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Empresas

Ubicación: Configuraciones ➔ business Empresas

Descripción​

El concepto de empresa, permite el aislamiento de datos por este concepto dentro de cada suscripción. Presupuestos, Ventas o Compras constituyen un ejemplo de ello, ya que cada empresa tiene sus documentos específicos. Es por este motivo que, al utilizar la aplicación, la creación de una empresa constituye un requisito ineludible. En cambio, las deficiones base como Condiciones de pago, Métodos de pago, Impuestos, Códigos postales, etc., si que son datos compartidos.

Existe un límite de empresas que se pueden crear. Este límite lo determina el Nivel de Servicio. A mayor nivel mayor es el número de empresas que se pueden crear. (Para más información, lea el apartado Nivel de servicio de esta misma documentación) No se permite la eliminación de empresas porque la mayoría de registros se vinculan a una. Su eliminación provocaría inconsistencia en los datos.

Justamente después de crear una empresa, es preciso configurarla.

Creación de una nueva empresa​

La creación de una empresa, requiere de dos pasos:

1. Agregar un registro en el mantenimiento de empresas, con los datos mínimos requeridos, de los indicados en el apartado Entidad de datos que se ha descrito anteriormente (Requiere que lo haga un usuario con rol de administrador)

2. Configurar la empresa recién creada: Para hacerlo, deberá:

  • Recargar la aplicación en el navegador después de haberla creado (pulsando el botón ). Ello permite que la nueva sociedad, aparezca en el menú de conexión (situado en la parte superior derecha de la pantalla), donde puede ser seleccionada.
  • Seleccionar la sociedad recién creada, a través del menú de conexión indicado.
  • La primera vez que lo haga, el sistema mostrará un asistente para la configuración de la empresa recién creada (ya que detectó que carecía de ella). Este asistente solicitará los datos esenciales de configuración (logotipo, datos relativos a la localización, fiscalidad y productos) que deberá rellenar obligatoriamente (aunque como podrá observar, en la mayoría de los casos, el sistema le propone un valor por defecto para cada elemento)
  • Finalmente, deberá pulsar el botón “Cerrar”, para guardar los valores de configuración indicados, y acceder a la instancia de la aplicación con la sociedad recién creada, ya en disposición de trabajar con normalidad.
  • Durante este proceso, también se crean datos básicos, como condiciones y métodos de pago, impuestos, contadores y clasificaciones de documentos (de venta y compra, entre otros). Datos considerados mínimos para poder utilizar la aplicación con normalidad.

CONSIDERACIONES

  • Para simplificar la configuración inicial de una empresa, el asistente se limita a solicitar los datos mínimos necesarios para su correcto funcionamiento. Esto significa que muchos de los posibles parámetros de configuración los predetermina automáticamente el sistema, asumiendo el funcionamiento general que mayoritariamente utilizan los usuarios de la plataforma. En la mayoría de los casos, esto es suficiente, y el usuario no tiene que hacer nada más. Sin embargo, si precisa una configuración con mayor grado de personalización, deberá acceder al apartado “Configuración empresa”, donde tiene acceso a la totalidad de parámetros, para adecuarlos a sus preferencias.
  • El proceso de creación de empresas, está restringido a personal con rol de administrador, porque es un proceso un tanto delicado. Tenga en cuenta que, el número total de empresas, admitido, depende del nivel de servicio, y ello puede encarecer al precio de la suscripción. Por otra parte, la eliminación de uno de estos registros, provocará la imposibilidad de acceder a cualquier documento vinculado a la compañía, y ello podría provocar graves consecuencias que es preferible evitar.
  • Finalmente, la empresa se creará siempre y cuando el número total de empresas (incluida la que se pretende crear), no sobrepase al máximo que permite el Nivel de Servicio contratado. Si aun así necesita crear más empresas de las permitidas, deberá contactar con el Departamento técnico de Programación integral, y escalar a un Nivel de Servicio que permita el número de empresas requerido.

Asistente creación de empresa​

Este asistente aparece al seleccionar por primera vez la empresa recién creada. Sirve para que el usuario introduzca los mínimos datos requeridos para utilizar con éxito la empresa recién creada. Si lo requiere, es posible acceder a la configuración de la empresa para establecer una configuración más precisa.

1-Logotipo de la empresa

Seleccionar logotipo empresa: Debe seleccionar el logotipo de la empresa. Dispone de un diálogo “Abrir”, para facilitar su selección.

Este logotipo es el que aparecerá en todos los informes emitidos de la suscripción y empresa.

2-Localización

País : País en el que se ubica la empresa. Divisa : Divisa base de la empresa. Esta divisa determina la divisa de los campos tipo precio o importe. E Idioma *: Idioma predeterminado de la empresa

3-Fiscalidad

  • Aplicar recargo de equivalencia: Régimen especial de IVA que se aplica a comerciantes minoristas, ya sean personas físicas o comunidades de bienes, nunca sociedades.
  • Periodo de declaración:
  1. Trimestral: La empresa declarará IVA cada trimestre (valor predeterminado)
  2. Mensual: La empresa declarará IVA cada mes.
  • Impuesto por defecto: Es el tipo de IVA que
  • Retención fiscal: Como norma general, los profesionales autónomos, como norma general deben incluir retenciones del IRPF en sus facturas (secciones segunda y tercera del Impuesto de actividades económicas IAE) relativas a actividades profesionales y actividades artísticas.

Si es el caso, marque este atributo. Al hacerlo, el sistema incluirá la retención en cualquier factura que expida desde la aplicación. En caso contrario, debe dejarlo vacío.

4-Productos

  • Gestionar tiempos de instalación: Permite gestionar tiempos de instalación en productos y documentos.
  • Cálculo de costes (Para más detalles, vea ‘Configuración empresa’)
  1. Última compra
  2. Última compra normalizado
  3. Manual

5-Configuración finalizada

La configuración ha finalizado

Revisar configuración (caso de marcar esta casilla, se accederá al registro de configuración completo, para revisarlo manualmente) En este instante, el sistema comprueba si tiene licencias de usuario pendientes de asignar. Si es el caso, el sistema le mostrará el campo:

Añadir usuarios Si marca esta casilla, tras cerrar este asistente, se abrirá un nuevo asistente para la invitación de usuarios.

Presionar cerrar para guardar la configuración y comenzar a utilizar la aplicación.

Este formulario de configuración de empresas, permite configurar múltiples aspectos clave del sistema, organizados en las siguientes áreas:

  • Localización: Incluye opciones como país, divisa, idioma y zona horaria.
  • Fiscalidad: Permite definir el régimen de impuestos, impuestos por defecto, tipos de IVA aplicables y retenciones fiscales.
  • Productos: Configuración de unidades de embalaje, catálogo principal, método de cálculo de costes (según precio de última compra, inclusión de tasas, etc.) y normalización de descripciones.
  • Trabajos: Gestión de tiempos de instalación, unidad de medida, acumulación de trabajos, y si se deben considerar materiales y trabajos asignados.
  • Ventas: Establecimiento de precios base, clasificaciones de documentos (albaranes, facturas), contadores automáticos y condiciones de pago.
  • Pedidos de venta: Configuración de valores por defecto como clasificación y estado inicial.
  • Presupuestos: Definición de días de validez, clasificación predeterminada y formato estándar.
  • Compras y pedidos de compra: Incluye la configuración de albaranes, facturas, contadores, impuestos por defecto, clasificación y estado por defecto.
  • Almacenes: Designación de un almacén central o predeterminado.
  • Finanzas: Plazo para devolución de facturas y cuenta bancaria por defecto.
  • Notificaciones y uso de la aplicación: Incluye decimales en cantidades y porcentajes, tema visual, punto de inicio y URL inicial.
  • Estilo de informes: Selección de plantilla, logotipo, tamaño y color corporativo.
  • Contabilidad: Longitud de la cuenta y fecha de inicio del ejercicio contable.
  • Control horario: Activación del control y configuración según el convenio laboral.

Configuración de Correo Electrónico personalizado​

El sistema ofrece la posibilidad de configurar una cuenta de correo propia (por ejemplo, Gmail, Outlook o un servidor corporativo ) para que sea la que envíe los mensajes generados por la aplicación.

De esta manera, los mails no dependen del servidor de envío estándar de pymesoft.cloud , sino que cada empresa puede usar su propio servicio de correo. Esto da más flexibilidad y control , porque:

  • Los correos salen con la identidad del dominio o cuenta de la empresa.
  • Se reducen riesgos de que los mensajes terminen en spam al estar alineados con la configuración del dominio propio.
  • Se pueden aplicar las políticas de seguridad y trazabilidad de la organización.
  • Se evita depender de la infraestructura de envío de terceros.

¿Cómo se configura el correo electrónico?​

El sistema permite configurar un correo electrónico personalizado , ya sea a nivel de empresa o a nivel de usuario , para enviar los mensajes de la aplicación sin depender del servidor de pymesof.cloud .

1. Configuración de correo electrónico a nivel de empresa

  1. Acceda al apartado ‘Configuración empresa’ .

  2. Localice el atributo ‘Configuración de correo electrónico personalizado’ , que por defecto viene desmarcado.

  3. Para habilitarlo, haga clic en el botón ‘Configuración mail’ ubicado en la barra de herramientas. Esto abrirá un formulario donde podrá ingresar los datos del correo personalizado.

  4. Complete los campos obligatorios:

    • Correo electrónico
    • Contraseña
    • Servidor SMTP (por ejemplo, smtp.gmail.com)
    • Seguridad SMTP : seleccione el tipo de cifrado (SSL/TLS, STARTTLS o Ninguno)
    • Puerto SMTP : número usado para la conexión (generalmente 465 para SSL o 587 para TLS)

  5. Una vez completados los datos, haga clic en ‘Enviar prueba’ para verificar que la configuración es correcta. Si los datos son incorrectos, el envío de correos no funcionará.

  6. Finalmente, marque el atributo ‘Configuración de correo electrónico personalizado’ . Al hacerlo, la aplicación usará este correo en lugar del servidor de envío de pymeof.cloud.

2. Configuración de correo electrónico a nivel de usuario

  1. Acceda a CONFIGURACIÓN → Configuración → Usuario .
  2. Haga clic en el botón de la barra de herramientas para abrir el formulario de configuración del correo.
  3. Complete los mismos campos que para la empresa: correo, contraseña, servidor SMTP, seguridad y puerto.
  4. Haga clic en ‘Enviar prueba’ para asegurarse de que la configuración es correcta.
  5. Marque el atributo ‘Configuración de correo electrónico personalizado’ para que el correo de ese usuario se use en lugar del servidor de pymeoft.cloud.

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