Datos de la efactura
Ubicación: Ventas ➔ Datos de la efacturaFactura electrónica Facturación electrónica
Una factura electrónica es aquella que se expide y se recibe en formato electrónico, teniendo los mismos efectos legales que las facturas en papel.
Las facturas electrónicas expedidas con pymesoft.cloud, pueden garantizan la legibilidad de la factura, autenticidad de su origen o procedencia (mediante firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido) así como la integridad de su contenido.
- Tipos de facturas electrónicas:
Existen dos tipos de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.
Ambos formatos son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato estructurado
Se trata de formatos de fichero XML. Las facturas en este formato, contienen datos que se generan automáticamente desde pymesoft.cloud, y que pueden ser tramitados de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos del receptor, como por ejemplo las Administraciones Publicas.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). pymesoft.cloud, proporciona soporte para la creación de ficheros PDF.
Firmar la factura electrónica
Tanto si se trata de formatos estructurados XML, como de formatos no estructurados PDF, existen dos procedimientos para firmar digitalmente las facturas.
Firma local (con intervención del cliente):
Si su empresa dispone de un certificado válido emitido por una Autoridad de Certificación reconocida, como el Certificado FNMT-RCM de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, y desea utilizarlo, deberá emplear una herramienta de firma externa a pymesoft.cloud, como el programa Autofirma, disponible en el Portal de Administración Electrónica.
Esta medida responde a requisitos de seguridad y control sobre el certificado. La clave privada asociada al certificado debe permanecer bajo el control exclusivo de su titular, lo que impide su transferencia o acceso por parte de terceros, incluido el propio programa que gestiona la firma digital.
Autofirma, una aplicación desarrollada por el Gobierno de España, permite realizar la firma electrónica localmente, utilizando certificados digitales almacenados en el dispositivo del usuario (como en un ordenador o en un dispositivo seguro, como el DNIe). Por esta razón, es la opción recomendada cuando se requiere una firma local con la intervención directa del cliente.
Firma remota (sin intervención del cliente):
En los sistemas donde un tercero (como pymesoft.cloud) puede gestionar la firma electrónica sin la intervención directa del usuario, suele utilizarse un esquema de firma delegada o firma en servidor. En este caso, el certificado y la clave privada no están en posesión del usuario, sino que están almacenados en un servidor seguro (en un HSM - Hardware Security Module), y el sistema puede realizar la firma automáticamente en nombre del cliente.
Para proceder, se requiere el consentimiento previo del cliente y la delegación de la autoridad de firma a un tercero. Se entiende que el cliente concede este consentimiento a Programación Integral al activar la opción ‘Utilizar certificado integrado para firmar documentos’’ en la configuración de la empresa. Cabe destacar que esta configuración solo puede ser modificada por el Contacto administrativo de la suscripción o por aquellos usuarios con rol de Administrador que hayan recibido los permisos correspondientes por parte del Contacto administrativo.
Diferencia clave: En estos casos, la firma no se hace "localmente" en el dispositivo del cliente, sino en el servidor, donde está el certificado digital.
Ventajas de la factura electrónica
Beneficios específicos de la factura electrónica son:
• Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
• Reducir errores humanos;
• Eliminar costes de impresión y envío postal;
• Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
• Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
• Mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
• Facilitar la lucha contra el fraude;
• Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
• Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Como crear una e-factura con pymesoft.cloud Facturación electrónica
Añada el módulo de factura electrónica a su suscripción
No podrá crear la e-factura hasta que haya adquirido el módulo de factura electrónica, instante en el que la funcionalidad quedará incluida en su suscripción.
En realidad, el proceso proporciona mayor funcionalidad que la estricta creación de facturas, ya que también puede crear, firmar y enviar albaranes de venta y presupuestos (aunque en estos casos, solamente se permite la tramitación de formatos no estructurados PDF's).
Definicion de datos adicionales para formato Facturae (estructurado)
Centros administrativos
Si quiere crear formatos de e-factura estructurados (XML) cuyo destinatario sea la Administración Española, deberá prestar atención a los Centros administrativos. En este apartado, podrá registrar los códigos correspondientes a las “oficinas contables”, “unidades tramitadoras”, “órganos de gestión” y “órganos proponentes” que se necesitan para emitir facturas electrónicas a las administraciones públicas y otras entidades. Puede obtener más información de estos códigos consultando el directorio de organismos. Cualquier factura en este formato, dirigida a la Administración no se admitirá sin estos códigos.
En el menú de pymesoft, acceda a: APLICACIONES->Bases->Centros administrativos.
Cada Centro Administrativo, debe tener asignado un Código de rol predeterminado, un Código de centro, una descripción y una dirección, código postal, población provincia y País.
Vinculación de centros administrativos
Los centros administrativos pueden estar vinculados al cliente, proyecto o factura. En cada uno de estos elementos existe una opción “Datos de la efactura” en el menú “Más” del mantenimiento que corresponda.
Para asociar distintos centros administrativos a los datos de la efactura debe seleccionar la opción “Centros” y añadir los centros con el rol que corresponda.
Al generar una efactura con el formato Facturae se utilizarán los datos de facturación que se encuentren en primer lugar siguiendo el siguiente orden:
- Datos de la e-factura en la factura
- Datos de la e-factura en el proyecto
- Datos de la e-factura en el cliente
Generar e-factura para la administración pública
Puede crear la e-factura de una factura utilizando el formato Facturae 3.2.2 (Estructurado).
Utilice la opción Crear facturae situada en el menú Más del mantenimiento de documentos de venta, que estará disponible en caso de que el registro seleccionado sea de tipo factura. Al ejecutar esta opción, se realizarán las comprobaciones pertinentes, y se creará el archivo XML correspondiente en la carpeta \Descargas. Sin embargo, si se detecta algún error, el formato no se creará y en su defecto se mostrará mensaje de error, para que pueda tomar las medidas correctivas oportunas antes de crearlo de nuevo.
Una vez generado el fichero de Facturae es necesario firmarlo con su aplicación de firma de documentos preferida. Si no tiene ninguna instalada puede descargar el programa Autofirma del Portal de Administración Electrónica.
El último paso es presentar la factura en el portal correspondiente de la administración.
Generar la e-factura para otros destinatarios
Al enviar e-facturas a otros destinatarios es posible enviarlas en formato Facturae o mediante un formato no estructurado (PDF). Si ese es el caso, no hay ningún requisito en particular, salvo los usuales de una factura expedida, que deberá contener:
- Número de factura correlativo,
- Fecha de expedición,
- Fecha de vencimiento del pago,
- Nombre y apellidos o razón social completa tanto de quien expide la factura como del receptor cliente,
- NIF del emisor y del destinatario,
- Desglose de cada operación con precio sin IVA y sin descuento, suma de todas las operaciones individuales con el montante de la base imponible,
- Distintos tipos de IVA y los impuestos aplicable,
- Importe total con impuestos, descuentos y cargos aplicados,
- Método de pago de la factura disponible y los datos necesarios para ello.
Seleccione un conjunto de facturas
Realice esta operación desde el apartado de Documentos de Venta.
Puede utilizar cualquiera de los filtros adaptativos disponibles. Sin embargo, seguramente le resultará de utilidad, utilizar el filtro Tipo de documento (Recuerde que, en Documentos de Venta, podemos registra Facturas y Albaranes), seleccionando los tipos Factura. (debe evitar la selección de varios tipos distintos a la vez).
Tenga presente que podrá generar archivos en formato PDF tanto de Albaranes como de Facturas, pero no podrá generar el archivo XML (factura en formato estructurado) sino se trata de un documento de tipo Factura.
Ahora clicando en la casilla de marcación de cualquiera de las facturas que devuelve la consulta, se consigue la selección de todos los registros para generar efactura.
Observe que al seleccionar uno o más registros, aparece en la barra de herramientas un botón denominado Enviar. Este botón, proporciona acceso al asistente para el envío de documentos por correo electrónico al email indicado en el documento.
Enviar e-facturas por correo electrónico
Utilizando el apartado de envío de documentos y seleccionando la opción de firmar documentos digitalmente conseguimos enviar las efacturas a los destinatarios de una forma sencilla.
En este caso para enviar e-facturas es necesario que los documentos enviados estén firmados digitalmente. Podrá seleccionar los tipos de documento que desea enviar:
- Facturae
- Documento PDF
Todos los ficheros enviados deberán estar firmados digitalmente.
E-facturas enviadas
Cuando se envían e-facturas, ya sea en formatos XML o PDF, se marcarán como enviadas. Además, existe la opción de aplicar filtros adaptativos según este criterio.