Usuarios
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Se trata de una persona autorizada por la organización para utilizar la aplicación. Cada usuario puede estar vinculado a uno o varios roles, y estos determinan los permisos sobre cada apartado.
Todos los usuarios autorizados, han de encontrarse debidamente anotados en este registro, con Estado = Activo para ser usuarios de pleno derecho. Ello requiere de la adjudicación de una licencia que previamente se debe haber adquirido.
Un usuario de aplicación, no tiene por qué ser a la vez empleado, (podría ser un distribuidor al que se le proporciona acceso a algunos apartados de la aplicación.
Estados
Activo: El usuario ha aceptado la invitación, y el sistema le ha autorizado a acceder a la solución.
Inactivo: El usuario ha dejado de estar activo. En este estado no es posible acceder a la aplicación. Durante el proceso de renovación, a petición del contacto administrativo de la suscripción, se puede producir una disminución de usuarios. Cuando esto ocurre un número de usuarios igual al número de licencias disminuidas, quedan en estado Inactivo, y por tanto, no podrán acceder a la aplicación.
Invitado: El Administrador de la suscripción, ha invitado al usuario a que forme parte de los usuarios de la aplicación.
Al crear un usuario en este estado, el sistema envía un correo electrónico a la dirección indicada, informándole que ha sido invitado a formar parte del colectivo de usuarios de la aplicación. Al recibir el correo, el candidato a usuario, deberá seguir las indicaciones para convertirse formalmente en usuario activo.
Éste es el único modo de que un usuario se convierta en usuario activo.
Eventual: Este tipo de licencia, caduca automáticamente a las dos horas, y no requiere que se adquiera una licencia adicional. Se utiliza en aquellos casos en los que se desea otorgar permisos de acceso temporal a algún usuario (técnico de soporte de la aplicación, gestor administrativo, etc.)
El sistema no permite la creación de un segundo usuario temporal, de modo que si lo precisa, primero deberá eliminar el existente.
Tareas habituales
Liberar licencias
¡IMPORTANTE! La liberación de licencias, resulta de utilidad en los siguientes escenarios:
Escenario 1. Durante el proceso de activación de usuarios, se puede dar la circunstancia que no tenga suficientes licencias para activar a todos los usuarios que planificó autorizar.
Escenario 2. Durante el proceso de renovación de la suscripción, se puede dar la circunstancia que necesite menos licencias de las que contrató, y por tanto quiera un reajuste de unidades, a fin de disminuir el precio de la renovación por este concepto.
En ambos casos, la solución pasa por desactivar licencias de usuarios activas.
Al desactivar una licencia activa, consigue aumentar el saldo de licencias disponibles, pudiendo ser reutilizada por otro nuevo usuario. En el primero de los casos, tras desactivar la licencia, ésta sería adjudicada al siguiente que tratara de establecer conexión.
En el proceso de renovación, el sistema renueva todo aquello que se encuentre activo en la suscripción, por tanto, si su deseo es dejar de utilizar y pagar por licencias que no usa, debe proceder a la liberación de las que ya no utiliza antes de confirmar la renovación.
Validar la identidad
La validación de la identidad, se consigue mediante un servicio denominado “Identity Server”, que se administra fuera del dominio de pymesoft.cloud®, y sirve para garantizar la identidad de la persona. En este registro de identidad, se le solicita una contraseña, que es la que tendrá que utilizar como segundo atributo de la credencial de acceso a (el primero es la propia dirección de correo electrónico)
Al tratarse de un servicio independiente de la plataforma pymesoft.cloud®, ni siquiera el Administrador de la suscripción, puede consultar cuál es la contraseña que asignó. El dato es totalmente confidencial y solamente lo conoce el usuario que lo asigna. En el caso de olvido de la contraseña, el único procedimiento para recuperar el acceso, consiste en solicitar al servidor de Identidad, un cambio de contraseña.
En el caso que un usuario tenga acceso a una suscripción, y sea invitado a otra, no será necesario validar la identidad de nuevo (de hecho, si lo intenta, el sistema indicará que la cuenta ya existe), porque esta operación ya se realizó al completar el procedimiento de adhesión de la primera suscripción.
Permisos
Pymesoft es un ecosistema donde pueden convivir diversos módulos (como, por ejemplo, el de Presupuestación, ventas, financiero, u otros). Los módulos se componen de entidades. (por ejemplo, el módulo de Presupuestación, contiene las entidades Cliente, Producto, Condiciones de pago, etc.). Las entidades permiten almacenar información en forma de registros, que siempre están vinculados a un Creador (el usuario que los creó).
Los permisos actúan sobre los módulos, entidades e información almacenada.
- A los módulos y entidades, se puede autorizar o denegar el acceso. (Si utiliza este tipo de permisos, deberá indicar sobre qué módulos y entidades proporciona acceso y sobre cuales se les deniega)
- Por otra parte, se puede autorizar el acceso a todos los registros, o denegar aquellos creados por otro usuario. (Quizás desee que los usuarios designados para crear presupuestos, solamente puedan ver los creados por cada uno de ellos)
Tras instalar la aplicación, dispondrá de los siguientes permisos:
- Ver todos los datos: Permite ver los datos de otros.
- Ver datos de otros usuarios: Permite ver datos de todas las entidades.
- Ver mis datos: Permite ver datos específicos de otros.
- Acceso a una entidad: Permite o deniega el acceso a una entidad.
- Acceso a un módulo: Permite o deniega el acceso a un módulo.
- Acceso a todos los módulos: Permite el acceso a todos los módulos.