Revisar contratos
El proceso Revisar contratos actualiza automáticamente el estado de los contratos según su tipo de vencimiento: marca como Finalizado los contratos fijos cuya fecha ha expirado y renueva automáticamente los indefinidos. Puede ejecutarse manualmente en cualquier momento o programarse para que se realice de forma periódica.
Acceso
- Acceda al listado de contratos desde Ventas → Contratos.
- Haga clic en el botón Terminar en la barra de herramientas.
Pasos del asistente
Paso 1 — Información
El asistente muestra un resumen de la acción que se va a realizar. Pulse Siguiente para confirmar y continuar.
Paso 2 — Preferencias de actualización
Configure cómo se ejecutará el proceso:
Modo automático de revisión:
- Activado: El sistema revisa y actualiza contratos automáticamente con la periodicidad configurada.
- Desactivado: La ejecución es únicamente manual.
Período de revisión:
- Manual: Solo cuando el usuario lo lanza.
- Diario: Una vez al día.
- Semanal: Una vez por semana.
- Mensual: Una vez al mes.
Pulse Siguiente para confirmar.
Paso 3 — Progreso
Se muestra una barra de progreso con el avance del proceso. Al finalizar, el sistema informa del resultado e indica si es necesario gestionar nuevos contratos.
En la parte superior del asistente aparece siempre la fecha y hora de la última ejecución, lo que permite verificar que el proceso se está realizando según lo previsto.
Qué ocurre al ejecutar Terminar
- Contratos con vencimiento fijo cuya fecha ha expirado pasan a estado Finalizado.
- Contratos con vencimiento indefinido se renuevan automáticamente en su fecha de renovación: se generan los nuevos documentos de facturación y órdenes de trabajo del siguiente período.
Notificaciones de vencimiento
El botón Notificar, también disponible en la barra de herramientas del listado de contratos, abre el asistente de notificaciones. Desde allí se pueden generar avisos para informar a los clientes sobre contratos aceptados próximos a su fecha de expiración.
El campo Email gestor del contrato determina quién recibe el aviso interno de vencimiento para gestionar la renovación. El campo Fecha de notificación de renovación registra cuándo se realizó el último aviso.
Prórroga de contratos fijos
Si el cliente decide continuar con un contrato fijo, debe utilizarse la acción Prorrogar antes de que el contrato expire. Esta acción genera un nuevo contrato con la versión incrementada y las fechas ajustadas al nuevo período, que deberá prepararse, firmarse y aceptarse para formalizarse.
Actualización de precios al renovar
El sistema no actualiza precios automáticamente:
- En contratos indefinidos, actualice manualmente los precios en los registros de recurrencia de facturación antes de que se generen los documentos del siguiente período. Si no se actualizan a tiempo, se aplicarán los precios anteriores.
- En contratos fijos, los precios se actualizan de forma natural al generar la nueva versión durante el proceso de prórroga.