Crear un usuario con un asistente
Facilita la creación de registro de empleado a la vez que se registran los usuarios.
El asistente de creación, presenta la siguiente estructura:
Creación del usuario
- Nombre: Nombre que se asignará al usuario en cuestión.
- Correo electrónico: Dirección de correo electrónico.
- Rol principal: Rol que se le asignará al usuario.
- Imagen: Imagen vinculada al usuario y empleado.
- Enviar invitación: En caso afirmativo, se le enviará un correo electrónico de invitación
- Crear empleado: Caso de que esté marcado, junto con el usuario, se creará el registro del empleado. Ambos registros quedaran conectados.
- Centro de trabajo: Este dato se solicita si se indicó que se creara el registro del empleado. Permite asignar el centro de trabajo en el cual trabaja.
- Estado contractual: Estado contractual del empleado (de uso en aquellos casos en que se está creando el registro de personal).
Procedimiento para crear un nuevo usuario
Para crear un nuevo usuario, siga los siguientes pasos:
Registre al usuario con sus datos
Debe informar de la dirección de correo electrónico del usuario, su nombre y rol principal dentro de la empresa. El e-mail, será el que tendrá que utilizar para identificarse durante la fase de conexión. También es donde el sistema enviara los mensajes de notificación. El rol de usuario determina el nivel de visibilidad de los apartados de pymesoft.cloud®, que por otra parte el Administrador puede configurar. A priori, un usuario Administrador, tiene acceso a la configuración del sistema, no así el resto.
Pueden existir tantos usuarios como desee en estado Inactivo o Invitado, pero el número de usuarios registrados activos, en ningún caso podrá exceder al número de usuarios contratados en su suscripción.
Los usuarios de pleno derecho
Solamente se pueden activar, completando un proceso de invitación. De hecho, cuando se añade un nuevo registro de usuario, éste se crea con estado “Invitado”. Simultáneamente, se envía un correo electrónico de notificación al usuario en cuestión, informándole que ha sido designado para utilizar una suscripción específica de pymesoft.cloud®. En el correo electrónico que el invitado recibe, se le describen los pasos que debe seguir para completar el proceso satisfactoriamente, incluyendo enlaces para realizar cada uno de los pasos propuestos.
Tras leer el contenido de la invitación, deberá validar su identidad**, en Identity Server ®.
Una vez validada su identidad
Deberá intentar validarse, ahora ya sí, en pymesoft.cloud®, utilizando sus nuevas credenciales. Si la suscripción dispone de licencias todavía no asignadas, le adjudicará una al usuario, y a partir de ese instante, tendrá permiso para operar en el sistema en los términos que el Administrador configuró, pudiendo utilizar todos los apartados que tiene designados. Si el sistema no puede adjudicar la licencia (sea el caso de que todas ya están asignadas), puede proceder de alguna de las siguientes formas:
- Abandonar la idea de invitar al nuevo usuario.
- Adquirir más licencias (para ello, póngase en contacto con el departamento comercial de Programación Integral ®)
- Desactiva a otro usuario: Puede liberar licencias.
Licencias temporales: Esta es una alternativa pensada para casos puntuales.
Cuando el usuario tiene este estado, el sistema le otorga un acceso a la cuenta con el mismo nivel de privilegios que un usuario de pleno derecho, aunque solamente durante dos horas a partir del instante de su inserción en el registro. Cuando expira el tiempo, la credencial temporal se desactiva, y el usuario no puede continuar operando en la plataforma.
El sistema permite un usuario temporal activo en cada suscripción, y la puede utilizar para:
Permitir que un técnico de Programación Integral ®, se conecte a su cuenta, si tiene algún problema que requiera de su acceso.
Permitir que un gestor administrativo o asesor, opere puntualmente en su cuenta.
Las licencias temporales, son totalmente gratuitas (es decir, no es preciso comprarlas)
Puede asignar uno o varios roles a cada usuario. Tenga presente, que cada rol, se vincula a una lista de permisos, que determina aquello que el usuario puede o no hacer en la aplicación.
COSIDERACIONES
Una misma licencia de usuario se pueden utilizar en cualquier dispositivo desktop, móvil o tablet, aunque no concurrentemente. Supongamos que tiene activa una sesión de trabajo dentro de su suscripción en el PC de su oficina, y repentinamente abandona su puesto de trabajo, para visitar al cliente.
Al llegar a sus dependencias, igualmente puede acceder a la aplicación desde su móvil, aunque al hacerlo, el sistema se percatará que ese usuario tiene una sesión abierta en un dispositivo distinto (se trata del PC de la oficina, del cual olvidó cerrar sesión).
Cuando esto ocurre, el sistema detecta la inconsistencia, provocando la aparición de un mensaje en el que se le informa de dicha cuestión, y solicita al usuario confirmación de cómo proceder.
El usuario puede a pesar de todo, forzar la apertura de una nueva sesión el su móvil: Esta acción, permitirá el acceso desde el móvil, pero simultáneamente cerrará la conexión del PC de la oficina. En un uso normal, esto no ha de suponer un problema, porque no tiene importancia perder la conexión de un dispositivo en el que no se tiene físicamente acceso en ese instante. (Aunque si podría suponer un problema si se está tratando de utilizar fraudulentamente la licencia en dos dispositivos a la vez, porque en tal caso, forzaría la perdida de sesión del primer dispositivo)
El usuario puede cancelar el acceso: Quizás accedió desde otro dispositivo simplemente por error. Al cancelar el acceso, no podrá completarse el acceso desde el dispositivo, pero tampoco perderá la sesión del anterior.