Pagos
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En este apartado se anotan los importes pagados al proveedor por la compra de productos o servicios, permitiendo registrar tanto pagos como devoluciones. También se puede registrar el pago del IRPF y el TC de las nóminas, si se cuenta con el módulo correspondiente, y crear remesas de pagos mediante el cuaderno SEPA 34.
El registro de pagos está estrechamente vinculado con previsión de pagos, porque una vez se ha pagado la deuda, desaparece de la previsión.
Crear una devolución
Este asistente, facilita el registro de devoluciones, porque permite localizar las fracciones de las facturas devueltas, partiendo del número de efecto devuelto. (talón, pagaré, recibo, etc.)
Selección de proveedor
Debe seleccionar de la lista, el proveedor que ha devuelto el efecto.
Selección de devolución
Se le proporciona una lista de pagos del proveedor, que se encuentren en período de devolución (Recuerde que este período, se establece en la configuración de suscripción, y que tiene un valor predeterminado de dos meses). Cada elemento de la lista identifica un efecto pagado, candidato a ser devuelto. Para facilitar su localización, consta el número de pago, fecha, concepto, total factura y número de movimiento. También aparece el importe del efecto en cuestión.
Nótese que, a diferencia del procedimiento estándar, este asistente únicamente permite el registro de una única devolución.
Gastos de devolución
Puede indicar si se trata de una devolución parcial, y en caso afirmativo, su importe. También puede indicar si existen gastos de devolución, y caso de que existan, quien se debe hacer cargo de ellos (proveedor o empresa).
Devolución (y último)
Se procederá a la creación del registro de devolución a partir de los parámetros indicados. Al igual que en el resto de asistentes, tendrá que Guardar el registro (pulsando el botón correspondiente) para que se realicen las últimas comprobaciones y se asigne el número consecutivo en la referencia.
Estados de recepción y cuentas involucradas
El estado de recepción puede ser Documento recibido , que significa que el pago fue registrado pero aún no aplicado para liquidar la deuda, o Documento pagado, que indica que el pago se ha aplicado y la transacción está finalizada.
En cuanto a la contabilidad, el sistema utiliza principalmente la cuenta 572 Banco para registrar la entrada del dinero y la cuenta 669 Gastos financieros para manejar ajustes o provisiones relacionadas con estos pagos anticipados.
Regularización al vencimiento de la factura
Cuando la factura o efecto vence, es necesario desmarcar la opción Recepción de pago no vencido para que el sistema considere el pago como efectivo y definitivo.
Esto permite realizar una regularización contable, ajustando la cuenta 669 Gastos financieros para corregir cualquier gasto financiero provisional y vinculando correctamente el pago con la cuenta del proveedor. De esta forma, se asegura que la contabilidad refleje con precisión el estado real del pago y la deuda.