Presupuestos

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Gestión de Presupuestos

La sección de presupuestos está diseñada para ayudarte a gestionar y realizar un seguimiento eficaz de los presupuestos de tus proyectos, clientes y actividades comerciales. A continuación, te detallamos cómo utilizar sus principales funcionalidades.

Creación de un presupuesto nuevo

Para crear un presupuesto desde cero, accede al módulo de presupuestos desde el menú principal y haz clic en "+ Nuevo Presupuesto" .

Selecciona el tipo de presupuesto que necesitas ( en blanco, para un contacto no cliente, o importar desde un formato FIEB ) y completa los campos como cliente, fecha de emisión, descripción, y proyectos si corresponde.

A continuación, añade los productos o servicios que formarán parte del presupuesto, especificando su cantidad, descripción, precio unitario y descuentos si aplican. El sistema calculará automáticamente el total de cada línea y el importe final.

Además, podrás configurar opciones adicionales como impuestos, gastos generales, beneficio industrial , entre otros. No olvides guardar y, si es necesario, enviar el presupuesto al cliente en formato PDF o por correo electrónico.

Edición de un presupuesto existente

Si necesitas realizar cambios en un presupuesto ya creado, localízalo en la lista o en la vista Kanban, utilizando filtros o el buscador disponible.

Al abrirlo, podrás modificar los conceptos, productos, impuestos, descuentos y demás datos que sean necesarios. Una vez actualizados los detalles, guarda los cambios. Si el presupuesto ya ha sido enviado al cliente, puedes reenviarlo con las modificaciones correspondientes.

Vista Kanban, Lista y Calendario

Las tres vistas ( Lista, Calendario y Kanban ) proporcionan diferentes formas de gestionar y visualizar los presupuestos según las necesidades de cada usuario:

• Vista Lista : Muestra los presupuestos en una lista organizada, ideal para realizar búsquedas rápidas y revisar detalles de varios presupuestos a la vez.
• Vista Calendario : Permite visualizar los presupuestos organizados según la fecha de emisión, lo que ayuda a gestionar los plazos de manera más eficiente.
• Vista Kanban : Presenta los presupuestos en un formato visual dividido por etapas, facilitando el seguimiento del estado de cada presupuesto y mejorando la gestión de tareas y prioridades.

Detalles

Esta pantalla está diseñada para facilitar la entrada precisa y completa de información sobre los productos o servicios que forman parte del presupuesto. Permite trabajar con distintos tipos de elementos, como:

• Materiales
• Grupos de productos
• Tasas o cargos
• Tiempos de ejecución
• Otros conceptos personalizados

Cada ítem puede incluir detalles adicionales que, aunque no sean obligatorios, pueden ser útiles o relevantes según las necesidades del usuario . Estos detalles opcionales enriquecen la información del presupuesto sin ser imprescindibles para su validez.

Además, es posible adjuntar imágenes para representar visualmente el ítem:

• Puede ser la imagen principal del producto o servicio.
• O una imagen personalizada que el usuario decida asignar.

Impuestos

Ofrece un resumen automático de los impuestos asociados a todos los productos o servicios registrados en el documento.

Ampliaciones

Esta función permite gestionar modificaciones o aumentos en un presupuesto ya aceptado , sin alterar el documento original. Es útil cuando se desea añadir nuevos elementos tras la aprobación inicial.

Cómo funciona:

Creación de una ampliación

Cuando se requiere incluir más elementos en un presupuesto aceptado, se debe crear una ampliación . Esta actúa como un registro separado que contiene los cambios propuestos.

Estados de la ampliación

Cada ampliación puede tener uno de los siguientes estados:

• Pendiente : Aún no se ha evaluado ni aprobado.
• Aceptado : Ha sido aprobada y sus elementos se incorporan al presupuesto.
• Descartado : Ha sido rechazada y no tiene efecto en el presupuesto.

También se registra la fecha en que se cambió el estado .

Información adicional

• Descripción : Resume el motivo o justificación de la ampliación.
• Fecha de aceptación : Fecha en que se aprueba formalmente la ampliación.
• Aceptado por : Nombre de la persona responsable de su aprobación.

Vinculación de nuevos elementos

Una vez creada la ampliación, los nuevos productos, servicios o cambios deben asociarse a ella . Estos elementos no afectarán el presupuesto total hasta que la ampliación sea marcada como aceptada .

Condiciones

Permite el cálculo del descuento, gastos generales y el beneficio industrial del presupuesto.

Configuración

Facilita la personalización de aspectos específicos vinculados al comportamiento del presupuesto, tales como configuraciones de impuestos, manejo de decimales, factores de divisa, % Gastos generales, % Beneficio industrial (entre otros).

Asignar imágenes a los detalles del presupuesto

Se permite la asignación de imágenes a los detalles del presupuesto sin necesidad de que estas estén vinculadas a la ficha del artículo.

Esta funcionalidad proporciona mayor flexibilidad, ya que permite adjuntar imágenes personalizadas (como ilustraciones, fotografías del producto o documentos complementarios ) a cada ítem del presupuesto, sin modificar la información del artículo. Esto resulta especialmente útil cuando se requiere mostrar elementos específicos para un presupuesto determinado, no necesariamente relacionados con la imagen predeterminada del artículo.

Se disponen de dos métodos complementarios para agregar imágenes a los detalles del presupuesto:

Primer método: vinculación desde la raíz del presupuesto

• Una imagen puede ser vinculada como archivo adjunto directamente a la raíz del presupuesto.
• A continuación, debe accederse al detalle del presupuesto en el cual se desea que la imagen aparezca.
• Desde el campo ‘Imagen principal’ , debe abrirse la lista y seleccionarse el archivo de imagen previamente vinculado a la raíz del documento.

Segundo método: Sin vinculación previa del archivo

• En este caso, no es necesario haber vinculado previamente la imagen en la raíz del presupuesto.
• Debe accederse directamente al campo ‘Imagen principal’ del detalle correspondiente.
• A través del botón ‘+’ , ubicado en la parte superior derecha de la lista de imágenes, puede abrirse el cuadro de diálogo “Abrir” .
• Desde dicho cuadro, debe seleccionarse la imagen deseada.
• Una vez seleccionada, la imagen debe guardarse como archivo adjunto y, posteriormente, debe guardarse el presupuesto.

Verificación

• Una vez completado cualquiera de los métodos anteriores, puede generarse la presentación preliminar del documento para verificar que la imagen ha sido vinculada correctamente al detalle correspondiente.

Requisitos técnicos

• El archivo de imagen debe estar en un formato válido (por ejemplo: JPEG, PNG, GIF, TIFF o BMP ).
• Solo se permite una imagen vinculada por cada detalle del presupuesto.
• Solo se permite una imagen vinculada por cada detalle del presupuesto.

Tipos de detalles en los presupuestos

Los presupuestos pueden contener distintos tipos de detalles, organizados jerárquicamente:

• Capítulos : Son divisiones principales con unidades y precio, pudiendo incluir subcapítulos.
• Grupos : Agrupan productos o servicios, sumando el precio de los componentes para calcular el precio total.
• Incrementos : Se aplican como un porcentaje sobre los productos previos en el presupuesto.
• Materiales : Productos básicos o artículos simples con tasas aplicadas.
• Tasas : Detalles adicionales para incluir tasas fijas.
• Otros : Agrupación adicional cuando no encajan otros tipos.
• Tiempo : Costos asociados al tiempo, como instalaciones o reparaciones.
• Productos sin codificar : Permiten incluir productos o servicios no predefinidos en el sistema.

Ampliación de presupuestos

Si necesitas ajustar un presupuesto en estado aceptado o en progreso, puedes crear una ampliación en la cabecera del presupuesto , asignarle un concepto y marcarla como pendiente. Al aceptarla, los detalles opcionales se incorporarán al presupuesto.

Gestión de versiones

Cuando necesites realizar un seguimiento de diferentes versiones de un mismo presupuesto, puedes duplicar el presupuesto original y vincular la nueva versión al documento anterior . De este modo, mantienes la trazabilidad entre las distintas versiones.

Firma electrónica

Para firmar un presupuesto, dirígete a la previsualización del documento. Si usas un PC, haz clic en "Firmar" y genera un código QR. Luego, escanéalo con tu móvil, firma y registra la firma en el sistema. Si usas un dispositivo móvil, simplemente firma directamente desde la aplicación.

Seguimiento y estados del presupuesto Es importante mantener actualizado el estado de cada presupuesto. Los estados disponibles son:

• Editado : El presupuesto está en fase de creación.
• Entregado : Se ha entregado una copia al cliente, pero aún se espera su respuesta.
• Aceptado : El cliente ha aceptado las condiciones y está listo para iniciar la ejecución.
• En ejecución : Los trabajos han comenzado.
• Terminado : El trabajo ha finalizado.
• Descartado : El presupuesto ha sido rechazado.
• Reemplazado : Un nuevo presupuesto ha reemplazado al anterior.
• Archivado : El presupuesto ha llegado al final de su ciclo de vida y se puede recuperar si no ha sido recargado.

Consejos útiles

• Si sueles crear presupuestos similares, aprovecha las plantillas personalizadas para ahorrar tiempo.
• Actualiza regularmente el estado de cada presupuesto para un seguimiento adecuado.
• Recuerda que el sistema permite gestionar tanto impuestos como descuentos y calcular precios según el margen deseado.

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