Preguntas frecuentes Apuntes contables
¿Cuál es la operatoria del plan de cuentas?
El módulo de contabilidad, permite crear, modificar y consultar el plan de cuentas de la empresa, así como asignar las cuentas a los diferentes asientos contables.
pymesoft.cloud ofrece un plan de cuentas estándar, basado en el Plan General Contable (PGC), que se puede adaptar a las características específicas de cada empresa.
Para Crear nuevas cuentas en el Plan de cuentas, se debe acceder al menú Contabilidad-> Cuadro ce cuentas, y seleccionar la opción Crear nueva cuenta, situada en la barra de herramientas. Se debe introducir el código de cuenta estándar, número de cuenta y el nombre.
Para Modificar una cuenta existente, localícela desde el cuadro de cuentas (para localizarla, puede aplicar filtros en la referencia o en el nombre). Una vez encontrada aplique un clic encima para seleccionarla y posteriormente modifique cualquiera de los datos permitidos en la ficha.
Se puede ordenar el Plan de Cuentas por código o por nombre, y se puede buscar una cuenta específica por ambos valores. Se puede imprimir o exportar el plan de cuentas a otros formatos.
Fecha de proceso y fecha de valor
La fecha de proceso y la fecha de valor son dos conceptos que se usan en la contabilidad para registrar las operaciones financieras.
La fecha de proceso es la fecha en la que se realiza la operación contable, es decir, cuando se anota el ingreso o el gasto en el libro diario. La fecha de valor es la fecha en la que se hace efectiva la operación financiera, es decir, cuando se cobra o se paga el importe en la cuenta bancaria. La fecha de valor puede ser diferente a la fecha de proceso, dependiendo del tipo de operación y del tiempo que tarde en completarse.
Por ejemplo, si emitimos una factura el día 1 de marzo y la cobramos el día 15 de marzo, la fecha de proceso será el 1 de marzo y la fecha de valor será el 15 de marzo. Si pagamos un recibo el día 20 de marzo y se carga en nuestra cuenta el día 22 de marzo, la fecha de proceso será el 20 de marzo y la fecha de valor será el 22 de marzo.
¿Tipos de asientos permitidos?
En el formulario de introducción de apuntes contables, hay un dato llamado Tipo de entrada que indica el tipo de apunte que se va a registrar. Este dato puede ser automático o manual, según si el apunte se genera automáticamente por el programa o si el usuario lo introduce manualmente. Los tipos de entrada posibles son los siguientes:
- Contabilidad: Cualquier apunte creado manualmente desde el apartado de apuntes contables.
- Factura expedida: Apunte correspondiente a una factura expedida, que genera el sistema automáticamente al añadir un nuevo registro de factura expedida.
- Factura de compra: Apunte correspondiente a una factura de compra, que genera el sistema automáticamente al añadir un nuevo registro de factura recibida.
- Cobro-remesa-devolución: Apunte que se crea automáticamente al introducir un cobro, remesa o devolución
- Pago: Apunte automático que se crea al introducir un pago.
- Apertura: El asiento de apertura es el primer asiento contable que se realiza al inicio de un ejercicio económico, y que refleja la situación patrimonial de la empresa al final del ejercicio anterior. Se trata de un apunte que el usuario puede crear manualmente al inicio del ejercicio o que se crea automáticamente en el proceso de cierre del siguiente período contable. Solamente puede existir un apunte de este tipo.
- Regularización: El apunte de regularización contable es una operación que se realiza durante el proceso de cierre contable, que permite determinar el resultado de la actividad de la empresa, es decir, el beneficio o la pérdida que ha obtenido. Consiste en saldar todas las cuentas de ingresos y gastos (grupos 6 y 7) y trasladar sus saldos a la cuenta (129) Pérdidas y ganancias. El saldo de esta cuenta indica si la empresa ha tenido un resultado positivo (saldo acreedor) o negativo (saldo deudor). El apunte de regularización se hace después de contabilizar todas las operaciones del ejercicio y antes del asiento de cierre. Solamente puede existir un apunte de este tipo.
- Cierre: El asiento de cierre contable es el último asiento que se realiza al finalizar un ejercicio económico, con el fin de saldar todas las cuentas patrimoniales (de activo, pasivo y patrimonio neto) y mostrar el resultado del ejercicio (beneficio o pérdida) en la cuenta (129) Pérdidas y ganancias. Este tipo de apunte se genera automáticamente tras ejecutar el proceso de Cierre contable.
¿Apuntes bloqueados y no editables?
Dos son las razones principales por las cuales un apunte contable puede encontrarse bloqueado.
- Si el apunte pertenece a un ejercicio o período contable que ya está cerrado, no se podrá modificar para evitar inconsistencias. La contabilidad debe coincidir con la información que se ha registrado en el cierre.
- Si quieres cambiar un apunte generado por el sistema, como los de facturas, cobros o pagos, hazlo en el registro que lo originó. El sistema actualizará el apunte si el cambio afecta al período actual abierto.
¿No puedo introducir apunte tipo “Apertura”?
Solo puede haber un asiento de apertura, que además es el primer apunte del período contable. Si no puede introducir un apunte de tipo Apertura, es porque el asiento ya existe. En ese caso, solo podrá modificarlo.
¿Cómo se contabiliza una factura con divisa distinta a la divisa base de la empresa?
Según la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), se puede expedir facturas en divisa distinta a la de la empresa, siempre que se cumplan ciertos requisitos. (puede consultar requisitos en el portal de la agencia tributaria). En cuanto a pymesoft.cloud, lo único que necesita es tener instalado el módulo de internacionalización, el cual le permitirá expedir facturas distintas a la divisa base de su empresa.
Es importante considerar que las facturas emitidas en una divisa diferente se registrarán en euros mediante la conversión de los importes correspondientes. Este proceso es automatizado por el sistema, aplicando el factor de conversión vigente en el momento de la contabilización. Recuerde que este tipo de apuntes automáticos, se generan automáticamente en el instante en que guarda el documento.
¿Qué es un anticipo y como se contabiliza?
Las facturas de anticipos son cobros que se realizan antes de entregar la mercancía o prestar el servicio. En nuestro contexto de trabajo, estas facturas pueden encontrase en dos fases. La fase en la que se cobra el importe por adelantado. En esta fase, la factura tiene activada la casilla denominada Anticipo en los datos adicionales. Contablemente se llevará a cabo un apunte del siguiente estilo:
- a) 430 D Cliente
- b) 438 H Anticipos a clientes
- c) 477 H IVA Repercutido
Observar que se ha usado la cuenta 438 en lugar de la 700. Esto se debe a que se ha recibido el dinero de la factura, pero el servicio aún no se ha realizado. Fase en la que se lleva a cabo la venta efectiva o prestación del servicio En esta fase, la factura se ha conectado con la del Anticipo, indicando su número en los datos adicionales de la factura de venta. Contablemente se lleva a cabo un apunte del siguiente estilo:
- 430 D Cliente -- Total factura actual
- 438 D Anticipo a clientes -- Base imponible de la factura del Anticipo.
- 700 H Cuenta de Ingresos -- Cuentas de ingresos de la factura final efectiva.
- 477 H IVA Repercutido -- Iva de la factura final efectiva.
Véase que el importe de la 438 se anula en él debe (cancelando el apunte anterior del anticipo) y que en la 700 se registra el producto o servicio vendido.
Características del apunte contable automático de un Cobro
Al introducir un cobro o remesa, se genera un apunte contable del siguiente estilo:
- a) 472 D Banco
- b) 430 H Cliente
En las partidas del haber, existirá un movimiento para cada cliente con el importe cobrado. En la partida del Debe (banco), aparecerá acumulado del total remesa.
Características del apunte contable automático de una Factura recibida
Al crear una factura recibida, se genera un apunte contable del siguiente estilo:
- a) 600 D Compras
- b) 472 D IVA Soportado
- c) 400 H Proveedor
La Cuenta de compra de cada concepto de compra se establece al crear la factura. Esta cuenta se basa en la Categoría del Producto, si no se ha especificado la Cuenta del Producto. Los conceptos que no tienen una codificación asignada se registran en la cuenta 600 de forma automática. Sin embargo, se puede modificar la cuenta manualmente en la factura. Al generar el apunte, se agrupan los conceptos que comparten la misma cuenta de compra.
La cuenta del Proveedor, se obtiene de la cuenta del Plan Contable, vinculada al Proveedor.
La cuenta del IVA soportado, se obtiene de la cuenta del Plan Contable, vinculada al Tipo de IVA de cada base imponible deducible.
Características del apunte contable automático de un Pago
a) 400 D Proveedor
b) 472 H Banco
Contabilización automática apuntes de Apertura, regularización y cierre
a) (6)(7) D Cuenta con saldo acreedor
b) 129 H Pérdidas y ganancias
Características del apunte de cierre de período
El apunte de la liquidación trimestral del impuesto es el asiento contable que se realiza cada tres meses para mostrar la diferencia entre el impuesto que se ha recaudado a los clientes y el impuesto que se ha abonado a los proveedores.
Esta diferencia puede ser positiva o negativa, lo que implica distintas obligaciones tributarias. Si la diferencia es positiva, significa que se debe pagar al fisco el exceso de impuesto recaudado. Si la diferencia es negativa, significa que se puede solicitar al fisco la devolución o la compensación del impuesto abonado de más.
Al guardar la liquidación, se creará o actualizará el siguiente apunte contable, en función de su tipología.
¿Qué diferencia existe entre un apunte en estado Actualizado y Pendiente de revisión?
Como se desprende de su nombre, un apunte Pendiente de revisión, es aquel que requiere de alguna comprobación antes de considerarse válido. Un asiento en este estado, puede estar descuadrado (suma del debe, distinta de la suma del haber). También puede encontrarse en este estado porque se esta pendiente de revisar alguna cuenta.
Los apuntes que están en estado Pendiente de revisión no se incluyen en los Balances, ya que pueden contener errores o inconsistencias. Si hay apuntes en este estado, se mostrará una advertencia en el encabezado del Balance. Para corregir esta situación, debe acceder a la entrada de apuntes y filtrar por el estado Pendiente de revisión. Luego, debe revisar y ajustar los apuntes que aparezcan en el filtro hasta que todos estén en estado Correcto.
Pueden existir manuales de este tipo, si el usuario selecciona manualmente este estado, pero también pueden proceder de algún proceso de creación automática, como por ejemplo una factura de venta. Por el contrario, un apunte en estado Actualizado implica que esta cuadrado, y que su contenido es correcto.
¿Tipos de balance se pueden emitir?
- Balance de situación.
- Balance de sumas y saldos.
- Cuenta de Pérdidas y ganancias.
- Flujos de efectivo
- Estados de Cambio en el patrimonio neto.