes reglas:

  • Hora de apertura de la nueva actuación, está en la misma franja que la anterior: La fecha de cierre de la actuación anterior será igual a la de apertura de la actual.
  • La apertura de la nueva orden, corresponda a una franja horaria distinta a la anterior. En este caso, el sistema asignará a la actuación anterior, la hora de cierre predeterminada en su franja.
  • La actuación abierta, se inició en una hora fuera del rango de horario del operario: El sistema asignará a la hora de finalización la misma hora que la de inicio. También cambiará el estado a Revisar. Como el sistema no sabe qué hora asignar, opta por que el revisor lo haga manualmente. El revisor, solamente tiene que buscar aquellas acciones con estado es igual a Revisar, para resolver los conflictos.

Finalizar​

Asigna fecha y hora al campo fecha y hora de finalización y cambia el estado de la tarea ha finalizado.

Asistente para crear Tareas no planificadas​

Desde el apartado Acciones del empleado del menú Tareas, se puede crear un registro por parte de un empleado, donde puede crear e introducir actuaciones, que están vinculadas o no, a una órden de trabajo.

La operatoria consiste en crear el Tipo de entrada descrito a continuación:

  • "Automática": Para introducir el tiempo de actuación, una vez introducidos los datos obligatorios, empleado, cliente, tarea predefinida si estuviese creada y descripción de la misma, deberemos guardar la acción. Una vez finalizada, en la barra de herramientas del registro de acciones, encontrará una acción “Cerrar”, siempre y cuando la tarea se encuentre en progreso. Al clicar el botón correspondiente a esta acción, se asigna la hora de finalización al registro, y se calcula el tiempo total, dato que se trasladará a la tarea, acumulando el tiempo, con el de otras posibles intervenciones. No será posible modificar las horas introducidas.

Introducción de acciones o trabajos realizados a posteriori​

Desde el apartado Acciones del empleado del menú Tareas, se puede crear un registro por parte de un usuario administrativo o administrador, donde puede crear e introducir todas y cada una de las actuaciones que lleve a cabo un empleado o empleados, una vez esten ya terminadas.

La operatoria consiste en crear el Tipo de entrada descrito a continuación:

  • "Trabajos realizados": En este caso, y una vez introducidos los datos obligatorios, empleado, cliente, tarea predefinida si estuviese creada y descripción de la misma, juntamente con las horas empleadas en la realización de la acción o tarea por parte del empleado.
  • Registro de materiales utilizados : Permite registrar los materiales empleados durante la ejecución de la tarea y configurar cuáles de ellos son facturables. Es importante considerar que algunos materiales pueden estar incluidos en el precio global del servicio, conforme al alcance definido en el acuerdo inicial.
  • Integración con seguimiento de costes : El registro de materiales funciona de forma idéntica al realizado en los partes de trabajo. Los materiales se registran como costes en los seguimientos de presupuesto, proyecto y órdenes de trabajo, permitiendo analizar la rentabilidad del servicio.
  • Restricciones de registro :
    • Solo es posible registrar materiales sin composición.
    • Un mismo producto puede registrarse varias veces con distintas unidades de embalaje.
    • Es posible utilizar productos sin codificación.
  • Gestión de almacenes : Si se gestionan almacenes, será necesario indicar el almacén correspondiente. Según la tipología del producto, también se requerirá información sobre el lote y número de serie, lo que facilitará su posterior conversión en un documento de venta.

Estas acciones, con el asistente de trabajos realizados, podrán ser facturadas de la misma forma que las actuaciones o tareas que formen parte de una órden de trabajo.

Tareas habituales​

Cerrar​

Provoca el cambio de estado de la orden de trabajo, cambiando a Cerrado. Este cambio de estado, provoca el cierre de todas las tareas que en ese instante pudieran estar en curso.

CONSIDERACIONES

Nótese que esta acción, constituye un método de cierre de la orden de trabajo alternativo, ya que generalmente las órdenes se cierran automáticamente en el instante en que todas las tareas se han atendido, y estas a su vez, se van atendiendo según el operario que las ejecuta, las marca como finalizadas.

Al forzar el cierre, los operarios que tenían asignadas las tareas pendientes de atender en su lista de tareas, dejaran de tenerlas porque la acción las cerró.

Materiales​

Puede ejecutar esta acción clicando en el botón denominado “Materiales”, que este situado en la barra de menú del registro de la acción.

Este botón averigua si existe algún albarán pendiente de facturar del cliente indicado y en caso afirmativo lo abre para que se añadan los materiales instalados durante la atención de la tarea. Si no existe ninguno, lo crea.

Esta estrategia facilita el registro de los materiales instalados sin la necesidad de abrir un albarán en cada intervención, lo que posteriormente simplificará el proceso de facturación al agrupar los albaranes del cliente o proyecto.

Recuerde que el proceso de facturación puede agrupar albaranes de distinto tipo (materiales y/o mano de obra), en una misma factura

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