Creación de conciliación
La herramienta permite conciliar movimientos bancarios con los registros contables del ERP para asegurar la exactitud financiera.
Los movimientos pueden registrarse manualmente, mediante norma 43 o, más comúnmente, por sincronización online. La conciliación puede realizarse de forma manual, semiautomática o totalmente automática si se dispone del módulo correspondiente.
La interfaz de este asistente, presenta la siguiente estructura:
1. Origen de la conciliación
En esta sección se debe indicar la cuenta bancaria y la cuenta contable , junto con el período de conciliación de cada una, para determinar los movimientos que se van a comparar.
En esta área del formulario, se encuentran los siguientes elementos:
- Cuenta bancaria : Identifica los movimientos a conciliar con la cuenta contable.
- Cuenta contable : Se compara con la cuenta bancaria; si no hay módulo contable, la conciliación se hace solo con movimientos del ERP.
- Enlazar automáticamente : Combina valores del extracto con movimientos contables.
- Cobros, pagos y devoluciones pendientes : Permiten conciliar movimientos aún no contabilizados; el sistema sincroniza registros financieros y contables automáticamente.
- Movimientos bancarios y a puntear (fecha desde-hasta) : Limita el análisis al período seleccionado para agilizar y reducir errores.
- Cobros, pagos y devoluciones hasta (fecha) : Filtra registros pendientes con vencimiento igual o anterior a la fecha indicada.
Una vez completados estos datos, haga clic en el botón Siguiente para continuar con el segundo paso del asistente.
La lista de elementos (movimientos, pagos, cobros, etc.) puede expandirse/contraerse y ordenarse por fecha, importe o concepto.
- Ordenar por fecha : ayuda a detectar discrepancias cronológicas.
- Ordenar por importe : facilita identificar transacciones inusuales.
- Ordenar por concepto : agrupa movimientos similares para un análisis más eficiente.
Además, cada nodo de la lista incluye un botón de información , ubicado a la derecha del texto del concepto. Este botón proporciona datos complementarios sobre la transacción, como:
- El concepto propio de la operación.
- El concepto común , que permite relacionar transacciones similares.
- El número de documento , útil para referencias y auditorías.
En conjunto, estas funcionalidades agilizan la conciliación bancaria , reducen errores y permiten un seguimiento más claro y ordenado de cada transacción.
2. Tablero
En el tablero (o segundo paso del asistente ), se muestran juntos los movimientos bancarios y contables pendientes de conciliar, incluyendo cobros, pagos y devoluciones. En este paso, es donde se produce la conciliación (o enlazamiento de cada registro )
En la parte izquierda de la pantalla se muestra una lista de movimientos bancarios pendientes de conciliar , ajustados a los periodos y filtros definidos en el primer paso del asistente (apartado Origen de la conciliación ).
Cada elemento de la lista muestra la fecha de valor , la denominación y el importe del movimiento, información suficiente para identificar la transacción que se desea conciliar. Además, al situar el cursor sobre un elemento, se despliega una ayuda flotante con datos adicionales para facilitar su identificación.
Conciliación manual
Cada registro de la lista tiene una casilla para conciliarlo, marcándolo junto con su transacción equivalente y confirmando con “Enlazar”.
Se pueden vincular uno o varios movimientos de cada lado, permitiendo cobros agrupados o pagos fraccionados. Los registros enlazados se trasladan a “Enlaces creados ”.
Conciliación semi-automática
La conciliación semiautomática ahorra tiempo al sugerir posibles coincidencias entre movimientos bancarios y contables. El usuario selecciona uno o varios movimientos, revisa las coincidencias propuestas y las enlaza manualmente o usando las sugerencias del sistema.
Para que el sistema pueda proponer estas coincidencias, analiza:
- Las fechas de los movimientos.
- Los importes individuales.
- El % de similitud en el texto del concepto, así como en el número de documento.
- Y, si es necesario, la combinación de varios movimientos cuya suma coincida con el importe del movimiento a conciliar.
El emparejamiento de movimientos es bidireccional y flexible, aplicable a bancos, contabilidad y previsiones. Los candidatos se enlazan mediante 🔗Enlazar , pueden repetirse las operaciones y el usuario confirma los enlaces para garantizar precisión en la conciliación.
Enlazar (Conciliación Automática)
¿Qué es la conciliación automática?
Es una función que permite emparejar movimientos pendientes (por ejemplo, pagos y cobros en una cuenta ) de manera automática, sin necesidad de hacerlo uno por uno. El sistema analiza los datos, incluso cuando no son idénticos, y propone los emparejamientos más probables para que el usuario solo tenga que revisar y confirmar.
Cómo funciona
- El usuario hace clic en el botón denominado ‘Enlazar ’
- El sistema utiliza el módulo guÍA , que compara y analiza los movimientos.
- Se generan propuestas de emparejamiento:
- Si hay coincidencia clara, el sistema lo enlaza directamente.
- Si hay dudas, queda pendiente para revisión del usuario.
Esto es especialmente útil cuando hay grandes volúmenes de movimientos.
Requisitos
- Con el módulo guÍA activo: no hay límite en los movimientos conciliados.
- Sin el módulo: el sistema solo permite hasta 10 movimientos automáticos por semana.
Coste aproximado
El proceso se cobra por movimiento conciliado:
- Cada movimiento usa alrededor de 500 tokens.
- Eso equivale a 0,0007 € por movimiento.
- Ejemplo: conciliar 1.000 movimientos cuesta unos 0,7 €.
Conciliación semiautomática (complemento)
Para los movimientos que no se conciliaron automáticamente, el sistema ofrece la conciliación semiautomática:
- El usuario selecciona manualmente el movimiento correcto.
- El sistema asiste con sugerencias para facilitar el proceso.
- Así se garantiza que todos los movimientos quedan conciliados correctamente.
Una vez que haya aparejado todos los movimientos que desea conciliar mediante cualquiera de los métodos disponibles, podrá realizar dos acciones.
Puede acceder al área “ 🔗 Enlaces creados” para revisar los aparejamientos realizados, donde se muestran concepto, número de movimientos enlazados e importe. Si un enlace es incorrecto, se puede eliminar marcando su casilla y pulsando Eliminar , repitiendo la operación tantas veces como sea necesario.
Puede clicar el botón ‘Siguiente’ , lo que le proporciona acceso al tercer paso del asistente (Creación de la selección)
3. Creación de la selección
En este paso se genera un registro de conciliación con los movimientos enlazados. Para completar el proceso, debe confirmar la conciliación guardando el registro.
Otras opciones
En el asistente de conciliación bancaria , algunos movimientos no pueden conciliarse de inmediato porque los registros del banco y de la empresa no siempre coinciden en tiempo. Para facilitarlo, el asistente ofrece herramientas que permiten crear los movimientos faltantes rápidamente sin entrar al módulo contable.
- + Factura recibida
- Se utiliza cuando el movimiento bancario corresponde a una operación que aún no ha sido registrada como factura en la contabilidad.
- Permite crear la factura directamente desde el asistente y asociarla al movimiento bancario, facilitando su conciliación.
- + Apunte contable
- Se utiliza cuando es necesario registrar un asiento contable que aún no ha sido ingresado.
- Permite generar automáticamente el apunte contable desde el asistente, asignando la cuenta bancaria e importe, y dejando la cuenta correspondiente a la contrapartida en blanco para que el usuario la complete.
En resumen, estas herramientas permiten resolver incidencias de conciliación de manera eficiente , registrando los movimientos pendientes y asegurando que los saldos de la cuenta bancaria coincidan con los registros contables.
Movimientos contables de pagos sin factura
En el proceso de conciliación bancaria existe la posibilidad de crear movimientos contables “al vuelo” . Esto permite conciliar cargos que aparecen en el extracto bancario pero que aún no están registrados en el sistema de gestión.
Las causas más habituales son:
- El contable todavía no ha introducido la factura.
- La factura aún no se ha recibido, aunque el cargo ya aparece en el banco.
Al registrar este movimiento contable provisional, el saldo de la cuenta bancaria en contabilidad se ajusta a la realidad .
Riesgo posterior
Cuando más adelante se reciba e introduzca la factura en el sistema, esta se intentará contabilizar automáticamente.
El problema es que el sistema la verá como pendiente de pago , aunque en realidad ya se pagó, lo que podría generar una duplicidad de apuntes .
Cómo resolverlo
Para evitar este problema, las facturas ya pagadas deben introducirse como facturas “Personalizadas” .
Esto implica:
- Marcar el atributo “Personalizada” en cada vencimiento de la factura, de forma que quede excluida del proceso automático de pago.
- Asignar manualmente la cuenta bancaria, la cuenta de pago y el apunte contable creado previamente durante la conciliación.
De esta manera, se garantiza que:
- El sistema no duplique la contabilización .
- El apunte original quede correctamente vinculado a la factura correspondiente.