guÍA

Introducción a guÍA

guÍA es el servicio de inteligencia artificial de pymesoft.cloud, creado para simplificar y optimizar el trabajo dentro de la plataforma. Su función es automatizar tareas clave en los diferentes módulos, ayudando a mejorar la eficiencia, la precisión y el aprovechamiento del tiempo.

Entre sus principales capacidades se encuentran:

• Automatización de procesos: reduce la carga de tareas repetitivas y operativas.
• Reconocimiento de documentos: identifica, organiza y procesa información de manera rápida.
• Consultas en lenguaje natural: permite acceder a datos sin necesidad de conocimientos técnicos, haciendo preguntas como si fuera una conversación.
• Apoyo a la toma de decisiones: genera análisis y resúmenes inteligentes para comprender mejor la información y actuar con mayor certeza.

En pocas palabras, guÍA está diseñada para ser un asistente inteligente que facilita el día a día de los usuarios, haciendo que las operaciones dentro de pymesoft.cloud sean más ágiles, sencillas y efectivas.

Servicios

Incluye los siguientes:

Servicio	Funcionalidad principal
Agente de soporte	Responde a consultas en lenguaje natural relacionadas con el funcionamiento depymesoft.cloud.
Consulta inteligente	Permite consultar datos de negocio de la aplicación y obtener respuestas precisas.
Comprensión de informes	Analiza y resume informes complejos para facilitar decisiones rápidas.
Escritura inteligente	Mejora, corrige, resume o traduce textos en algunos tipos de campos seleccionados de cualquier formulario de datos.
Visión artificial	Extrae automáticamente datos clave de documentos (PDF, JPG, etc.) y los registra en la aplicación.

Cada servicio opera mediante el consumo de tokens. El acceso depende de los módulos contratados en su suscripción.

Funcionamiento del chat

El chat es la interfaz principal para interactuar con los servicios de guÍA (Comprensión de informes, Consulta inteligente y Agente de soporte), permitiendo consultas y respuestas en lenguaje natural sin conocimientos técnicos. Los servicios de Escritura Inteligente y Visión Artificial tienen interfaces independientes, que se describirán mas adelante.

Acceso al chat

Para acceder al chat de consulta, haga clic en el botón guÍA, situado en la parte derecha de la barra de herramientas general de la aplicación, junto al icono de Notificaciones y próximo a la zona donde se muestran las credenciales del usuario.

El chat está disponible en todo momento, aunque su uso es limitado si no se ha contratado guÍA (en ese caso, se muestra en color naranja). Un encaminador interno selecciona automáticamente el servicio más adecuado según el contexto, que se indica como ‘Pregunta sobre… (Contexto actual)’.

Contextos de uso:

• Agente de soporte: preguntas generales sobre la aplicación, siempre disponible.
• Conjunto de registros: consultas globales sobre un conjunto de registros, desde la raíz del formulario.
• Registro: consultas sobre un registro específico; en casos como Datapac puede conectarse a fuentes externas para respuestas precisas.
• Informes: consultas sobre informes abiertos; se requiere tener el informe activo.

Estructura de la interfaz

Barra de herramientas (arriba), contiene los botones:

• X (Cerrar): cierra el chat.
• Guardar: La conversación se almacena para futuras consultas. Puede administrar el historial desde: Configuración → guÍA → Chat.
• Nuevo chat: inicia una conversación limpia, borrando la memoria anterior.
  • Ventaja: menor consumo de tokens.
  • Desventaja: se pierde el contexto previo, por lo que no se pueden responder preguntas relacionadas con la sesión anterior.

Historial de conversación (centro)

El sistema organiza los mensajes en orden cronológico para facilitar el seguimiento de la conversación.

En el módulo Comprensión de Informes , se utilizan prompts integrados en la interfaz que permiten generar respuestas relevantes con un solo clic. Estos prompts incluyen botones de ayuda que explican su funcionamiento.

Además, el sistema sugiere preguntas relacionadas , permite consultar información anterior y desplazarse fácilmente por los mensajes más antiguos o recientes, optimizando así la navegación y la interacción con el chat.

En cuanto al idioma, el usuario puede formular preguntas en cualquiera de los idiomas reconocidos por el sistema (español, catalán o inglés ). No obstante, el chat siempre responderá en el idioma configurado en la interfaz.

Por ejemplo, si la interfaz está en español, el chat responderá en español aunque la pregunta se haga en catalán o inglés; y si la interfaz está en inglés, responderá en inglés aunque la pregunta se realice en español o catalán.

Caja de texto (abajo)

• Es donde se escriben preguntas o mensajes en lenguaje natural.
• El chat interpreta lo escrito y genera una respuesta contextualizada que aparece en el historial de conversación.
• Mantiene coherencia con el contexto de la conversación y es el canal de comunicación con el chat.
• Se incluye un botón con un micrófono, que permite convertir la voz en texto para realizar consultas habladas.

Uso combinado de servicios y diferencias entre chats

guÍA combina la consulta inteligente y modelos de lenguaje para interpretar preguntas y generar respuestas más completas. Tipos de chat:

• Chat de ‘Consulta inteligente’: convierte preguntas en consultas estructuradas, ofreciendo datos precisos y objetivos.
• Chat de ‘Comprensión de informes’: analiza informes para ofrecer información contextual, explicaciones y resúmenes, con enfoque cualitativo.
• Consideraciones: las interpretaciones pueden contener errores y el procesamiento adicional puede generar latencia ligeramente mayor.

Modelo de uso con límite gratuito

Aunque no se haya contratado guÍA, se ofrecen funcionalidades limitadas de prueba:

• Botón de guÍA en color naranja.
• Tokens: no se contabilizan.
• Agente de soporte: 3 consultas/usuario/semana.
• Comprensión de informes: 3 consultas/usuario/mes.
• Escritura inteligente y Consulta inteligente: 3 consultas/usuario/día, máximo 100 caracteres.
• Visión Artificial: bloqueada en esta modalidad.

Servicios específicos

Agente de soporte

El chat ‘Agente de soporte’, es un asistente conversacional integrado en la aplicación que permite a los usuarios obtener información y ayuda en lenguaje natural sobre el funcionamiento de pymesoft.cloud. Responde preguntas, facilita búsquedas y agiliza tareas informativas sin necesidad de navegar por menús o construir consultas técnicas.

Si la plataforma de formación está activa en su suscripción, el chat puede buscar vídeos relacionados con su consulta. En caso de encontrarlos, aparecerá un enlace que le permitirá acceder a ellos con un solo clic.

Escritura inteligente

Contexto de uso y ventajas.

El servicio de Escritura inteligente de pymesoft.cloud permite corregir, resumir, reformular y traducir textos directamente en los campos de la aplicación, garantizando ortografía correcta, claridad, coherencia terminológica y optimización del flujo de trabajo sin usar herramientas externas.

Integración directa en los campos clave

El botón de la guÍA Escritura inteligente aparece junto a los campos de texto donde se escribe habitualmente, como Notas, Título, Descripción u Observaciones, permitiendo:

• Mejoras inmediatas sin copiar y pegar.
• Aplicación directa sobre el contenido original, sin perder el contexto.
• Visualización instantánea del cambio.

Ubicaciones de ejemplo, del botón guÍA Escritura inteligente:

• Presupuestos: Descripción
• Órdenes de trabajo: Tarea → Título y Descripción
• CRM: Oportunidades, Actividades e Incidencias → Título y Descripción
• Otros cientos de apartados similares donde existan campos de texto clave.

Opciones del botón guÍA

Al hacer clic en el botón guÍA, se ofrecen estas opciones:

1. Corregir: corrige errores ortográficos o tipográficos.
   • Ejemplo: bibienda hunffamiliar → vivienda unifamiliar
2. Mejorar: reformula el texto para mayor claridad y fluidez.
   • Ejemplo: La instalación eléctrica será revisada y arreglada → Se revisará y reparará la instalación eléctrica
3. Resumir: reduce el texto conservando el significado.
   • Ejemplo: Se revisará y reparará la instalación eléctrica → Revisión y reparación eléctrica
4. Texto similar: genera alternativas con sentido equivalente.
   • Ejemplo: Revisión y reparación eléctrica → Inspección y mantenimiento del sistema eléctrico
5. Traducir: traduce a otros idiomas (euskera, gallego, catalán, español, inglés, francés, alemán).
   • Ejemplo: Revisión y reparación eléctrica → Electrical inspection and repair

Consulta inteligente

El chat de consulta inteligente, es una herramienta interactiva que permite realizar consultas sobre la información de cualquier apartado de la aplicación que esté vinculado a datos (Por ejemplo: documentos de venta, presupuestos, documentos de compra, clientes, entre otros.) Los usuarios pueden formular preguntas de forma sencilla y natural, como en una conversación cotidiana, sobre un contexto (un registro específico o un conjunto de registros dentro de cualquier apartado de la aplicación). El sistema interpreta estas consultas y devuelve respuestas precisas, evitando la necesidad de recorrer manualmente tablas o generar reportes complejos.

• Objetivo: facilitar el acceso rápido y confiable a la información, sin necesidad de conocimientos técnicos, mejorando la toma de decisiones y la experiencia del usuario.
• Ventajas: agiliza el análisis de datos, soporta decisiones basadas en información y aumenta la productividad al reducir búsquedas manuales.
• Alcance y Limitaciones: El chat solo responde consultas relacionadas con los datos del módulo o apartado en uso. Si se pregunta sobre información externa o no disponible, puede mostrar un mensaje de error o dar respuestas genéricas.

Recomendaciones para Formular Preguntas

Aunque el chat tiene una cierta capacidad para comprender y responder preguntas complejas, los mejores resultados se obtienen cuando las consultas son claras y concisas.

Buenas prácticas:

• Formular preguntas directas y específicas.
• Evitar expresiones ambiguas o demasiado generales.
• Dividir las preguntas complejas en varias más simples cuando sea necesario.

Ejemplo: En lugar de preguntar: “¿Qué clientes tienen documentos y cuántos están facturados o pendientes este mes y cuánto suman?” Es preferible dividirlo en:

1. “¿Qué clientes tienen documentos este mes?”
2. “¿Cuántos documentos están facturados?”
3. “¿Cuántos documentos están pendientes?”

Casos de Uso

A continuación, se presenta una lista de preguntas específicas para distintos contextos, que se pueden usar directamente. Además, estas preguntas pueden servir como plantillas para otros contextos: conservando la estructura de la pregunta y adaptando únicamente las entidades o variables relevantes.

Por ejemplo:

• Original (contexto de ventas): “Muéstrame todas las ventas de hoy.”
• Adaptado (contexto de compras): “Muéstrame todas las compras de hoy.”

De esta manera, se aprovecha la misma lógica de formulación, facilitando la creación de nuevas consultas para diferentes módulos o áreas.

Ventas

1. Consulta de ventas diarias
   • Prompt: “Muéstrame todas las ventas de hoy.”
   • Uso: Permite obtener un listado actualizado de todas las ventas registradas en la fecha actual.
2. Identificación de productos más vendidos
   • Prompt: “¿Cuáles son los productos más vendidos?”
   • Uso: Muestra un ranking de los productos con mayor volumen de ventas, útil para análisis comercial o reposición de stock.
3. Seguimiento de albaranes emitidos
   • Prompt: “Lista de albaranes emitidos esta semana.”
   • Uso: Genera un listado de los albaranes creados durante la semana en curso.
4. Cálculo de promedio de ventas
   • Prompt: “Promedio de ventas diarias de este año (agregadas).”
   • Uso: Calcula la media de ventas diarias registradas en lo que va del año.
5. Detección de ventas de alto valor
   • Prompt: “Ventas mayores a 1000€.”
   • Uso: Muestra las operaciones de venta que superan un importe determinado, facilitando el análisis de grandes transacciones.
6. Comparativa de desempeño temporal
   • Prompt: “Compara las ventas de este mes con las del mismo mes del año pasado.”
   • Uso: Genera un informe comparativo de ventas entre periodos equivalentes, útil para evaluar crecimiento o estacionalidad.
7. Análisis de evolución semanal de ventas
   • Prompt: “Muestra la evolución de las ventas por semana en los últimos tres meses.”
   • Uso: Presenta una gráfica o resumen de las tendencias de venta en el tiempo, útil para análisis de comportamiento comercial.

Productos

1. Inventario de productos disponibles
   • Prompt: “Muéstrame todos los productos disponibles.”
   • Uso: Recupera el listado completo de productos activos en el sistema.
2. Búsqueda por rango de precios
   • Prompt: “Muestra los productos cuyo precio sea menor a 20€.”
   • Uso: Filtra los productos disponibles en función de su precio, útil para promociones o control de márgenes.

Presupuestos

1. Seguimiento de presupuestos pendientes
   • Prompt: “Lista los presupuestos pendientes de aprobación.”
   • Uso: Muestra los presupuestos aún no validados o en proceso de revisión, facilitando la gestión comercial.

CRM – Oportunidades

1. Consulta del total de oportunidades
   • Prompt: “¿Cuántas oportunidades hay registradas actualmente?”
   • Uso: Permite conocer el número total de oportunidades de venta activas en el sistema en tiempo real.
2. Listado de oportunidades en espera
   • Prompt: “Muéstrame todas las oportunidades en espera.”
   • Uso: Muestra todas las oportunidades que aún no han avanzado en el proceso comercial, facilitando la priorización de acciones.
3. Oportunidades recientes
   • Prompt: “Dame las oportunidades creadas esta semana.”
   • Uso: Permite identificar rápidamente las oportunidades nuevas y planificar el seguimiento inmediato.
4. Valor estimado de oportunidades en progreso
   • Prompt: “¿Cuál es el valor del importe estimado de las oportunidades en progreso?”
   • Uso: Calcula la suma total del importe estimado de todas las oportunidades que están activas y en fase de negociación.
5. Promedio de importe estimado de oportunidades ganadas
   • Prompt: “Promedio del importe estimado de las oportunidades ganadas.”
   • Uso: Permite analizar el valor promedio de las oportunidades cerradas con éxito, útil para métricas de ventas y planificación.

Cobros – Finanzas

1. Cobros por cliente en el año
   • Prompt: “Muestra una lista de clientes que han tenido cobros este año, incluyendo para cada cliente el número total de cobros y la suma total de los importes.”
   • Uso: Genera un resumen de los clientes con cobros registrados en el año, mostrando tanto la cantidad de operaciones como el importe total, útil para seguimiento financiero.
2. Cobros pendientes de un cliente específico
   • Prompt: “¿Cuáles son los cobros pendientes de {%nombre cliente en particular%}?”
   • Uso: Permite filtrar los cobros aún no recibidos para un cliente determinado, facilitando la gestión de cobranzas.
3. Comparativa de cobros por periodo
   • Prompt: “Compara los cobros de este mes con los del mismo mes del año pasado.”
   • Uso: Genera un análisis comparativo de los cobros por periodo, útil para evaluar crecimiento o estacionalidad en las finanzas.

Contexto Conversacional (Memoria a Corto Plazo)

El chat mantiene memoria temporal durante la sesión, recordando preguntas y respuestas previas para encadenar consultas y mejorar la coherencia. Al iniciar un nuevo chat, el contexto se pierde, ya que no funciona como memoria permanente.

Comprensión de informes

Comprensión de informes utiliza la guÍA para interpretar y resumir automáticamente informes complejos, destacando información clave y tendencias. Facilita la toma de decisiones, optimiza el tiempo y reduce la lectura manual, estando disponible según los módulos contratados.

Tipos de informes que puede analizar

Comprensión de informes puede procesar distintos tipos de informes:

• Informes financieros: balances, cuentas de resultados, mayores contables, etc.
• Informes técnicos: partes de intervención, informes de servicio, entre otros.
• Informes comerciales: presupuestos, oportunidades de venta, informes de actividad.
• Etc.

El análisis estará disponible según los módulos activos en su suscripción. Por ejemplo, el análisis de balances requiere el módulo de Contabilidad. Cuantos más módulos estén activados, mayor será la variedad de informes que se podrán procesar.

Cómo usar Comprensión de informes

Se activa haciendo clic en el botón guÍA en la vista preliminar de los informes compatibles. Genera resúmenes automáticos en segundos, sin configuración previa, y la compatibilidad de informes se ampliará con el tiempo según se desarrollen nuevos formatos. Para ello, solamente tiene que clicar en el enlace de su interés. También puede formular su propia pregunta, siempre que esté relacionada con el contexto, para obtener una respuesta adecuada.

Ejemplos de análisis por tipo de informe

Balance de situación:

• Cálculo de ratios financieros: muestra nombre, fórmula, cálculo detallado y breve interpretación.
• Estructura patrimonial: destaca fortalezas, debilidades y cambios anuales; ofrece recomendaciones prioritarias.
• Análisis estructural: identifica ineficiencias en cobros o gestión presupuestaria.

Mayor contable

• Análisis general: resalta cuentas contables clave y su importancia.
• Resumen anual de resultados financieros: tabla con saldos y movimientos, sugerencias para presentación simplificada.

Informe global de ventas:

• Resumen de ventas: unidades vendidas, importe total, margen promedio y número de ventas.
• Análisis de productos: identifica los 5 productos con mayor venta, margen superior al 50% y posibles productos con margen negativo.
• Análisis de clientes y proyectos: principales clientes y proyectos relevantes, margen promedio por cliente.
• Resumen de presupuestos: incluye rentabilidad, KPIs, recomendaciones y conclusión ejecutiva.
• Análisis de totales: totales de neto, coste y margen; identificación de proyectos con mayor y menor margen.

En la versión 1.0 del módulo guÍA, Comprensión informes está disponible en más de 50 informes, con proyección de crecimiento.

Precisión y confiabilidad

Los resúmenes generados por la guÍA son precisos, aunque se recomienda revisarlos en documentos críticos. No se pueden personalizar los criterios de análisis, y se aconseja complementar la información con juicio propio en decisiones de riesgo.

Visión artificial

pymesoft.cloud incorpora un servicio avanzado de reconocimiento automático de documentos, basado en Inteligencia Artificial denominado Visión Artificial.

Funcionalidades, flujo de trabajo y ventajas

Visión Artificial permite procesar documentos (PDF, JPG, PNG, TIFF) usando OCR (Optical carácter recognition) con IA (Inteligencia artificial) para extraer y validar datos, integrándose con Compras y Nóminas para crear registros automáticamente.

En combinación con la función Documento original, podrá visualizar el archivo del que se extrajeron los datos, junto con el registro de los datos reconocidos. Además, el documento resalta las regiones específicas de donde fueron obtenidos.

• Flujo de trabajo: el usuario sube el documento, la visión artificial extrae los datos, se muestran en un formulario con previsualización y campos resaltados, y el usuario revisa y confirma la información.
• Ventajas: ahorro de tiempo, reducción de errores, mejor trazabilidad y archivo digital, e integración fluida con pymesoft.cloud.
• Requisitos: imagen mínima 150 dpi; documentos deteriorados o manuscritos pueden requerir validación manual; revisar los campos sugeridos antes de confirmar.

Para que el sistema extraiga correctamente datos como el tipo de documento, proveedor, referencias, precios y descuentos mediante la guÍA , el documento del proveedor debe ser claro, organizado y coherente , ya que el guÍA primero clasifica el documento y luego identifica los datos clave de dicha clasificación.

Si un documento no sigue un formato estándar, por ejemplo, una factura sin CIF, impuestos o total, el sistema puede interpretar mal los datos, generando errores que habrá que corregir manualmente. Por ello, la estructura y presentación del documento son clave para que el reconocimiento sea preciso y confiable.

En resumen: un documento claro y adaptado a la transacción permite que la guÍA funcione de manera eficiente, mientras que formatos irregulares aumentan la probabilidad de errores.

Crear documento de compra

El asistente ‘Creación documentos digitalizados’ del apartado de compras de pymesoft.cloud puede utilizar inteligencia artificial para identificar y extraer automáticamente los datos clave de documentos como facturas y albaranes, sin importar su formato, diseño o proveedor. Gracias a este proceso automatizado, el sistema genera el documento final de forma rápida, precisa y con una tasa de error muy inferior a la introducción manual.

Para más información sobre cómo capturar facturas o albaranes, consulte la ayuda: Crear factura desde documentos digitalizados.

Extracción inteligente de datos clave

Al procesar un documento, la Visión Artificial utiliza OCR para extraer el texto, comprueba si el documento ya está registrado para evitar duplicados y clasifica automáticamente su tipo (factura, albarán, etc.) El sistema extrae y asigna automáticamente al formulario: número de factura, fecha de emisión, proveedor (aprendiendo proveedores no reconocidos), importe total e impuestos (asignando el tipo de IVA correspondiente), líneas de detalle y vencimientos/condiciones de pago.

Las incongruencias se marcan para revisión.

Facturas de stock o de consumos o servicios

El tipo de facturas se clasifican en función de si incluyen productos físicos o solo consumos/servicios:

• Facturas de stock: incluyen productos físicos que afectan al inventario y a la contabilidad.
• Facturas de consumos o servicios: corresponden a gastos (agua, luz, alquiler, etc.), no afectan al inventario y solo impactan la contabilidad como gastos de explotación.

Configuración del proveedor

• En la ficha del proveedor, el campo “Desglosar detalles” indica el tipo de facturación:
  • Marcado → proveedor de mercancías.
  • Sin marcar → proveedor de consumos o servicios.
• Este valor se puede establecer en la ficha o durante el procesamiento de facturas.

Concepto de gasto

• Describe el motivo del gasto (por ejemplo, “Factura de electricidad”), y se utiliza en facturas de servicios.
• Puede asignarse automáticamente mediante la guÍA o modificarse manualmente si es necesario.
• Si la guÍA no puede asignar la clasificación, deberá indicarla manualmente.

Desglosar detalles

Esta opción permite tres valores: No desglosar , Desglosar impuestos y Desglosar detalles . Cada uno se utiliza según el tipo de documento y la información que se quiera mostrar:

1. No desglosar

   • Cuándo usarlo: Facturas de consumos como restaurantes, combustible, energía, telefonía, etc.
   • Por qué: Estos consumos suelen ser servicios generales que no requieren mostrar cada detalle o línea individual. Mantener la factura resumida facilita la lectura y la contabilización.

2. Desglosar impuestos

   • Cuándo usarlo: Facturas de consumos que incluyen varias bases imponibles distintas (por ejemplo, distintos tipos de IVA en un mismo documento).
   • Por qué: Permite ver claramente cuánto corresponde a cada tipo de impuesto, lo que facilita la contabilidad y el control fiscal.

3. Desglosar detalles

   • Cuándo usarlo: Tanto en albaranes de entrega como en facturas de productos de stock.
   • Por qué: Permite mostrar línea por línea cada producto o ítem, incluyendo cantidades, precios unitarios y total. Esto es útil para control interno, auditorías y para que el cliente vea exactamente lo que se está entregando o facturando.

Producto y cuenta de gasto

• Para facturas de consumos, se puede asignar un producto que determine el concepto de gasto del documento y del apunte contable (si existe contabilidad).
• Si se asigna una cuenta contable (normalmente del grupo 6), esta prevalecerá sobre la que asigna el sistema.
• Si no se indica cuenta, se utilizará la 60000000 por defecto.

La operativa de clasificación, producto, concepto y cuenta de gasto es la misma que la del asistente de creación de facturas de gasto.

Documento con análisis pendiente o resuelto

• Los documentos generados por Visión Artificial pueden estar:
  • Pendiente: necesitan revisión o tienen errores.
  • Resuelto: ya están verificados y sin errores.
• Se pueden filtran con las casillas “Reconocimiento pendiente” y “Reconocimiento resuelto”:
  • Marcando una → se muestran solo documentos de ese estado.
  • Marcando ambas → se muestran todos los documentos de Visión Artificial, excluyendo los no generados por este servicio.

Generación de nóminas desde un documento PDF.

El Asistente Creador, disponible en el apartado de Nóminas, permite automatizar el proceso de contabilización y envío individual de las nóminas a los empleados, utilizando como punto de partida un único archivo PDF que contiene todas las nóminas del periodo.

Principales funcionalidades

• División automática de PDFs: separa un PDF general en nóminas individuales, garantizando confidencialidad.
• Vinculación al empleado: cada nómina se adjunta al registro correspondiente, manteniendo trazabilidad y un historial centralizado.
• Envío automático: las nóminas se envían por correo al empleado, ahorrando tiempo y asegurando entrega segura.
• Registro contable automático: la IA extrae datos del PDF y genera el registro contable, minimizando errores y eliminando la entrada manual.

Cómo funciona

Acceda al asistente denominado Crear nómina a partir de documento, disponible en el menú: Recursos humanos → Nóminas.

Paso 1: Cargar el documento PDF En el primer paso del asistente, debe subir el archivo PDF con las nóminas. Puede hacerlo de dos formas:

• Haciendo clic en la zona “Seleccionar archivo PDF” y eligiendo el archivo desde su ordenador.
• Arrastrando directamente el archivo sobre esa misma zona.

Al seleccionar el archivo, por cualquiera de los dos métodos disponibles, el sistema verificará que sea del tipo esperado. Este proceso puede tardar varios segundos.

Paso 2: Identificación de empleados El servicio analiza el contenido de cada página del PDF e identifica el empleado correspondiente mediante tecnologías de OCR e inteligencia artificial.

Si encuentra una coincidencia con un registro existente:

• Asocia la página al empleado.
• Vincula su correo electrónico registrado, preparando el envío automático.

Si alguna página no puede vincularse automáticamente, el usuario deberá seleccionar manualmente el empleado correspondiente. El sistema aprende de estas correcciones y aplica ese conocimiento en futuras importaciones, lo que permite reducir progresivamente el número de incidencias.

Reconocimiento inteligente de nóminas

Una vez procesado el PDF, se genera automáticamente un registro de nómina compuesto por varios detalles, uno por cada empleado.

En cada detalle, la inteligencia artificial rellena campos clave como:

• Empleado
• Importe bruto
• Retenciones por Seguridad Social e IRPF
• Total TC (base de cotización total)
• Importe neto, entre otros.

Cada uno de estos datos aparece acompañado por un icono que indica que ha sido procesado por la guÍA.

Adjuntar nóminas

Puede acceder a esta función desde el menú “Más” en el registro de la nómina. Este asistente permite agregar al sistema un archivo PDF que contiene varias nóminas, de manera similar a la opción “Generación de nóminas desde documento PDF”. La diferencia principal es que, en este caso, no se extraen los valores numéricos de las nóminas. Solo se reconoce el nombre de cada empleado, y la nómina se agrega al sistema sin valores. Estos deberán ser ingresados manualmente por el usuario.

En otras palabras, este asistente facilita la creación rápida de los registros de nómina, dejando al usuario la tarea de completar los datos numéricos cuando sea necesario. El uso de este asistente optimiza recursos del sistema porque:

• Las nóminas suelen repetirse mes a mes, por lo que no siempre es necesario extraer todos los valores numéricos.
• Al registrar únicamente los nombres desde el PDF, se evitan procesos automáticos de cálculo o extracción que consumen más “tokgens” o recursos del sistema.
• Esto agiliza el registro inicial y permite que el usuario se concentre solo en los cambios o ajustes necesarios.

Entrenamiento de modelos

El modelo del servicio visión artificial de la guÍA ha sido entrenado con cientos de formatos de documentos , lo que le permite procesar la mayoría de ellos con gran precisión. Sin embargo, debido a la gran variedad y diversidad de formatos que pueden existir, en algunos casos el reconocimiento puede no ser completamente exacto.

Si un usuario procesa un documento admitido y detecta errores o imprecisiones, se recomienda enviarnos una copia del documento . Esto nos permitirá entrenar y mejorar el modelo , adaptándolo a nuevos formatos y garantizando que la herramienta evolucione continuamente para ofrecer resultados cada vez más precisos y fiables para todos los usuarios.

Aprendizaje de guÍA

En el contexto de la guÍA, el aprendizaje se define como la información adicional que el sistema utiliza para mejorar su comportamiento al procesar registros, especialmente frente a situaciones o conflictos, como códigos inexistentes u otras reglas de validación necesarias para guardar registros correctamente.

Tipos de aprendizaje

• Aprendizaje adquirido por resolución de conflictos: Se genera automáticamente cuando el sistema procesa registros y recibe información del usuario durante la resolución de conflictos.
• Aprendizaje especial (tipo = Aprendizaje): No requiere interacción del usuario y se incorpora de serie en el sistema, proporcionando reglas y patrones predefinidos.

Almacenamiento y gestión

El aprendizaje se guarda persistentemente y puede consultarse, modificarse o eliminarse, pero no puede crearse manualmente, ya que solo debe generarse automáticamente durante la resolución de conflictos. Esto asegura consistencia, evita errores y mantiene la integridad del sistema. Puede gestionar el aprendizaje adquirido desde: Configuración → guÍA → Aprendizaje.

Nivel de confianza

Cada dato reconocido por el sistema se acompaña de un porcentaje de confianza, que refleja la probabilidad de que el dato sea correcto:

• 🟢 90–100%: Alta confianza.
• 🟡 70–89%: Confianza media, se recomienda revisión.
• 🔴 < 70%: Requiere corrección manual.

Lista con incidencias

Cuando se aplica la Visión Artificial a un documento, los datos se extraen y asignan automáticamente a los campos del formulario. Si se detecta algún problema, aparece un icono de incidencia que muestra detalles y métodos de resolución al situar el cursor sobre él. Para facilitar la gestión de múltiples incidencias, existe una lista de incidencias que:

• Centraliza todos los problemas en un solo lugar.
• Facilita la resolución sin recorrer todo el formulario.
• Se actualiza automáticamente al resolverse las incidencias.

El acceso a la lista se realiza mediante el botón guÍA; es contextual y muestra automáticamente las incidencias del registro activo. Puede cerrarse y reabrirse según las necesidades del usuario, haciendo el proceso más claro y ágil.

Resolución de incidencias y aprendizaje automático

Cuando el usuario corrige un error o selecciona la alternativa correcta, el sistema registra esa acción como una regla de aprendizaje. Esta regla se aplicará automáticamente en el futuro si se detecta una situación similar. De este modo, con cada interacción del usuario, el sistema mejora progresivamente su precisión y eficiencia.

La resolución de incidencias siempre se gestiona desde el campo que contiene el problema. El usuario puede acceder a dicho campo de dos maneras:

• Haciendo clic en el icono de incidencia situado a la derecha del dato afectado.
• Seleccionando la incidencia desde la lista, en caso de haber accedido previamente a este apartado.

Este enfoque permite al usuario resolver incidencias de forma ágil, mientras el sistema va aprendiendo y optimizando su funcionamiento.

¿Qué ocurre si no se reconocen algunos campos?

• El sistema deja estos campos vacíos y marca el problema con un icono de color rojo en el lado derecho.
• El usuario puede completarlos o corregirlos manualmente.
• Cada corrección es almacenada como aprendizaje, de modo que el sistema resolverá situaciones similares automáticamente en el futuro.

Asistencia en la creación de productos y proveedores

Al reconocer documentos, es frecuente que, especialmente al principio, los proveedores o productos detallados en los documentos no estén registrados en los datos propios de pymesoft.cloud .

En estos casos, lo recomendable es utilizar el botón “+” , que se encuentra a la derecha del dato que no se ha podido reconocer, para proceder a crearlo.

• Productos: Al hacer clic en “+”, el sistema abre el mantenimiento de productos . Si es posible, predetermina automáticamente la referencia, la denominación y el precio del producto.
• Proveedores: Al hacer clic en “+”, el sistema abre el mantenimiento de proveedores e intenta asignar automáticamente el nombre, el CIF y la dirección del proveedor.

En ambos casos, el usuario puede completar el resto de los datos disponibles en la ficha, especialmente aquellos que sean requeridos. Sin embargo, si se desea agilizar el proceso, los datos predeterminados por el sistema suelen ser suficientes en la mayoría de los casos .

Una vez completada la información, basta con hacer clic en Guardar y regresar al documento, donde se podrá continuar con el proceso de revisión de incidencias antes de guardar definitivamente el documento.

Tipos de incidencias

En el tratamiento de documentos, se deben considerar dos tipos de incidencias:

1. Incidencias originadas por el reconocimiento automático del documento, es decir, errores que surgen directamente durante el proceso de lectura e interpretación automática del contenido.
2. Incidencias generadas por el ERP cuando no recibe los datos esperados. Este segundo tipo puede producirse tanto si los datos son introducidos manualmente por el usuario como si provienen del reconocimiento automático.

En este último caso, se trata de incidencias de validación del documento, que se producirían de la misma manera independientemente de si los datos se ingresaron manualmente o automáticamente. Este tipo de errores debe corregirse obligatoriamente antes de guardar el documento.

Aunque en algunos casos se mencionan problemas de validación del documento, esta información queda fuera del alcance de la presente documentación, que se centra exclusivamente en las incidencias originadas por el reconocimiento automático del documento.

Proveedor no reconocido

• Proveedor existente con otro nombre: el usuario debe seleccionarlo manualmente.
• Proveedor inexistente: debe crearse un nuevo registro. Al usar “Crear nuevo”, el sistema abre el formulario correspondiente (por ejemplo, proveedor) y predetermina la información obtenida por reconocimiento automático, permitiendo validarla o modificarla sin introducirla manualmente.

Código de producto no encontrado

Esto ocurre cuando el sistema no encuentra el código de producto en la base de datos.

Opciones:

1. No asignar código:
   • El código no es obligatorio, se puede dejar vacío usando “Aceptar valor vacío”.
   • Se guardará el nombre del producto y el código quedará como cadena vacía.
2. Crear un nuevo producto:
   • Usando el botón “Crear nuevo” o el “+” junto al campo del código.
   • Se abrirá la tira de productos, y el sistema completará automáticamente los datos extraídos del documento: referencia, descripción y precio (si hay).
   • Debes rellenar los campos obligatorios restantes, como la Categoría principal.

Después de crear el producto:

• El sistema revisa nuevamente la lista de productos.
• Si otros productos tenían ese mismo código, ahora ya se reconocerá correctamente y no marcará error

El precio o el descuento no coinciden con los valores esperados.

Por defecto, los valores de precio y descuento lineal se obtienen mediante el reconocimiento óptico (OCR) del documento y se asignan automáticamente a los detalles del mismo. El sistema considera inicialmente que el precio reconocido es correcto, garantizando que el documento refleje los valores reales de la factura.

No obstante, el precio de un producto puede variar según el proveedor, por ejemplo:

• Podría estar sujeto a una tabla de descuentos específica.
• Podría diferir del precio de última compra registrado en el sistema.

Por esta razón, el sistema detecta cualquier discrepancia entre el precio reconocido y el precio calculado automáticamente y marca el campo para revisión opcional .

Si usted detecta que el precio reconocido no coincide con el calculado por el sistema, puede corregirlo utilizando el formulario de resolución de incidencias..

En resumen, el sistema identifica y marca las diferencias para evitar errores, pero permite que el usuario confirme o actualice el precio cuando sea correcto, asegurando que el documento refleje valores precisos y consistentes .

Diferencias en los importes

El sistema puede recalcular totales y subtotales, lo que puede generar valores distintos a los impresos, aunque matemáticamente correctos.

Facturas con albaranes de stock

Cuando una factura hace referencia a uno o varios albaranes:

1. Creación de la factura

   • Se genera un detalle de tipo “Documento ” por cada albarán.
   • Se registra el número del albarán y se asocian automáticamente los materiales correspondientes.

2. Incidencias posibles

   • Albarán no existe en la base de datos: se crea el detalle con materiales, pero se muestra alerta.
   • Albarán con discrepancias en materiales: se vincula el albarán y los materiales reconocidos, pero se muestra alerta para revisión manual.
   • Albarán y materiales correctos: se vincula todo sin incidencias.

3. Actualización de estado

   • En los dos últimos casos, al guardar la factura, los albaranes pasan al estado “Facturados” , exactamente igual que si el documento se hubiera introducido a mano

Resolución de incidencias

Las resoluciones en Visión Artificial son reversibles y pueden modificarse en cualquier momento. Los errores de reconocimiento se pueden corregir en otra sesión, mientras que los errores de validación del formulario deben resolverse antes de guardar el documento.

Facturas rectificativas

Una factura negativa se interpreta como rectificativa y se clasifica automáticamente con el atributo correspondiente. Para funcionar correctamente, debe vincularse a la factura original, asignando su número manualmente en Datos de facturación → Registro → Factura rectificada.

Códigos de producto de proveedor

Cuando se detecta un código de producto (en documentos de proveedores configurados como “Desglosar detalles”), el sistema primero busca el producto dentro del contexto del proveedor. Si no se encuentra, realiza la búsqueda en el contexto general, usando los códigos de producto estándar no asociados a ningún proveedor.

Timeout durante el reconocimiento OCR

El sistema tarda normalmente unos 20 segundos en reconocer un documento. Si el proceso supera varios minutos y aparece un error de “TimeOut”, indica que el documento está mal formateado y no puede registrarse. En estos casos, el problema es del formato del documento, no del OCR, y se recomienda contactar al proveedor para revisar el diseño, ajustar columnas o asegurar que los datos estén dentro del área de lectura definida.

Almacenamiento y gestión

En la sección Aprendizaje (menú IA dentro de CONFIGURACIÓN), se almacena en la tabla de aprendizaje los patrones de resolución de conflictos generados durante la captura de documentos de compra. Cada vez que se resuelve un conflicto, el patrón se guarda automáticamente. La tabla permite consultar, modificar o eliminar patrones existentes, pero no crear nuevos manualmente. Cada registro identifica el tipo de aprendizaje, la entidad y el registro específico. Esto permite al sistema aplicar automáticamente soluciones consistentes en conflictos similares, facilitando la captura de documentos y reduciendo errores manuales.

Visualización y validación de datos extraídos

Al activar la previsualización de la nómina (mediante el botón correspondiente en la barra de herramientas), el sistema muestra en el documento PDF las zonas en rojo desde donde se han extraído los datos. Esta funcionalidad permite:

Esta funcionalidad permite:

• Ver con claridad el origen exacto de cada dato.
• Comprobar que la información ha sido interpretada correctamente.
• Detectar posibles errores, como campos mal leídos o ubicaciones incorrectas.

Vinculación visual inteligente

La vinculación entre el formulario y el documento es dinámica e intuitiva:

• En casos simples, como el campo ‘Importe Bruto’, basta con seleccionarlo en el formulario para que se resalte en amarillo su origen en el PDF.
• En otros casos más complejos, como ‘Total TC’, el valor no aparece directamente en la nómina. La guÍA sabe que debe calcularlo sumando todas las aportaciones del empleado más las del empleador.
• Al seleccionar este campo, se resaltan en el documento varios importes individuales, mostrando visualmente cómo se ha obtenido la cifra total.

Esta funcionalidad facilita la verificación del cálculo incluso cuando los datos requieren interpretación o procesamiento por parte de la guÍA.

Inconsistencias

Cuando los datos extraídos presentan errores o baja fiabilidad, se activa un sistema de validación con IA que identifica inconsistencias y ofrece herramientas para corregirlas. La Visión Artificial detecta errores mediante comparaciones internas, discrepancias con registros existentes y análisis de probabilidad basado en patrones aprendidos. Para documentos de compra con IVA, como tickets de comida, la guÍA normalmente calcula correctamente los importes netos, aunque puede generar errores si no se detecta correctamente. En los documentos de nóminas, el sistema reconoce automáticamente que determinados conceptos (como las cotizaciones por contingencias comunes, formación o desempleo) forman parte de la aportación a la Seguridad Social. De este modo, agrupa estos importes y los interpreta en conjunto como la retención correspondiente a la Seguridad Social.

Seguridad y Privacidad

La plataforma protege los datos con cifrado avanzado, controles de acceso basados en roles y políticas de privacidad, garantizando confidencialidad y cumplimiento legal.

• Control de acceso: Solo el personal autorizado puede ver o manipular datos sensibles.
• Transparencia y trazabilidad: Todas las interacciones quedan registradas para facilitar auditorías y respuesta ante incidentes.
• Seguridad de la infraestructura: Se protege frente a ataques y accesos no autorizados, trabajando con proveedores confiables como Microsoft Azure.
• Políticas de uso de datos: No se usan los datos para entrenar IA sin consentimiento explícito.
• Aviso: La información generada por la IA puede contener errores; el usuario debe verificarla antes de tomar decisiones.

Facturación basada en tokens

La facturación basada en tokens es el método de cobro utilizado para facturar los servicios de inteligencia artificial. En este sistema, el uso del servicio se mide por la cantidad de tokens procesados, en lugar de unidades tradicionales como tiempo o número de usuarios o solicitudes.

Que es un token

El token es la unidad básica de procesamiento en modelos de lenguaje como Azure IA Services, ChatGPT o DeepSeek. Podemos imaginarlo como “fragmentos” de palabras o símbolos que el modelo usa para entender y generar texto.

En inglés, 1 token de texto equivale más o menos a 4 caracteres (en promedio). En español suele ser similar, pero palabras más largas o acentuadas pueden dividirse.

Ejemplo: "Hola" = 1 token, "¿Cómo estás?" = 4 tokens ("¿" + "Cómo" + " est" + "ás?").

El código o números cada símbolo o número puede ser un token separado

Ejemplo: "123" = 3 tokens.

Funcionamiento de la facturación

En este modelo, cada acción consume tokens, cuyo total mensual se convierte en coste según la tarifa por token. El servicio incluye un paquete renovable de tokens, ajustado al tiempo contratado, que no se acumula si no se utiliza. Se pueden adquirir paquetes adicionales acumulables para futuros periodos. Los usuarios pueden monitorear consumo y saldo para optimizar el uso y controlar costes, que se ajustan según el nivel real de uso.

Distribución dinámica de tokens

guÍA asigna un porcentaje de tokens a cada tipo de IA (Visión Artificial, Escritura inteligente, Comprensión de informes). Los tokens no usados se redistribuyen dinámicamente, optimizando recursos y permitiendo procesar más documentos sin desperdicio.

Coste trabajo manual vs uso guÍA

La automatización con guÍA reduce el tiempo de introducción de documentos de 5–20 minutos a 10 segundos–2 minutos, ahorrando hasta 18 minutos por documento. Por ejemplo, un autónomo que procesa 21 documentos al mes puede ahorrar unas 6,3 horas, equivalentes a un 5,6 % del tiempo laboral mensual, permitiendo dedicar más tiempo a tareas estratégicas.

Límites facturación adicional

La facturación se calcula según el total de tokens consumidos (tanto de entrada como de salida), incluyendo también los utilizados para la memoria conversacional. Dependiendo del modelo empleado, se aplica un factor de ajuste sobre el consumo. Si el uso supera el límite del paquete contratado, será necesario adquirir paquetes adicionales, los cuales se facturan de manera independiente.

¿Qué ocurre si se terminan los tokens en pymesoft.cloud?

En pymesoft.cloud , los servicios de inteligencia artificial (IA), funcionan mediante un sistema de tokens . Cada interacción con la IA consume una cantidad determinada de tokens, que se deducen de su plan de suscripción.

1. Cuando se agotan los tokens

• Si se agotan los tokens disponibles en su plan, no podrá utilizar las funcionalidades de IA , como la automatización de tareas o el análisis de datos.
• Para continuar utilizando estos servicios, deberá recargar tokens , ya sea renovando su paquete o adquiriendo tokens adicionales.

2. Compra de tokens

• Los usuarios con rol de Administrador o Usuario pueden proceder a la compra inmediata desde el mensaje de alerta.
• Al pulsar el botón de compra, accederá al apartado de suscripción activa correspondiente al producto PYUPAQTOK .
• En la barra de herramientas de esta sección encontrará un botón denominado ‘Compra’ , que deberá pulsar para iniciar el proceso.

3. Asistente de compra

1. Paso 1:
   • Se mostrará el producto, su código, tipo de unidad y precio.
   • La cantidad predeterminada es 1, pero podrá modificarla manualmente entre 1 y 5 paquetes.

• Pulse ‘Siguiente’ para continuar.

1. Paso 2:
   • Deberá introducir manualmente el código del producto que aparece en el paso anterior.
   • Esto garantiza que no se realicen compras accidentales.

• Si el código es correcto, se habilitará el botón ‘Siguiente’ para acceder al paso 3.

2. Paso 3 – Confirmación:
   • Verifique la compra y pulse ‘Confirmar compra’ .

• Recibirá un correo electrónico de confirmación.

4. Información sobre el pago

• El cargo no se realiza de forma inmediata .
• El departamento de administración de Programación Integral facturará la compra durante el mes actual o el siguiente.

Recomendaciones de uso

¿Qué se registra?

Cada uso de guÍA registra tokens de entrada (datos enviados), tokens de salida (resultados generados) y un factor de ajuste. Los tokens facturables se calculan como: (tokens de entrada + tokens de salida) × factor El consumo exacto de tokens varía según contexto, tipo de archivo y complejidad del prompt.

Estimación de uso según tipo de empresa

• Autónomo sin empleados: ≈20 documentos/mes
• Instalador mediano (hasta 10 empleados): ≈80 documentos/mes
• Empresa grande (10–50 empleados): ≈250 documentos/mes
• Empresa muy grande (>50 empleados): ≈550 documentos/mes

Estimación y distribución del consumo de tokens

Paquete estándar de 2.000.000 tokens.

Servicio	Tokens facturables	Cantidad	Total Tokens	Precio por ejecución
Agente de soporte	~1.000 t. / consulta	~200 consultas	200.000	0,063
Escritura inteligente	~50 t. / acción	~200 acciones	10.000	0,063
Consulta inteligente	~400 t. / consulta	~400 consultas	160.000	0,031
Comprensión de informe	~1.000 t. / consulta	200 análisis	200.000	0,063
Visión Artificial	~40.000 t. / página	35 páginas	1.400.000	0,357
			1.970.000

📄️ Aprendizaje

Descripción de aprendizaje

🗃️ Guía de referencia

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