Cobros/Remesas
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Apartado por el cual se anotan los importes que se perciben del cliente en concepto de pago por la venta de productos o servicios, permitiendo registrar cobros y remesas. El registro de cobros está estrechamente vinculado con previsión de cobros, porque una vez se ha cobrado la deuda, desaparece de la previsión.
Por este apartado, también se registran las devoluciones.
Además de la introducción estándar de registros de cobro, se proporcionan algunos asistentes específicos, que facilitan la labor en gran medida. Se trata de los asistentes para la creación de remesas e introducción de devoluciones, que se describen en este mismo apartado.
Se trata del apartado estándar para la introducción de los cobros. Desde este, se pueden introducir cualquiera de las cuatro transacciones soportadas (cobros, remesas, entregas a cuenta y devoluciones). El formulario de introducción de datos, se ajustará a la transacción escogida solicitando los datos de interés relevantes en cada caso.
Tipos de transacciones admitidas
Cobro: Permite el cobro parcial o total de una o varias facturas expedidas de un cliente, mediante algún medio de cobro permitido distinto al de remesa. (Según definición, puede ser Efectivo, Tarjeta, Talón, etc.).
- Cuando se registra un cobro, el sistema permite la introducción de los siguientes datos: (Medio de cobro, Importe, Diferencia, Cliente), y según sea el medio de cobro escogido, se solicitará el Banco al que corresponde el documento de cobro, nº de efecto, fecha de vencimiento de dicho efecto, Tarjeta, Nombre del titular de la tarjeta, CVC y/o fecha vencimiento de la tarjeta)
- Cuando el documento de cobro es de tipo Remesable, se considerará que el importe de la deuda del cliente, no está saldada hasta que el conjunto de documentos sea remesado.
Una factura puede ser cobrada en su totalidad o de forma parcial. En caso de un cobro parcial, el importe pendiente seguirá reflejándose en la previsión de cobros hasta que se liquide completamente.
Si se dispone del módulo de contabilidad, al registrar el cobro, se generará automáticamente el asiento contable correspondiente:
n € en la cuenta **572 - Banco (Debe)
a 430 - Cliente (Haber) n €**
Cuando se registra un cobro, en la vista correspondiente aparece un nuevo campo denominado ‘Recepción de cobro no vencido’. Este campo debe marcarse cuando se reciba un documento de cobro (por ejemplo, un talón) que aún no haya vencido.
Este tipo de cobros tiene la particularidad de que deja de mostrarse en la previsión de cobros, aunque contablemente se registra en la cuenta 431 - Efectos comerciales en cartera, la cual permanecerá activa hasta que el efecto sea efectivamente cobrado. El asiento contable generado es el siguiente:
Debe: n € en la cuenta 431 - Efectos comerciales en cartera
Haber: n € en la cuenta 430 - Clientes
Cuando el efecto vence y se realiza el cobro, es necesario cambiar el estado de recepción a ‘Documento cobrado’, momento en el cual se contabilizará la operación mediante el siguiente asiento:
Debe: n € en la cuenta 572 - Banco
Haber: n € en la cuenta 431 - Efectos comerciales en cartera
Con este asiento, la cuenta 431 - Efectos comerciales en cartera queda saldada, reflejando que el cobro ha sido completado.
Remesa: Conjunto de fracciones procedentes de facturas expedidas, remesables (cuyo método de pago, este marcado como remesable) y pendientes de cobro. También puede contener gastos de devolución, que, aun no estando directamente vinculados con una factura, si pueden estar vinculados a un cliente determinado. Para agrupar recibos de un mismo cliente, deberá marcar el botón "Agrupar recibos del mismo cliente", situado en el grupo Detalles de cobro de la remesa.
- El procedimiento para confeccionar remesas, parte de una selección de efectos remesables pendientes de remesar (como se verá más adelante, este trabajo se realiza automáticamente si se utiliza el asistente para la creación de remesas, aunque posteriormente se podrán añadir o quitar fracciones según se estime necesario).
- Para confeccionar la remesa de recibos, es preciso conocer el código IBAN de cargo al cliente. El sistema asigna de manera predeterminada el registrado en su ficha, aunque si desea que el cargo se realice en otra cuenta, es posible cambiarlo manualmente.
- Se permite agrupar los recibos de un mismo cliente. Para ello, al crear la remesa, se deberá marcar el botón "Agrupar recibos del mismo cliente", situado en el grupo Detalles de cobro de la remesa.
Devolución: Permite registrar la devolución de un efecto previamente cobrado, incrementando de nuevo la deuda del cliente por el importe y añadiendo gastos de devolución si los hay.
La devolución quedará vinculada al documento devuelto, por lo que es necesario que dicho documento exista, es decir, que este registrado con su (importe, número, fecha y banco). Dicho de otro modo, un cobro en efectivo, nunca podría ser devuelto, porque carece de estos atributos.
Se proporciona un asistente para la introducción de devoluciones, que facilita la localización de las fracciones correspondientes a las facturas devueltas, partiendo del efecto cobrado. (bien se trate de un talón, pagaré u otro).
Puede imputar gastos a cargo del cliente (quedando en estado Pendiente de Cobro) o a cargo de la empresa (quedando en estado En Mora). Según se indique, el efecto quedará en Estado En Mora o Pendiente de cobro La siguiente tabla, refleja los campos visibles y necesarios para cada operación.
| Campo | Cobro | Devolución | Remesa |
|---|---|---|---|
| Medio de cobro | ● | ● | ○ |
| Importe | ● | ● | ● |
| Diferencia | ● | ○ | ○ |
| Importe gastos | ● | ● | ○ |
| Tipo de entrega | ○ | ○ | ○ |
| Nº documento entrega | ○ | ○ | ○ |
| Nombre del cliente | ● | ● | ○ |
| Banco | ◊ | ◊ | S |
| Nº efecto | ◊ | ◊ | ◊ |
| Fecha vencimiento efecto/grabación | ◊ | ◊ | ◊ |
| Norma CSB | ○ | ○ | ○ |
| Nº Items | ◊ | ◊ | ○ |
| Tarjeta | ◊ | ◊ | ○ |
| Nombre del titular | ◊ | ◊ | ○ |
| Nº Tarjeta | ◊ | ◊ | ○ |
| CVC | ◊ | ◊ | ○ |
| Fecha vencimiento tarjeta | ◊ | ◊ | ○ |
●: Visible ○: Invisible ◊: Según medio de cobro