Preguntas frecuentes Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre aceptar y activar un contrato?
Aceptar significa que las partes han aprobado legalmente el acuerdo, otorgándole validez jurídica. El contrato queda en estado Aceptado pero aún no genera efectos operativos. Activarlo implica que empieza a ejecutarse en el sistema: se generan los documentos de facturación, las recurrencias de venta y las órdenes de trabajo. La aceptación es el paso legal; la activación es el paso operativo.
¿Puedo modificar un contrato una vez aceptado?
Sí, pero únicamente mediante la acción Reabrir, que devuelve el contrato al estado Preparado. Después de realizar los cambios será necesario volver a aceptarlo. Si ya había sido firmado electrónicamente, las firmas quedan invalidadas y el proceso debe reiniciarse.
¿Qué ocurre si modifico un contrato después de haberlo firmado?
Cualquier modificación, por mínima que sea, invalida automáticamente todas las firmas existentes. El proceso de firma debe reiniciarse desde el principio para todos los participantes.
¿Por qué no puedo aceptar un contrato?
Normalmente faltan datos obligatorios: cliente o receptor, CIF/NIF/NIE de los firmantes, fechas, importe, condición de pago o método de pago. El sistema indica qué campos deben completarse e impide guardar hasta que estén todos cubiertos.
¿Qué ocurre al activar un contrato?
El sistema genera el documento de venta (factura o albarán), crea la recurrencia de facturación para contratos indefinidos, cambia el estado a Activado, bloquea el contrato y crea las recurrencias de órdenes de trabajo si hay servicios con periodicidad definida. Si el proceso falla, puede retomarse desde el punto donde quedó.
¿Se pueden crear contratos sin servicios?
Sí. Un contrato puede no incluir servicios si su alcance no requiere intervenciones ni mantenimiento específico. En ese caso el importe bruto se introduce manualmente activando la opción Valoración personalizada.
¿Qué significa el modelo de facturación por contrato?
El contrato tiene un importe global fijo. Los servicios no se facturan de forma individual; su coste está incluido en el importe total. La factura se emite al aceptar o activar el contrato.
¿Qué significa facturar por órdenes de trabajo?
Cada intervención se factura de forma independiente a través de las órdenes de trabajo generadas. Las órdenes se crean como facturables y se cobran tras ejecutar el trabajo. En este modelo al menos un servicio debe ser facturable.
¿Se puede cambiar el modelo de facturación después de aceptar el contrato?
No. Una vez aceptado o activado, el contrato queda bloqueado para evitar inconsistencias en la facturación.
¿Cómo funcionan las renovaciones de contratos?
Los contratos indefinidos se renuevan automáticamente en la fecha prevista, salvo que el cliente haya solicitado no renovar o esté marcada la opción Finalizar contrato al vencimiento. Los contratos fijos no se renuevan automáticamente; la renovación debe realizarse mediante la acción Prorrogar.
¿Se puede prorrogar un contrato más de una vez?
El contrato original solo puede prorrogarse una vez. El contrato resultante puede convertirse en el nuevo base y volver a prorrogarse, permitiendo encadenar prórrogas sucesivas.
¿Qué ocurre si no hay documento firmado adjunto?
El sistema permite continuar pero muestra una advertencia. Se recomienda adjuntar siempre el contrato firmado en PDF antes de aceptarlo para garantizar la validez legal y la trazabilidad.
¿Por qué no se generan facturas automáticamente?
Las causas más habituales son: el contrato no está Activado, no hay servicios facturables, el modelo de facturación no está correctamente configurado, o falta el módulo de Documentos Recurrentes.
¿Cuál es la diferencia entre fecha de formalización, firma y entrada en vigor?
La formalización es cuando el contrato adquiere validez legal. La firma es cuando las partes lo suscriben y aceptan sus condiciones. La entrada en vigor es cuando comienza a aplicarse operativamente. Las tres pueden coincidir o ser diferentes según lo acordado.
¿Qué ocurre si un contrato vence sin renovación?
El contrato deja de estar activo, no genera nuevas facturas ni órdenes de trabajo y puede marcarse como Finalizado mediante el proceso Terminar. Para continuar el servicio debe crearse un nuevo contrato o haberse prorrogado antes del vencimiento.
¿Se pueden editar servicios en un contrato activado?
No. Una vez activado, los servicios quedan bloqueados. Si es imprescindible modificarlos, debe usarse la acción Reabrir (disponible desde estado Aceptado), realizarse los cambios y volver a aceptar y activar.
¿Cómo se generan las órdenes de trabajo?
Se generan automáticamente al activar el contrato según la periodicidad configurada en cada servicio (días entre revisiones periódicas). El sistema puede agrupar servicios con la misma frecuencia en una única OT para evitar duplicidades.
¿Qué ocurre si cambio los precios después de activar el contrato?
Los contratos activos no actualizan precios automáticamente. En contratos indefinidos hay que actualizarlos manualmente en los registros de recurrencia antes del siguiente ciclo. En contratos fijos se actualizan al generar la nueva versión mediante la prórroga.
¿Puede haber varios firmantes en un contrato?
Sí, pero siempre debe existir al menos uno. Cada firmante necesita identificación única; no se permite que dos firmantes del mismo contrato compartan el mismo CIF/NIF/NIE.
¿Qué ocurre si un contrato es rechazado?
El contrato pasa a estado No aceptado y no genera ningún compromiso ni ejecución operativa. El registro queda conservado para consulta o auditoría.
¿Cómo se gestionan las cláusulas en los contratos?
Pueden incorporarse de tres formas: automáticamente desde la clasificación del contrato, seleccionando una cláusula existente del catálogo, o creándola manualmente indicando título, descripción y tipo directamente en el contrato.
¿Qué módulos necesito para utilizar el módulo de contratos?
Son obligatorios Documentos Recurrentes (genera automáticamente facturas y OT periódicas) y CRM (gestiona actividades para planificar tareas del ciclo de vida). Si se dispone del módulo GMAO, se habilita además la gestión de elementos y planes de mantenimiento en los servicios.
Solución de problemas comunes
No se puede aceptar el contrato
Revisar que estén completos el cliente o receptor, los firmantes con su CIF/NIF/NIE, las fechas, la condición de pago, el método de pago y el importe. El sistema indica qué campos faltan e impide guardar hasta completarlos.
El contrato no genera facturación automática
Verificar que el modelo de facturación esté correctamente configurado y que haya importes o servicios marcados como facturables. Confirmar que el módulo de Documentos Recurrentes esté activo y que el contrato esté en estado Activado (no solo Aceptado).
No aparecen las renovaciones o avisos de vencimiento
Ejecutar el proceso Terminar desde la barra de herramientas del listado de contratos. Revisar que las fechas de vencimiento, renovación y los meses de cobertura estén correctamente configurados. Activar el modo automático de revisión para que el proceso se ejecute de forma periódica.
No se pueden firmar contratos
Comprobar que el contrato esté en estado Preparado y que los firmantes tengan todos sus datos de identificación completos. Si el contrato fue modificado tras una firma anterior, el proceso de firma debe reiniciarse desde el principio.
Las cláusulas no se agregan automáticamente al contrato
Revisar la configuración de la clasificación desde Clasificaciones → Contrato y asignar las cláusulas correspondientes. Los cambios se aplicarán únicamente a los nuevos contratos; los ya existentes deben actualizarse manualmente.
No se generan documentos recurrentes (facturas, órdenes de trabajo, etc.)
Confirmar que el módulo de Documentos Recurrentes esté activo en la suscripción. Verificar que el contrato esté en estado Activado y que los servicios con recurrencia tengan configurados los días entre revisiones.
No aparecen proyectos o servicios al crear el contrato
Seleccionar primero el cliente para que el sistema filtre sus proyectos asociados. Si no aparece ninguno, verificar que existan proyectos activos o proyectos marcados como de múltiples clientes.
El contrato no se renueva automáticamente
Revisar que el vencimiento sea Indefinido, ya que los contratos fijos no se renuevan solos. Comprobar también que no esté marcada la casilla Finalizar contrato al vencimiento. Si es fijo, utilizar la acción Prorrogar para renovarlo manualmente.
No se puede marcar un servicio como facturable
El modelo de facturación del contrato es Facturar contrato (importe global fijo), que no permite facturar servicios de forma individual. Cambiar el modelo a Facturar órdenes de trabajo si se necesita facturación por servicio. Este cambio no es posible una vez que el contrato está aceptado o activado.
No se puede imprimir el contrato correctamente
Usar la Vista preliminar antes de imprimir para detectar datos incompletos o errores de formato. Revisar que la clasificación del contrato tenga asignado el informe de vista previa y que todos los campos obligatorios estén cumplimentados.