Pedidos de venta
Ubicación: Ventas ➔ Pedidos de ventaLa pantalla de pedidos de venta permite gestionar de forma completa y estructurada todos los pedidos realizados por los clientes, siguiendo un ciclo de vida que va desde la creación hasta el análisis y seguimiento posterior.
Barra de herramientas en Pedidos de Venta
La barra de herramientas en la pantalla de pedidos de venta incluye diversas funcionalidades que facilitan la gestión del pedido:
Vista preliminar : Permite generar una vista previa del pedido, la cual puede imprimirse posteriormente.
Nota: El formato utilizado para esta vista depende de las preferencias configuradas por cada usuario en la opción correspondiente.
Creación de actividades (requiere módulo CRM ): Ofrece un acceso directo para crear actividades relacionadas con el pedido.
Consulta de actividades (requiere módulo CRM ): Permite revisar las actividades vinculadas al pedido actual.
Gestión de anticipos : Proporciona acceso a la creación de anticipos asociados al pedido.
Consulta de productos pedidos : Facilita la revisión detallada de los productos incluidos en el pedido.
Datos Clave en la Creación del Pedido
Principal
Cliente y proyecto:
Todo pedido debe vincularse a un cliente para:
Aplicar precios, descuentos y condiciones de pago específicas.
Facilitar la facturación y seguimiento de cobros.
Consultar historial de compras y gestionar soporte o devoluciones.
Realizar análisis comerciales y segmentación de mercado.
La vinculación a un proyecto permite:
Imputar ventas al proyecto para evaluar su rentabilidad.
Integrar el pedido en la planificación y control del proyecto.
Asociar un pedido a un proyecto vincula automáticamente al cliente responsable.
La forma de asignar el cliente y la obra puede variar según la configuración establecida en la propia obra. Si se ha activado el atributo 'Múltiples clientes ', el documento podrá vincularse a cualquier cliente. De lo contrario, solo será posible asignarlo al cliente previamente definido en la obra.
Fechas (pedido y entrega prevista): La primera representa el día en que el cliente realiza o se registra el pedido. Marca el inicio formal del proceso de compra o suministro. En cuanto a la segunda, se interpreta como la fecha en la que se espera que el pedido sea entregado al cliente según la planificación logística y disponibilidad.
Condiciones de pago: Indica la forma de pago acordada con el cliente (por ejemplo, 30 días) y es fundamental para la facturación, el control de cobros y la claridad en los plazos de pago.
Método de pago: Los métodos de pago, dependen de la condición de pago, y determinan la manera en que nos pagará el cliente. (por ejemplo: Tarjeta, talón, Transferencia, Reembolso, etc .)
Almacén: Permite identificar la ubicación física desde la cual se gestionará y despachará la mercancía. Este dato es fundamental para controlar el inventario y garantizar que el pedido se procese de manera correcta y eficiente. Cabe destacar que la función principal del módulo de almacén es el control de stock, lo que facilita verificar la disponibilidad real de cada producto en un lugar específico.
Condiciones
Este grupo de datos, incluye:
Condiciones de entrega : Se especifica como, cuando y donde se realizará la entrega de los productos o servicios solicitados. Es un dato fundamental para asegurar una logística clara, eficaz y acorde a lo acordado con el cliente, evitando malentendidos y errores en la distribución. Ejemplo: Se aceptan entregas en dos partes.
Condiciones de envío : Se especifican los términos logísticos y comerciales bajo los cuales se transportarán los productos hasta el cliente. las condiciones se centran en cómo se realiza el transporte, quien lo asume y bajo que reglas. Por ejemplo: Agencia de transportes externa contratada por el proveedor.
Medio de transporte : Indica el método para trasladar la mercancía a su destino, como por ejemplo (Terrestre : camión, furgoneta, van; Aéreo : Avión de carga o comercial; Marítimo : Barco o ferry, Ferroviario : Tren de mercancías)
Portes : Se refiere a los costos asociados al transporte y entrega de mercancías desde el vendedor hasta el comprador. Ejemplo: Pagados, debidos, compartidos.
Si se indica un tipo de porte distinto de "debidos " (es decir, cuando el comprador no** paga el transporte al recibir la mercancía ), el sistema asignará un PVP de 0 al detalle de tipo portes, aunque sí conservará el coste para efectos de cálculo de márgenes.
En cambio, si el porte es "debido" (cuando el cliente es quien asume el coste del transporte), el detalle de tipo portes sí tendrá precio , ya que debe ser facturado al comprador.
Transportista: Es la empresa encargada del traslado físico de las mercancías desde el lugar de origen hasta el destino final, pudiendo ser un servicio propio. En la lista de transportistas, únicamente aparecen los proveedores que cuentan con el atributo ‘Transportista’, filtrando y excluyendo al resto de proveedores.
Las condiciones pueden definirse a nivel de cliente para que se asignen automáticamente al crear un pedido. Esto permite ahorrar tiempo en su elaboración, reducir errores y facilitar el control comercial, ya que se respetan de forma automática los acuerdos previamente negociados.
Contacto del Cliente
Se registran datos del contacto: nombre, teléfono, correo y observaciones opcionales.
Facilita la comunicación para gestionar pedidos, resolver dudas, coordinar entregas y ofrecer soporte, asegurando una relación comercial fluida y eficiente.
Datos adicionales
En el apartado de datos adicionales , podemos incluir observaciones que resultan útiles cuando existe información relevante que no está contemplada en los campos estándar. Estas observaciones permiten aclarar condiciones especiales, evitar errores y comunicar detalles importantes tanto al equipo interno como al cliente, facilitando así una correcta gestión y entrega del pedido.
La casilla Pedido web señala si el pedido se generó desde la plataforma en línea, lo que ayuda a identificar su origen y aplicar tratamientos diferenciados. Además, este campo puede usarse como filtro para segmentar los datos según este criterio.
Los campos de Presupuesto y Orden de trabajo permiten vincular el pedido con documentos previos o posteriores dentro del proceso comercial. Esta vinculación asegura la trazabilidad y coherencia entre lo presupuestado, lo solicitado y lo ejecutado, garantizando que lo que se vende coincide exactamente con lo acordado con el cliente.
Clasificación y Estado del Pedido
Clasificación: Organiza los pedidos para facilitar su localización y gestión. Este valor puede establecerse por defecto en la configuración de la empresa, dentro del grupo de datos 'Pedido de venta '.
Estados del pedido:
- Borrador: Pedido en creación, editable, sin efectos logísticos ni confirmación formal.
- Pedido: Pedido confirmado, con reserva de stock y preparación para envío o facturación. No se deben hacer cambios significativos.
- Servido: Pedido completamente entregado, puede estar o no facturado.
Al igual que la clasificación, este valor puede configurarse por defecto en los ajustes de la empresa, dentro del grupo de datos 'Pedido de venta '.
Detalles del Pedido
Producto
Incluyen productos o servicios con referencia, descripción, unidad de embalaje, cantidad, precio y descuentos.
Los detalles pueden ser de tipo: ‘Otro’ , ‘Tiempo’ , ‘Material’ , ‘Grupo’ , ‘Tasa’ , ‘Producto agrupado’ o ‘*Portes**’*
Un producto de tipo tiempo representa una unidad de trabajo o servicio medido por duración, como por ejemplo "mantenimiento técnico por día ". El tipo material se refiere a productos simples y físicos; grupo identifica productos compuestos por varios elementos; tasa corresponde a pagos obligatorios que la empresa realiza a organismos públicos, como la Ecorae o Ecopilas ; el producto agrupado combina un artículo material con un componente adicional, como una unidad de tiempo o una tasa y el detalle de tipo ‘Portes’ permite trasladar al pie del presupuesto el importe correspondiente, en caso de que los portes sean aplicables.
El precio puede calcularse desde el coste con margen o ser personalizado.
En la zona de detalles, es posible acceder al asistente para la creación de productos desde Datapac, así como al asistente para generar detalles directamente desde el contenedor. Esta funcionalidad mejora la eficiencia al permitir al usuario crear productos y detalles de forma guiada, evitando procesos manuales.
Seguimiento
Contienen información para seguimiento : Cantidad entregada, Pendiente, Stock disponible y Almacén .
Esta sección permite supervisar el cumplimiento de cada línea del pedido. El campo cantidad entregada indica cuántas unidades del producto han sido enviadas y se actualiza automáticamente durante el proceso de atención. Esta cantidad siempre debe estar respaldada por un documento de venta vinculado al detalle del pedido.
Por lo general, la cantidad entregada coincide con la cantidad pedida. No obstante, pueden darse diferencias:
- Si la cantidad entregada es menor , el sistema lo interpreta como una entrega parcial , dejando una cantidad pendiente que podrá servirse en una entrega posterior o gestionarse mediante una modificación del pedido.
- Si la cantidad entregada supera la solicitada, se trata de una sobrentrega , que puede deberse a un error, a la sustitución del producto o a una política comercial específica. En estos casos, es esencial registrar correctamente el excedente y confirmar que esté dentro de los términos acordados con el cliente.
Controlar estas diferencias es fundamental para mantener la coherencia en la facturación, el inventario y la calidad del servicio al cliente.
Pueden vincularse a proyectos o presupuestos , aplicarse tipos de impuestos específicos y estar sujetos a inversión del sujeto pasivo.
Garantizan control de inventario, logística, facturación precisa y análisis detallado de ventas para detectar tendencias y preferencias.
Impuestos
Se detallan las bases imponibles y los impuestos aplicables.
Esta información se genera automáticamente a partir de los detalles del pedido , donde se han definido los productos o servicios, sus precios, descuentos e impuestos correspondientes.
El sistema calcula:
- Las bases imponibles, sumando los importes netos (precio menos descuento) de las líneas que comparten el mismo tipo impositivo.
- Los impuestos aplicables, en función del tipo de IVA (u otros impuestos) definido para cada línea del pedido.
Esta estructura permite:
- Una facturación clara y conforme a la normativa fiscal.
- El desglose correcto de tributos en el documento de factura.
- Un control contable preciso para informes fiscales y financieros.
Condiciones
En el apartado de Condiciones se registran los descuentos aplicables al pedido. Esta información se almacena de forma precisa, manteniendo el detalle de los decimales, para garantizar que los cálculos sean exactos y se reflejen correctamente en el importe final.
Registrar los descuentos con precisión decimal es fundamental para evitar errores en el total del pedido, asegurar la correcta facturación y mantener la coherencia en los informes financieros y comerciales. De esta manera, se preserva la integridad de los datos y se evitan discrepancias que puedan afectar la relación con el cliente.
Configuración del pedido
La configuración del pedido permite establecer y personalizar los parámetros y condiciones que definirán cómo se gestionará y procesará cada pedido dentro del sistema.
Específicamente, esta configuración incluye:
- La vinculación de un contador, que se utiliza para generar la referencia única del documento.
- La definición de valores como el factor de conversión de divisa y el informe que se mostrará en la vista previa.
- La opción para gestionar automáticamente el stock al crear el pedido y la inclusión automática de tasas.
- En materia fiscal, permite especificar si los impuestos se calculan sobre precios con impuestos incluidos, si se aplica recargo de equivalencia o inversión del sujeto pasivo.
- Además, se establece el impuesto por defecto y la precisión decimal para importes, acumulados, precios, cantidades y porcentajes.
Direcciones
Cada pedido incluye dos direcciones clave:
- Dirección Fiscal: Es la dirección registrada para efectos legales y de facturación. Aquí se emitirán las facturas y documentos fiscales relacionados con el pedido.
- Dirección de Envío: Indica el lugar físico donde se entregarán los productos o servicios. Esta dirección puede ser diferente de la fiscal, y es fundamental para coordinar la logística y el transporte.
Contar con ambas direcciones permite una correcta gestión administrativa y logística, garantizando que la facturación se realice conforme a la normativa y que la entrega se efectúe en el lugar adecuado.
Anticipos
En un pedido de venta, es posible registrar que el cliente ha realizado un pago previo, ya sea total o parcial, antes de la entrega de los productos o la prestación del servicio. Este pago anticipado, conocido como anticipo, permite asegurar el compromiso del cliente con la compra, optimizar la gestión del flujo de caja de la empresa y reflejar correctamente estos movimientos en el circuito comercial y contable.
Existen dos formas principales de registrar un anticipo. La primera consiste en crear una factura en blanco asignada al cliente, marcándola específicamente como anticipo. Esta opción es útil cuando aún no se ha generado el pedido o cuando se requiere rapidez sin necesidad de vincular el pago a un pedido específico.
La segunda forma es utilizar el asistente para la creación de anticipos , que permite seleccionar al cliente y vincular directamente el anticipo al pedido que lo origina. De este modo, se mantiene un control más preciso y automático sobre los saldos pendientes y los pagos realizados, facilitando la conciliación entre pedidos, cobros y facturación.
En ambos casos, el sistema registra el anticipo para que, al momento de emitir la factura final del pedido, el importe adelantado se descuente automáticamente, garantizando así la coherencia entre todos los documentos y procesos financieros involucrados.
El ciclo de vida del anticipo se cerrará cuando el pago adelantado se ha aplicado correctamente en la factura final y todos los registros contables y comerciales reflejan esta operación de manera íntegra y conciliada.
Ciclo de Vida del Pedido
A continuación, se detallan las etapas por las que pasa un pedido de venta, desde que se crea hasta que se completa o cancela. Sirve para seguir su evolución, detectar bloqueos y coordinar acciones entre departamentos (ventas, almacén, facturación, etc. )
Creación del pedido
Se registra un nuevo pedido, manualmente o automáticamente (por ejemplo, desde una tienda online ). En esta fase se incluyen los productos o servicios, cantidades, precios, descuentos y observaciones.
- Cada empresa gestiona su propia lista de pedidos de forma independiente, sin compartir información con otras empresas.
- El pedido se vincula a un cliente o proyecto.
- Se definen condiciones de pago y plazos de entrega.
- El pedido puede modificarse libremente mientras esté en estado Borrador.
En principio, el sistema viene configurado para que cualquier usuario pueda crear y confirmar pedidos, aunque puede establecer permisos especiales para excluir grupos de usuarios vinculados a un rol o roles.
Confirmación del pedido
Al validar el pedido, cambia a estado Pedido . Esto puede activar la reserva de stock o la generación de órdenes de compra para productos sin disponibilidad.
Servicio del pedido
Se gestiona la preparación y entrega (parcial o total) de los productos. Se generan albaranes o comprobantes y el pedido pasa a estado Servido .
Facturación
Se emite la factura total o parcial, manualmente o automáticamente mediante asistente, según las condiciones de pago del cliente y los vencimientos establecidos.
Gestión de devoluciones o modificaciones
Permite registrar devoluciones (notas de abono), reabrir o cancelar pedidos según la política comercial, y generar pedidos de reemplazo cuando sea necesario.
Análisis y seguimiento
Se consulta el historial y estado del pedido (pendiente, parcialmente servido, facturado, etc. ), se incluye en informes de ventas, previsiones y análisis de rentabilidad para apoyar la toma de decisiones