Saltar al contenido principal

Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es una herramienta que facilita la comparación entre los apuntes contables de la empresa y los movimientos registrados por el banco , asegurando que ambos coincidan.

Su objetivo principal es verificar que el saldo contable de la empresa corresponde con el saldo reflejado en el banco, detectando posibles errores o diferencias, como depósitos pendientes, cheques no cobrados, comisiones bancarias o registros duplicados.

Requisitos​

Para utilizar este módulo, es necesario contar con lo siguiente:

  1. Módulo financiero (obligatorio)
    • Permite la conciliación con las previsiones de cobros y pagos.
  2. Módulos de contabilidad (opcional)
    • Permiten la conciliación con movimientos contables.
  3. Módulo Guía (opcional)
    • Permite realizar conciliaciones de manera automática.

Funciones principales​

  • Modo : Manual, semiautomático y automático
  • Identificación de diferencias: Permite detectar movimientos registrados contablemente que aún no se reflejan en el banco y viceversa.
  • Enlace de movimientos: Los movimientos contables y bancarios se pueden enlazar para conciliar automáticamente o de manera manual.
  • Gestión de cobros y pagos pendientes: Facilita incluir cobros, pagos y devoluciones que aún no se hayan registrado en el extracto bancario.
  • Registro de conciliación: Una vez comparados y vinculados los movimientos, se genera un registro que confirma que la conciliación ha sido realizada correctamente.

Beneficios​

  • Mejora la precisión contable y evita errores en los informes financieros.
  • Permite controlar el flujo de caja real frente al contable.
  • Facilita la detección temprana de inconsistencias y fraudes.

Recomendación:

Realizar la conciliación de manera periódica (diaria, semanal o mensual según el volumen de operaciones ) para mantener la contabilidad siempre alineada con los registros bancarios.

Consulta de movimientos conciliados​

Se ha añadido un filtro por estado de conciliación en los módulos de finanzas y contabilidad , que permite mostrar movimientos conciliados, no conciliados o todos. Esto facilita la supervisión y gestión de la conciliación, ayudando a detectar diferencias y asegurar la exactitud de los registros financieros.

Definición de licencia de conexión​

Cuando varios usuarios necesitan conciliar el mismo banco, cada uno debe contar con una licencia de conexión individual.

Es importante destacar que una licencia de conexión abarca todas las cuentas (IBANs) asociadas a una misma entidad bancaria. Por lo tanto, la conciliación de múltiples IBANs del mismo banco se considera como una única licencia.

Proceso de iniciación​

En la zona de indicadores de pymesoft.cloud se encuentra una funcionalidad diseñada para guiar al usuario en los pasos necesarios para utilizar el sistema de conciliación bancaria . Su propósito es asegurar que el usuario pueda emplear este módulo de manera efectiva y productiva , evitando confusiones y pérdidas de tiempo.

De forma práctica, esta funcionalidad enseña cómo realizar la conciliación bancaria , mejorando la experiencia del usuario y reduciendo la frustración inicial que puede surgir al enfrentarse a un sistema nuevo.

La herramienta verifica que existan los registros mínimos necesarios para operar la conciliación y facilita la creación de cualquier elemento faltante, como cuentas bancarias, movimientos o conciliaciones , asegurando que el usuario pueda comenzar a trabajar sin obstáculos.

Guía rápida de conciliación bancaria​

  1. Revise las entidades bancarias disponibles : Al desplegar pymesoft.cloud , verifique que exista la entidad bancaria deseada; si no, créela.

  2. Cree las cuentas bancarias a sincronizar: Vincúlelas a una entidad bancaria e indique su código IBAN. Tenga en cuenta que el IBAN no se puede repetir entre distintas cuentas.

  3. Cree las credenciales bancarias : Son necesarias para automatizar la captura de extractos y requieren una licencia activa.

    1. Recuerde que la credencial debe ser creada.
    2. Una vez creada, es necesario resincronizarla.

  4. Cree extractos bancarios : Puede hacerlo manualmente , con la norma 43 o sincronizando la información bancaria, para luego conciliar las transacciones con los registros contables. (opción recomendada)

  5. Cree la conciliación bancaria : Utilice el asistente de creación de conciliación para completar el proceso.

Errores comunes​

A continuación, se detallan algunos de los errores más frecuentes que pueden surgir durante el proceso de conciliación bancaria, junto con las acciones recomendadas para resolverlos.

  1. El banco no aparece en la lista de entidades disponibles
    • Causa: La entidad no tiene acuerdo de integración con GoCardless.
    • Solución: Verificar la lista de bancos admitidos. Usar importación manual o por Norma 43 como alternativa.
  2. Error: "IBAN no coincide con las cuentas registradas"
  • Causa: Discrepancia entre el IBAN registrado en el sistema y el del extracto.
  • Solución: Revisar y corregir el IBAN en la ficha de la cuenta bancaria. Asegurar que no hay espacios o caracteres especiales y que los últimos 10 dígitos y códigos de entidad/sucursal son correctos.
  1. Error: "Credencial deshabilitada" o "Sin licencia disponible"
  • Causa: La credencial está inactiva o el usuario no tiene licencia asignada.
  • Solución: Verificar que la credencial no esté deshabilitada y confirmar en la administración que el usuario tiene una licencia de conciliación activa.
  1. La sincronización online falla o se bloquea
  • Causa: Bloqueo temporal del banco por excesivos intentos de conexión.
  • Solución: Esperar 30-60 minutos. Verificar las credenciales de banca online. Contactar con el soporte del banco si el problema persiste.
  1. Movimientos bancarios no aparecen para conciliar
  • Causa: Extracto no guardado, no procesado o filtros de fecha incorrectos.
  • Solución: Asegurarse de que el extracto existe en 'Extractos bancarios' y está en estado 'Procesado'. Confirmar que se hizo clic en 'Guardar'. Revisar los filtros de fecha en el asistente.
  1. No se pueden enlazar movimientos (no encuentra coincidencias)
  • Causa: Importes o conceptos no coinciden; movimientos contables no registrados.
  • Solución: Usar conciliación manual o semiautomática. Registrar primero los cobros, pagos o asientos contables faltantes. Verificar la cuenta contable seleccionada.
  1. Error al importar archivo Norma 43
  • Causa: Archivo corrupto, con formato incorrecto o que no cumple el estándar.
  • Solución: Descargar de nuevo el archivo desde el banco. Verificar que la extensión es .txt o .43 y la codificación es correcta (UTF-8). Comprobar que el contenido es legible.
  1. Diferencia de saldos después de la conciliación
  • Causa: Movimientos pendientes, comisiones no registradas o errores en importes.
  • Solución: Revisar la lista de movimientos pendientes. Conciliar o registrar manualmente los movimientos restantes. Asegurar que todos los gastos bancarios tienen su asiento contable.
  1. La conciliación automática no sugiere coincidencias
  • Causa: Módulo "Guía" inactivo o falta de información común en los movimientos.
  • Solución: Confirmar que la suscripción incluye el módulo "Guía". Usar conciliación semiautomática o manual. Estandarizar conceptos y usar referencias únicas en facturas.