Crear nómina a partir de documento
El asistente "Crear nómina a partir de documento" permite generar nóminas a partir de archivos PDF mediante el uso de inteligencia artificial. El sistema reconoce los datos económicos de cada nómina, identifica al empleado correspondiente y prepara la información para su registro y contabilización.
Además, incorpora un sistema de gestión de incidencias que permite corregir errores de reconocimiento y aprovechar las correcciones realizadas en futuros procesos.
Requisito previo
Para utilizar este asistente, es necesario disponer del módulo Guía (IA integrada en pymesoft.cloud), que proporciona la inteligencia artificial necesaria para reconocer los documentos y extraer sus datos.
El asistente está disponible en el apartado de "Nóminas".
Procedimiento
Paso 1. Subir el documento
Se debe seleccionar el archivo PDF que contiene las nóminas que se desean procesar. Para ello, se puede arrastrar el archivo al recuadro habilitado o pulsar "Examinar" para seleccionarlo desde el dispositivo.
Paso 2. Identificar a los empleados
El sistema compara los nombres y DNI reconocidos en el documento con los registros de personal para identificar a los empleados correspondientes.
Se muestra una lista de las coincidencias encontradas y de los empleados que no se han podido identificar. Es posible continuar aunque existan discrepancias, que deberán revisarse posteriormente.
Paso 3. Reconocer los datos
La inteligencia artificial analiza el documento y extrae los datos de las nóminas. Al finalizar, se muestra el número de nóminas procesadas correctamente y las incidencias detectadas.
Paso 4. Revisar y corregir la información
El sistema genera los registros a partir de los datos reconocidos y permite contrastarlos con el documento original mediante una vista previa.
Entre los datos extraídos se encuentran:
- Importe bruto.
- Importe de dietas y otros gastos.
- Total bruto.
- Retenciones de Seguridad Social e IRPF.
- TC.
- Importe neto.
- Base de IRPF.
- Total a pagar.
Los datos reconocidos aparecen enmarcados en rojo en el formulario. Al seleccionar un campo, la información correspondiente se resalta en amarillo en la vista previa, facilitando su comprobación.
Si no se ha identificado al empleado, será necesario asignarlo manualmente. La correspondencia establecida se guarda para facilitar su identificación en futuros procesos y evitar que la misma incidencia vuelva a producirse.
Antes de continuar, deben revisarse los datos y resolverse las incidencias detectadas.
Paso 5. Guardar las nóminas
Una vez revisada y corregida la información, se debe pulsar "Guardar". El sistema registra las nóminas y genera los apuntes contables correspondientes, dejando la información disponible para continuar con la gestión de los pagos desde los apartados correspondientes de la aplicación.
Envío de las nóminas por correo electrónico
El envío de las nóminas a los empleados se realiza posteriormente mediante una opción específica de la aplicación, independiente de este asistente. Por tanto, guardar las nóminas no implica que se envíen automáticamente por correo electrónico.
Este proceso reduce la introducción manual de datos, agiliza el registro y la contabilización de las nóminas y permite mejorar su reconocimiento en futuros procesos mediante las correcciones realizadas.