Tareas recurrentes
Ubicación: Plantillas ➔ Tareas recurrentesLas tareas recurrentes permiten automatizar la creación periódica de documentos de Ventas, Compras, Órdenes de Trabajo (OT), Pedidos de compra y Actividades del CRM, evitando su generación manual.
Cada tarea recurrente define:
Tipo de documento: documento de Ventas, Compras, OT, Pedido de compra o Actividad del CRM.
Modalidad de recurrencia: determina cómo se genera el documento:
- Temporal: según una planificación temporal.
- Por uso: según un número de usos o consumos.
Por uso y temporal: combina ambas condiciones.
Frecuencia de repetición: cuando existe una planificación temporal, determina cada cuánto se ejecuta la tarea: diaria, semanal, mensual o anual.
Duración de la recurrencia: puede establecerse mediante una fecha de fin, un número determinado de repeticiones o de forma indefinida.
Contexto de aplicación: cliente, proveedor, proyecto, contrato o centro de trabajo.
Parámetros de uso
Cuando la modalidad es Por uso o Por uso y temporal, se habilita el grupo Por uso, donde se configuran:
- Parámetro de medición: valor utilizado para controlar el uso, como kilómetros recorridos u horas de funcionamiento.
- Intervalo de revisión: cada cuántas unidades de uso se realiza la comprobación.
- Valor inicial: valor desde el que comienza el control del uso.
Creación y gestión
Las tareas recurrentes se crean desde el módulo correspondiente mediante la opción Crear: Tarea recurrente.
Una vez creadas, se centralizan en Configuración: Plantillas: Tareas recurrentes, donde es posible consultar y gestionar toda su configuración.
Desde este apartado se puede:
- Modificar la configuración de una tarea recurrente.
- Activarla o desactivarla.
- Consultar el historial de ejecuciones.
- Consultar los documentos generados.
Control de duplicados
El sistema evita la generación de documentos duplicados. Aunque el asistente se ejecute varias veces, un mismo documento no se crea más de una vez.
Cambios en la configuración
Los cambios realizados sobre una tarea recurrente solo afectan a las ejecuciones futuras. Los documentos ya generados no se modifican.
Estados de las tareas recurrentes
- Activo: la tarea está habilitada y se incluye en el proceso de generación de documentos según su configuración.
- Inactivo: la tarea está pausada y no genera nuevos documentos. Los documentos generados anteriormente no se ven afectados.
Datos adicionales
Esta sección recoge información de control, seguimiento y trazabilidad de la tarea recurrente:
- Fecha de última ejecución: indica cuándo se ejecutó por última vez.
- Elementos generados: número de elementos creados.
- Ejecuciones por ciclo: permite identificar e indexar los elementos generados en cada ciclo.
- Tiempo total: tiempo acumulado de ejecución.
- Grupo de recurrencia: permite agrupar tareas relacionadas.
- Revisión principal: indica si se trata de la revisión principal del grupo.
Estos datos facilitan el seguimiento de las ejecuciones, la trazabilidad de los elementos generados y el control de posibles incidencias.
Ejecución de la tarea recurrente
La tarea recurrente puede ejecutarse de dos formas:
- Desde el botón 'Crear': genera directamente el documento configurado.
- Desde el asistente de creación del módulo correspondiente: 'Ventas', 'Compras', 'Pedidos' o 'CRM'.
En ambos casos, el sistema aplica la configuración de la tarea y genera los documentos que correspondan.